Ако говорим за електронни таблици, трябва да говорим за Excel, приложение, което се появи на пазара през 1985 г., но не се превърна в референтен на пазара до 1993 г., когато надмина всемогъщия Lotus-1-2-3. Днес Excel е съвместно и неразделно интегрирани в Office 365.
През годините Excel само се подобри, предлагайки голям брой решения, решения както за компании, така и за физически лица. Една от функциите, които ни предлага, както за потребителите, така и за компаниите, е възможността създаване на падащи списъци, много полезна функция, която преподаваме по-нататък.
Excel е достъпен както за Windows, така и за macOS и чрез мрежата, в пълни версии. Въпреки че е вярно, че имаме налична версия за мобилни устройства, това не е толкова пълно като този, който можем да намерим във версиите за настолни компютри. Стъпките, които трябва да следвате, за да създадете падащ списък в Excel, са еднакви в Windows, macOS и чрез уеб версиите.
Въпреки че те могат да бъдат създадени само чрез настолните версии на Excel, те те могат да бъдат консултирани и да взаимодействат с всяка версия на Excel, включително намалената версия, която Microsoft ни предлага чрез приложението Office за мобилни устройства, напълно безплатно приложение.
Какво представляват падащите списъци
Падащите списъци ни позволяват изберете от списъка с опции само една опция, с изключение на останалите. Този тип списък ни позволява да използваме стойности по подразбиране, като избягваме въвеждането на грешни данни или с правописни грешки (което ни позволява да извършваме специфични филтри за търсене).
В компаниите тези списъци ви позволяват да организирате и управлявате ежедневните си задачи и управление по много по-ефективен начин, както и да предлагате професионално докосване, което никога не вреди. Броят на падащите списъци, които можем да създадем, е неограничен, за да можем да създадем списъчно поле за всяка от клетките на лист.
Този тип списъци са много полезни при създаване на фактури (където всяка концепция е различна от предишната), проследяване на посещения, създаване на бази данни за прилагане на персонализирани филтри което ни позволява да контролираме запасите в складовете ... Ако сте стигнали до тази статия, най-вероятно сте наясно с полезността, която възнамерявате да дадете на тази фантастична функция на Excel.
Как да създадете падащи списъци в Excel
Падащите списъци получават данните от таблици, които преди това трябва да създадем, за да ги използваме като източник. Ако целта на листа, който искаме да създадем падащите списъци, е да го отпечата, трябва задайте източника на данни на друг отделен лист, лист, който можем да наречем Data.
Както съм коментирал по-горе, в един и същ лист можем да създаваме безкрайни падащи списъци, така че ако не искаме да създаваме лист за всеки източник на данни, можем да използваме същия лист, без да елиминираме данните, които сме обслужвали като източник на списъците, които вече сме създали. След като разберем как работят, ние ви показваме стъпките, които трябва да следвате създаване на падащи списъци в Excel.
Създайте източник на данни
Първото нещо, което трябва да направим, е да създадем източника на данни, данни, които се използват за създаване на падащите списъци. Ако преди това не сме създали тези данни, падащият списък няма да имат какво да показват. За да създадем източника на данни, ние отваряме нов лист в Excel, щракнете двукратно върху името и ние ще го кръстим Data.
За да не се ангажираме с кои са източниците на данни на всеки от падащите списъци, които искаме да създадем, трябва да напишем като първа стойност името на списъка, независимо дали градове, модели, държави, облекло ... Ако ще създаваме само списък, не е необходимо да пишем името в първата клетка.
След това трябва да напишем всички опции, които искаме се показват в падащия списък, една под друга в същата колона, за да улесните избора на източника на данните. След като създадем източника на данните, можем да създадем падащите списъци.
Създаване на падащ списък
- На първо място избираме клетките където искаме да се показват падащите списъци.
- След това кликнете върху опцията Data (не лист) на лентата. В рамките на опциите кликнете върху проверка на данни.
- В раздела Конфигурация> Критерии за проверка> Позволете да избираме списък.
- След това отиваме в полето Origin и кликваме върху иконата в края на полето до изберете диапазона от клетки, където се намират данните.
- След това кликнете върху листа с данни и избираме диапазона от клетки, където се намират данните, оставяйки името на клетката, която ни позволи да идентифицираме тези данни. След като сме избрали диапазона от данни, натискаме Enter.
- Вече създадохме първия си падащ списък на основния лист на Excel. Във всички клетки, които сме избрали за показване на падащ списък, сега се показва стрелка надолу, която ни приканва да щракнем към изберете от всички опции че сме установили преди това в информационния лист.
След като създадем първия падащ списък, трябва изпълнете същия процес за да създадем останалите падащи списъци, които искаме или имаме нужда.