Gmail és el servei de correu electrònic més utilitzat a tot el món, i no perquè sigui Google, sinó perquè és un dels millors serveis de correu electrònic que podem trobar al mercat. El nombre d'opcions que Gmail posa a la nostra disposició es va incrementat any rere any.
A més, a mesura que van passant els anys, des de Google han anat integrant la majoria dels seus serveis, de manera que podem accedir a videotrucades de Meet, arxius emmagatzemats a Google Drive, Calendari, Calendari ... ràpidament sense haver d'anar visitant les respectives webs. Si vols treure el màxim partit a Gmail, a continuació de mostrar els millors trucs per Gmail.
Tots els canvis pel que fa a funcionament de Gmail es reflectiran en tota la nostra compte de correu, no només en el navegador que utilitzem sinó també en les aplicacions per a mòbils o d'escriptori que utilitzem per a consultar-ho, per la qual cosa hi ha tenir-ho en compte a l'hora de modificar alguns dels diferents ajustaments que podem fer en el nostre compte.
Esborrar un correu enviat
Envia un correu o resposta a un correu fora de to, a un destinatari equivocat o sense satisfer del tot la informació que se'ns ha sol·licitat és un problema que en ocasions pot tenir greus conseqüències.
Afortunadament, des de Gmail podem esborrar un correu enviat abans que sigui llegit sempre que siguem ràpids i ens adonem l'error que hem comès. Aquesta funció també es troba disponible a l'Outlook, però, mentre que a Gmail està activada de forma nativa, A l'Outlook hem de activar-se prèviament.
Personalitzar el fons de Gmail
Passar moltes hores davant de l'ordinador és una tasca tediosa, sobretot quan ens vam passar la majoria el temps davant de la mateixa aplicació / web. Gmail ens permet reemplaçar la imatge de fons, Imatge que es mostrarà tant a la part dreta de el navegador (on es troben les carpetes) com en la part superior (des d'on podem fer cerques de correus) ia la zona dels correus a manera de transparència.
Per canviar el fons de Gmail, hem de prémer en la roda dentada situada a la cantonada superior dreta ia la secció Temes, Prémer sobre els que es mostren o bé prémer en Veure tot, Perquè es mostrin tots els fons que podem utilitzar en Gmail. Si no ens agrada cap de les imatges que ens mostren, podem utilitzar qualsevol que tinguem emmagatzemada al nostre compte de Google Drive.
Canviar la densitat dels paraments
Si vols aprofitar a el màxim la mida de la pantalla, és probable que t'interessi fer ús de l'opció que ens ofereix Gmail que ens permet ajustar la separació entre els missatges i carpetes.
De forma nativa, està establerta l'opció Còmoda, que ens ofereix una separació més que suficient per accedir i trobar els correus a cop de vista.
Si establim l'opció compacta, la separació entre els correus es reduirà a el màxim, A l'igual que la mida de les diferents carpetes on es classifiquen els correus que rebem, una funció que va molt bé en pantalles petites.
Aquesta opció la vam entrar a l'prémer sobre la roda dentada situada a la cantonada superior dreta de la pantalla, dins de la secció Densitat, La primera que es mostra.
Afegir a una signatura als correus
Si vols afegir una signatura a tots els teus correus, Tant els que envies com els que respons, on afegir el teu nom complet, la teva ocupació, lloc de treball juntament amb altres formes de contactar, deure seguir els passos que us detallo a continuació.
- Cliqueu la roda dentada i en Veure tots els paràmetres.
- dins Paràmetres, A la pestanya General, Ens desplacem cap avall fins a la secció Signatura.
- A continuació, premem a + Crear, Establim el nom de la firma que volem crear (podem crear diferents firmes) i en el quadre de la dreta, escrivim les dades que volem compartir amb cada correu nou que enviem o responguem.
