Com comprimir un PowerPoint a simples passos

PowerPoint s'ha convertit per mèrits propis en la millor aplicació que tenim al nostre abast per crear presentacions de qualsevol tipus, Ja sigui amb imatges, vídeos, música, gràfics interactius ... Qualsevol cosa que se'ns passi pel cap, està disponible en PowerPoint, encara que de vegades algunes funcions no són fàcils de trobar.

Com diu la dita: Quant més sucre, més dolç (però no més sa). Aquesta dita s'aplica perfectament a les presentacions que vam crear a través de PowerPoint. Com més imatges, vídeos (si no es tracta d'un enllaç extern) o arxius d'àudio incloguem, l'espai que ocuparà l'arxiu resultant tindrà una major grandària.

Si la presentació anem a realitzar-la de forma presencial, realment l'espai que ocupa l'arxiu final importa molt poc, ja que prima la qualitat de l'contingut per sobre de tot. No obstant això, si hem de compartir l'arxiu amb altres persones (com ara clients), no li podem presentar un arxiu de 500 MB a través d'un enllaç a un sistema d'emmagatzematge en el núvol. L'única opció en aquests casos és reduir la qualitat de l'arxiu comprimint el PowerPoint.

Quan parlem de comprimir un PowerPoint, no estic parlant d'utilitzar una aplicació tipus Zip, que obligui a l'destinatari a descomprimir (si és que sap), sinó que utilitzar el mètode de compressió nadiu que la mateixa Microsoft ens ofereix a través de PowerPoint, un sistema de compressió que s'encarrega de reduir la mida final.

Comprimir un Powerpoint

PowerPoint posa a la nostra disposició tres opcions a l'hora de comprimir l'arxiu que hem creat, opcions que s'adeqüen a l'ús i fi que tinguem pensat fer amb ell i de l' contingut que inclogui.

Si inclou algun vídeo o arxius d'àudio, PowerPoint ens oferirà, dins del menú Arxiu> Informació l'opció Mida i rendiment d'arxius multimèdia. Si no inclou cap tipus d'arxiu de vídeo o àudio, aquest menú no apareixerà. Les tres opcions que ens ofereix són:

Opcions de compressió de PowerPoint

• Full HD (1080p). Aquesta opció de compressió ens permet reduir la mida final del fitxer modificant la resolució de vídeo o vídeos que hàgim inclòs fins a 1080p mantenint la qualitat de l'àudio.
• HD (720p). En aquesta segona opció, la qualitat de el vídeo es redueix fins a 720p, la qualitat estàndard que actualment podem trobar trobar a YouTube sense anar més lluny.
• Estàndard (480p). Si volem reduir a la màxima la mida final del fitxer, hem de seleccionar Estàndard 480p, una opció ideal si volem compartir l'arxiu resultant per correu electrònic.

Un cop tenim clar quin és el tipus de compressió que volem utilitzar, hem de prémer sobre en ella perquè comenci el procés de compressió, compressió que només afecta el vídeo (i el seu corresponent àudio) que hem afegit a la presentació. En aquest cas es tracta d'un vídeo de 25 minuts a resolució 720p. Aquest mètode de compressió també comprimeix la mida de les imatges, encara que aquesta opció també la tenim disponibles quan no s'inclouen vídeos ni arxius d'àudio.

Perquè us feu una idea de la reducció de mida que podem obtenir, a continuació us mostro els resultats obtinguts després comprimir l'arxiu PowerPoint utilitzant els tres mètodes de compressió. L'arxiu inicial de l'arxiu, que inclou un vídeo de 25 minuts a resolució 1080p, és de 393 MB.

• Compressió de l'arxiu PowerPoint amb un vídeo 25 minuts a resolució 720 utilitzant el mètode de compressió Full HD (1080p): 1.7 MB. Pràcticament el mateix. A l'ésser una opció per reduir la resolució de el vídeo, i aquest trobar-se en resolució 720p, no augmentarà la mida de la mateixa per adaptar-lo a 1080p, es tracta de reduir l'espai que ocupa, no ajustar la resolució.
• Compressió de l'arxiu PowerPoint amb un vídeo 25 minuts a resolució 720 utilitzant el mètode de compressió HD (720p): 8 MB. El vídeo es troba en la mateixa resolució que el format de compressió que hem utilitzat, de manera que la reducció que obtenim també és mínima.
• Compressió de l'arxiu PowerPoint amb un vídeo 25 minuts a resolució 720 utilitzant el mètode de compressió estàndard (480p): 54 MB. Tot i que la compressió no és molt elevada, si s'ha reduït la mida final de l'arxiu.

Un aspecte que hem de tenir en compte a l'hora d'afegir vídeos a presentacions de PowerPoint, és la seva finalitat: presentació en oficina, enviar per correu electrònic ... ja que depenent de la seva finalitat, podem optar per afegir els vídeos en màxima resolució o bé utilitzar la mínima resolució possible sense que per això, perdem qualitat de reproducció.

Comprimir imatges en PowerPoint

Si la presentació que hem creat únicament inclou imatges, L'opció Mida i rendiment d'arxius multimèdia no es mostrarà dins de menú Informació de PowerPoint, ja que únicament es considera contingut multimèdia tant vídeos com àudios. A l'ens mostrar aquesta opció, PowerPoint ens obliga a utilitzar la funció específica disponible a l'aplicació per reduir la mida de les imatges per així reduir la mida final del fitxer que hem creat.

Per reduir la mida de les imatges que hem inclòs en un arxiu de PowerPoint, hem de realitzar els següents passos:

• En primer lloc, hem de seleccionar qualsevol de les imatges que formen part de l'arxiu.
• A continuació, ens dirigim, dins de la cinta, a Format.
• dins Format, A la part esquerra, premem a Comprimir imatges.
• Seguidament es mostrarà una caixa de diàleg amb l'opció Aplicar només aquesta imatge (Hem de desmarcar aquesta caixa perquè totes les imatges de l'arxiu es comprimeixin).
• A continuació, hem d'establir que resolució volem que conservin les imatges incloses d'entre les següents opcions
  • Alta fidelitat: Conserva la qualitat de la imatge original.
  • HD: Perfecta per a pantalles amb resolució HD
  • Impressió: Qualitat que ens peritimirá imprimir les diapositives a bona resolució i es mostrarà amb excel·lent qualitat en qualsevol pantalla.
  • Web: Aquesta opció és la que hem de seleccionar si realitzarem la presentació via web oa través d'un projector.
  • Correu electrònic. Redueix la mida de l'arxiu a l'màxim per poder enviar-lo per correu electrònic.
  • Utilitza la resolució per defecte. Aquesta opció conserva la resolució original de totes les imatges que formen part de la presentació.

Un cop hem establert el format que volem que ofereixin totes les imatges del nostre arxiu, hem de guardar els canvis perquè vegem reflectit en tot el que s'ha reduït l'espai d'arxiu PowerPoint.