El uso de documentos PDF se encuentra ampliamente generalizado a todos los niveles. La clave del éxito de este formato está en que se puede visualizar desde cualquier dispositivo sin perder ni un ápice de visibilidad. Además, ofrece muchas funcionalidades prácticas, como la de buscar una palabra en PDF, o una frase concreta. Te explicamos cómo se hace.
PDF son las siglas en inglés de Portable Document Format (formato de documento portátil), un formato de almacenamiento para documentos digitales creado por Adobe Systems en el año 2008. Desde entonces hasta hoy, se ha convertido en un formato estándar aceptado universalmente, elogiado y adoptado ampliamente por sus numerosas funcionalidades. De la que hablaremos hoy es la de buscar y encontrar términos concretos en este tipo de documentos.
Muchas veces, encontrar cierta palabra en un documento PDF, sobre todo si este es de cierta extensión, es una labor complicada si se hace sin ayuda. Si necesitamos localizar un dato o una información importante, existe un método práctico para dar con él.
La búsqueda es una operación rápida y sencilla, sobre todo si utilizamos la aplicación oficial de Adobe. Al fin y al cabo, esta marca es la que inventó el formato PDF. Adobe Acrobat Reader DC, que es un programa totalmente gratuito, está disponible en español y nos brinda un potente buscador, como te mostramos a continuación:
Opciones de búsqueda
Como es obvio, lo primero que debemos hacer es descargar el programa desde la web oficial e instalarlo en nuestro ordenador. Esta descarga incluye por defecto al del Antivirus McAfee, aunque se puede desmarcar esa opción si no nos interesa.
Una vez instalado el software, ya podemos abrir cualquier documento PDF con Acrobat Reader. A continuación hay que abrir la ventana de búsqueda con la combinación de teclas Ctrl + F (o bien cmd + F, si usamos un Mac). Como se muestra en la imagen de arriba, esta ventana se abrirá en la esquina superior derecha del documento.
Búsqueda básica
Para encontrar una palabra, símbolo o frase concreta en el documento, solo hay que escribirla en el recuadro de búsqueda y pulsar intro. Al hacer esto, todas las coincidencias se mostrarán marcadas con un color diferenciado en todas las páginas del documento.
Si el documento no es demasiado largo, por ejemplo de una o dos páginas, nos bastará con visualizarlo y detenernos en las palabras destacadas. En cambio, si se trata de un documento especialmente extenso, como uno de cientos de páginas, vamos a necesitar algo más de ayuda. Para eso están los botones «Anterior» y «Siguiente», que nos van a permitir navegar por todo el documento saltando hacia adelante o hacia atrás entre todas las palabras coincidentes.
Búsqueda avanzada
Para que buscar una palabra en PDF nos dé resultados más precisos y ajustados, contamos con la posibilidad de usar la opción de búsqueda avanzada. De modo que, para abrir el buscador avanzado, tenemos que pulsar las teclas CTRL + Mayúsculas + F en Windows (en el caso de Mac, cmd + Mayúsculas + F).
El nuevo cuadro que se abre es más grande que el de a búsqueda simple. Además, la función de búsqueda avanzada nos permite buscar palabras en varios documentos PDF al mismo tiempo. Y contiene muchas más opciones. Por ejemplo:
- Coincidencia de palabra o frase exacta. Esta opción realiza una búsqueda de la cadena completa de caracteres, incluidos los espacios, exactamente en el mismo orden en el que aparecen en el cuadro de texto.
- Coincidencia de cualquiera de las palabras. Para buscar todos los resultados individuales de todas las palabras escritas en el cuadro.
Haciendo clic en el botón de «Mostrar más opciones», que se ubica en la parte inferior del panel de la ventana de búsqueda, podremos afinar todavía más nuestras búsquedas con nuevos criterios:
- Palabras completas.
- Coincidencia de mayúsculas y minúsculas.
- Incluir marcadores.
- Incluir comentarios.
Al seleccionar «Más opciones de búsqueda», tendremos la posibilidad de acceder a una configuración todavía más detallada de los elementos y de esta manera lograr unos resultados todavía muchos más precisos.
Buscar palabra en PDF usando un navegador
Si bien no vamos a conseguir resultados tan detallados como con Adobe Acrobat Reader DC, también se pueden realizar búsquedas de palabras o de frases concretas en un documento PDF usando cualquier navegador: Chrome, Safari, Edge, Firefox… Este es el modo de hacerlo:
- En primer lugar se abre el documento PDF haciendo clic con el botón derecho del ratón con la opción «Abrir con».
- Después presionamos las teclas CTRL + F (Windows) o CMD + F (Mac).
- A continuación, en la barra de búsqueda se introduce la palabra a buscar.
Cuando aparezcan los resultados, solo hay que navegar entre los resultados usando las flechas que aparecen al lado del cuadro de búsqueda.
A modo de resumen, diremos que buscar palabras en un PDF es una tarea relativamente que nos permite trabajar cómodamente con este tipo de documentos y ahorrar además mucho tiempo.