Si només volem afegir la signatura als correus nous, a la part inferior d'aquesta secció, hem de modificar el valor Per respostes / reenviaments per Sense signatura.
respostes automàtiques
Si ens anirem uns dies de vacances, hem d'informar als nostres contactes perquè durant aquest període de descans, no esperin una resposta per la nostra part.
- dins Paràmetres, A la pestanya General, Ens desplacem cap avall fins a la secció Resposta automàtica.
- A continuació, marquem la casella Resposta automàtica activada i configurem el primer i últim dia en què estarà activada la resposta automàtica.
- Seguidament, configurem el Assumpte. És important establir en aquest camp que estem de vacances.
- En el missatge que s'enviarà podem afegir el període de vacances que disfrutarem, perquè sàpiguen en tot moment que durant aquests dies no podrem respondre.
Si només volem que els nostres contactes rebin aquest missatge, hem de marcar la casella Enviar resposta només als meus contactes, Opció situada just a la fin d'aquesta opció.
Etiqueta i classifica els teus correus de forma automàtica
Les etiquetes, també conegudes com carpetes, ens permeten classificar automàticament tots els correus que rebem depenent de qui sigui el remitent, l'assumpte, la mida de l'arxiu ... Aquestes etiquetes, es mostren al costat de cada correu que coincideix amb els paràmetres que hem establert i es troben classificats sota de la safata d'entrada, destacats, enviats ....
Tots els correus que s'etiquetin automàticament, seguiran estant disponible a la safata d'entrada (Tret que els arxivem) però a més, estaran disponible a les etiquetes / carpetes que creiem. Si esborrem una etiqueta, els correus associats als correus no s'eliminaran.
Cada nova etiqueta que vam crear, s'habilita per defecte perquè clients de tercers de correu (Mostra en IMAP), puguin accedir-hi i mostrar totes les etiquetes / carpetes en l'aplicació. Si no volem que l'aplicació per llegir correus al mòbil mostri aquestes etiquetes, hem de desmarcar la casella de cada etiqueta.
Per a la crear etiquetes a Gmail per classificar els correus hem d'accedir als Paràmetres, A la pestanya Etiquetes i premem a Etiqueta nova. Ara hem de crear filtres perquè els les etiquetes s'apliquin als correus de forma automàtica.
Per crea els filtres accedim als Ajustaments de Gmail i pulamos a la pestanya Filtres i adreces bloquejades. Just a la fin, premem en Crear un filtre.
A continuació, establim els valors que han de complir els correus als quals volem associar-li una etiqueta. Un cop establerts, premem a continuar per seguir configurant el filtre.
Seguidament hem establir en què etiqueta volem que s'emmagatzemin els correus que compleixin els requisits que hem establert en l'apartat anterior. A més també podem configurar el filtre perquè marquin com a llegits automàticament, eliminar-los, marcar-los com importants ... Finalment premem a Crea.
Enviar correus des d'altres adreces de correu
Aquesta opció ens permet configurar altres comptes de correu per enviar des de Gmail, emails sense haver d'accedir a altres pàgines web. aquesta funció és ideal si fem servir diferents comptes de correu en el dia a dia i anar canviat de correu ens acaba complicant l'existència i el treball. Aquesta opció es troba dins dels paràmetres de Gmail, a la pestanya Carpetes i importació, dins de la secció Enviar com.
Reenviar tots els correus
Aquesta opció és ideal si volem tenir una còpia de tots els correus que rebem en el nostre compte encara que la seva utilitat més habitual és permetre que altres persones puguin contestar els correus que rebem quan estem de vacances (Si prèviament hem activat la funció que us he mostrat més amunt).
Per reenviar correus a Gmail, hem d'accedir als Paràmetres de Gmail i dirigir-nos fins a la pestanya Reenviament i POP / IMAP. A la primera secció, reenviament, hem afegir el compte de correu a la qual automàticament s'enviaran tots els correus que rebem.
