Ako govorimo o proračunskim tablicama, moramo razgovarati o Excelu, aplikaciji koja se na tržište pojavila 1985. godine, ali je postala referentna na tržištu tek 1993. godine, kada je nadmašila svemogući Lotus-1-2-3. Danas je Excel integrisani i nerazdvojni od Office 365.
Tijekom godina Excel se samo poboljšavao, nudeći velik broj rješenja, rješenja i za kompanije i za pojedince. Jedna od funkcija koju nam nudi, kako za korisnike, tako i za kompanije, je mogućnost kreirajte padajuće liste, vrlo korisna funkcija koju ćemo predavati sljedeće.
Excel je dostupan u punom izdanju za Windows i macOS te putem Interneta. Iako je tačno da imamo verziju dostupnu za mobilne uređaje, ovo nije tako potpun poput one koju možemo naći u verzijama za računare. Koraci koje treba slijediti za stvaranje padajuće liste u programu Excel jednaki su u sustavu Windows, MacOS i putem web verzija.
Iako se mogu kreirati samo putem verzija programa Excel za radnu površinu, ove mogu se konzultirati i komunicirati s bilo kojom verzijom programa Excel, uključujući smanjenu verziju koju nam Microsoft nudi putem aplikacije Office za mobilne uređaje, potpuno besplatne aplikacije.
Što su padajuće liste
Padajuće liste nam to omogućavaju odaberite sa liste opcija samo jednu opciju, isključujući ostalo. Ova vrsta popisa omogućava nam da koristimo zadane vrijednosti izbjegavajući unos pogrešnih podataka ili pravopisnih grešaka (što nam omogućava provođenje određenih filtara pretraživanja).
U preduzećima vam ove liste omogućavaju da na mnogo efikasniji način organizirate i upravljate svakodnevnim zadacima i upravljanjem, kao i da nude profesionalni dodir koji nikada ne škodi. Broj padajućih popisa koje možemo stvoriti je neograničen, tako da možemo stvoriti okvir s listom za svaku od ćelija na listu.
Ovakve liste su vrlo korisne pri kreiranju faktura (gdje se svaki koncept razlikuje od prethodnog), pratiti posjete, stvoriti baze podataka za primjenu prilagođenih filtara koji nam omogućava kontrolu zaliha u skladištima ... Ako ste stigli do ovog članka, najvjerojatnije vam je jasna korisnost koju namjeravate dati ovoj fantastičnoj Excel funkciji.
Kako stvoriti padajuće liste u programu Excel
Padajuće liste dobivaju podatke iz tablica koje prethodno moramo stvoriti da bismo ih koristili kao izvor. Ako je svrha lista koji želimo stvoriti padajuće liste ispisati ga, moramo postavite izvor podataka na drugi zasebni list, list koji možemo nazvati podacima.
Kao što sam gore komentirao, na istom listu možemo stvoriti beskonačne padajuće liste, pa ako ne želimo stvoriti list za svaki izvor podataka, možemo koristiti isti list, bez uklanjanja podataka kojima smo poslužili izvor za liste koje smo već kreirali. Jednom kada nam bude jasno kako funkcioniraju, pokazat ćemo vam korake kojih se trebate pridržavati kreirajte padajuće liste u Excelu.
Kreirajte izvor podataka
Prvo što moramo učiniti je stvoriti izvor podataka, podatke koji se koriste za stvaranje padajućih lista. Ako prethodno nismo kreirali ove podatke, padajući popis neće imati šta da pokažu. Da bismo kreirali izvor podataka, otvorimo novi list u programu Excel, dvaput kliknite na ime i nazvat ćemo ga Data.
Da se ne bismo miješali s kojim su izvorima podataka svakog padajućeg popisa koji želimo stvoriti, moramo napisati kao prva vrijednost ime liste, bilo da su to gradovi, modeli, države, odjeća ... Ako ćemo samo stvoriti popis, nije potrebno upisivati ime u prvu ćeliju.
Dalje, moramo napisati sve opcije koje želimo su prikazani na padajućoj listi, jedan ispod drugog u istom stupcu radi lakšeg odabira izvora podataka. Nakon što kreiramo izvor podataka, možemo stvoriti padajuće liste.
Kreirajte padajući popis
- Prvo biramo ćelije gdje želimo da se prikazuju padajuće liste.
- Zatim kliknite opciju Podaci (ne list) na vrpci. Unutar opcija kliknite na Validacija podataka.
- Na kartici Konfiguracija> Kriteriji za provjeru> Dopusti da odaberemo Lista.
- Dalje idemo u okvir Origin i kliknite ikonu na kraju okvira do odaberite raspon ćelija u kojima se nalaze podaci.
- Zatim kliknite na list sa podacima i odabiremo opseg ćelija u kojima se nalaze podaci, izostavljajući ime ćelije koja nam je omogućila da identificiramo ove podatke. Nakon što odaberemo raspon podataka, pritisnemo Enter.
- Već smo kreirali svoj prvi padajući popis na glavnom Excel listu. U svim ćelijama koje smo odabrali za prikaz padajućeg popisa sada se prikazuje strelica nadole koja nas poziva da kliknemo na odaberite iz svih opcija koje smo prethodno utvrdili u Tehničkom listu.
Jednom kada kreiramo prvi padajući popis, moramo izvesti isti postupak za stvaranje ostalog padajućeg popisa koji želimo ili trebamo.