Si no volem que es reenviïn tots els rotlles podem crear un filtre perquè únicament els correus electrònics que compleixin diferents condicions, siguin reenviats. Com podem veure, Gmail ens ofereix qualsevol opció que se'ns passi pel cap.
Crea plantilles de correu
Si habitualment molts dels correus que enviem tenen la mateixa estructura que copiem d'un document de Word (per exemple), podem convertir aquest document en una plantilla per a respondre més ràpidament.
Aquesta funció es troba desactivada de forma nativa, de manera que prèviament hem configurar a través dels Paràmetres de Gmail dins de la secció Avançat.
A continuació, hem de crear un correu nou, redactar el text que volem utilitzar com a plantilla i prémer en els tres punts en vertical que es troben a la part inferior de la finestra de l'correu nou seleccionat Plantilles> Guardar esborrats com a plantilla.
Per a la utilitzar aquesta plantilla, Vam crear un correu nou, ens dirigim als tres putos en vertical situats a la cantonada inferior dreta i pulamos en Plantilles> Nom de la plantilla que hem creat.
Utilitzar tot l'ample de pantalla
Gmail ens permet aprofitar tota la grandària de la pantalla, mostrant no només les carpetes i el llistat de correus, sinó també el text de cada correus que premem sense haver d'accedir a ell. Aquesta opció ens permet mostrar el text dels correus a la part dreta de la pantalla oa la part inferior i es troba just sota l'avatar del nostre compte.
Esborrar correus que ocupen molt espai
Gmail ens ofereix 15 GB d'espai gratuït per a emmagatzemar tots els correus que rebem i emmagatzemar algun que altre documents a Google Drive. Si rebem habitualment arxius que ocupen molt espai, el nostre compte de correu pot omplir-se ràpidament i sense adonar-nos, necessitar contractar emmagatzematge extra.
Per trobar que emails ocupen més espai al teu compte de Gmail, has d'escriure a la barra de recerques «size: 10mb» (sense les cometes) si volem que ens mostri els correus que ocupen aquest espai o similar. A més, ens permet seleccionar des que data volem fer la cerca.
Afegir a tasques i crear esdeveniments.
Si un correu té un termini específic en el qual hem de contestar, podem afegir-directament al llistat de tasques per tenir-lo sempre a mà i que no se'ns passi en cap moment. A més, d'aquesta manera, podem consultar ràpidament tots els correus electrònics que tenim pendent de contestar a cop de vista.
Si es tracta d'un esdeveniment, podem afegir al nostre calendari, Establint manualment quan se celebrarà perquè el calendari de Google ens ho recordi en el nostre smartphone o Gmail directament a través d'un correu electrònic.
Destacar missatges
Si un dels missatges requereix d'especial atenció i no volem que se'ns perdi a la safata d'entrada, podem destacar-prement sobre l'estrella que trobem just davant del nom de l'remitent. Tots els missatges destacats els trobarem dins de l'etiqueta / carpeta Destacats.
Programar l'enviament de correu
Si vols enviar la resposta a un correu a una hora determinada, no cal que estiguis davant del teu equip, ja que Gmail et permet la possibilitat de programar quan volem que s'enviï. Aquesta opció ens permet seleccionar tant el dia com l'hora a la qual volem que s'enviï.
Per accedir a aquesta funció, hem de prémer sobre la fletxa cap amunt que es troba just a la dreta el botó Enviar.
Dreceres de teclat
Aquestes dreceres amb vàlids per a Mac. Al Windows es mostren altres combinacions de tecles
La majoria de les aplicacions més utilitzades, ens ofereix una sèrie de dreceres de teclat que ens permeten incrementar la nostra productivitat quan utilitzem habitualment les mateixes funcions. Els navegadors tenen tots els mateixos dreceres de teclat, Però a més, Gmail, també té una sèrie de dreceres de teclat propis.
Aquesta funció es troba desactivada de forma nativa, de manera que prèviament hem activar a través dels Paràmetres de Gmail dins de la secció Avançat. Seguidament, habilitem la casella Combinació de tecles personalitzades.
Per accedir a la llista de dreceres de teclat disponibles premem la combinació de tecles Maj (Shift) +?
Treballa amb Gmail sense connexió a internet
Aquesta funció és ideal si anem desplaçar-nos a una zona on sabem que no tindrem accés a internet, ni tan sols a través del mòbil, una opció que només està disponible si fem ús de Google Chrome (No funciona amb cap altre navegador).
Abans d'desconnectar durant un temps d'internet, hem descarregar-nos els correus de la nostra safata d'entrada per poder treballar amb ells sense connexió.
Aquesta funció es troba desactivada de forma nativa, de manera que prèviament hem activar a través dels Paràmetres de Gmail dins de la secció sense connexió. A l'activar l'opció Activa el correu fora de línia, hem d'establir:
- Sincronització de correus: Des que data volem que es descarreguin els correus en el nostre equip per poder treballar sense connexió (incloent la possibilitat descarregar els adjunts). Podem descarregar els correus de fa 7, 30 o 90 dies.
- Seguretat: Si volem que els correus descarregats desapareguin del nostre equip un cop ens hem connectat a Internet per sincronitzar els canvis, hem desactivar l'opció Correu fora de línia.
Qui ha accedit al meu compte de Gmail
Gmail ens permet conèixer fàcilment si alguna persona ha accedit al nostre compte de Gmail a través de l'opció Detalls que es troba en part inferior dreta de la pantalla. Aquesta opció ens obrirà una nova finestra amb les últimes connexions al nostre compte de Gmail, indicant la IP corresponent, el navegador, sistema operatiu i aplicació a més de quan s'ha realitzat.
Quants missatges tinc sense llegir?
Si ets dels usuaris que sempre deixa la pestanya oberta de Gmail, t'interessarà conèixer una altra de les funcions que Gmail posa a la nostra disposició, una funció que mostrarà el nombre de correus que tenim per llegir.
Aquesta funció es troba disponible a Ajustos, dins de la pestanya Avançats i habilitant l'opció Icona de missatge sense llegir. A l'activar-la, a la pestanya on tenim obert Gmail es mostrarà el nombre de missatges que hem rebut però que encara no hem obert.
Marcar tots els missatges com llegits / no llegits / destacar-los ...
Si tens un gran nombre de correus que no interessa llegir (ja que són publicitat, butlletins, missatges de xarxes socials ...) pots seleccionar-los i marcar-los com llegits. També pots utilitzar aquesta funció per destacar els missatges més importants, marcar com no llegits... altres correus.
Per fer-ho, tan sols hem de seleccionar els missatges en què volem modificar el seu estat i prémer a la fletxa que es troba a la dreta d'un quadrat situat a la part superior esquerra de la safata d'entrada.
Amaga / Mostra els noms de les etiquetes de Gmail
Si no vols que sempre es mostrin les noms de les carpetes / etiquetes que hem creat en el nostre compte, pots amagar ràpidament prement sobre les tres línies en horitzontal que es troba a la cantonada superior esquerra de Gmail. Cada vegada premem sobre aquest botó, el nom de les etiquetes es mostrarà o ocultés, però seguiran mostrant la icona de les etiquetes.
Endarrerir la notificació d'un correu nou
Una altra de les funcions interessants que Gmail posa a la nostra disposició ens permet retardar la recepció (per dir-ho d'alguna manera) dels correus que rebem. D'aquesta manera, si estem treballant en buidar la nostra carpeta d'entrada, podem eliminar els nous correus temporalment.
Per a la posposar o retardar la notificació d'un nou correu, Hem de situar el ratolí sobre la línia de l'correu on es troba i prémer a la icona representat per un rellotge per posteriorment establir quan volem rebre'ns novament.