Cómo crear un resumen de un documento Word con Copilot

Hoy en día, lidiar con informes extensos, trabajos académicos o documentos laborales voluminosos es el pan de cada día para muchos usuarios de Microsoft Word. La llegada de herramientas de inteligencia artificial como Copilot ha supuesto un antes y un después en la forma de abordar la lectura y comprensión de estos textos largos, facilitando tareas como la generación de resúmenes claros y directos. En este artículo vamos a desgranar, paso a paso y con todo detalle, cómo aprovechar al máximo Copilot en Word para crear resúmenes automáticos, personalizarlos según nuestras necesidades y sacar el mayor partido a todas las opciones que ofrece, tanto si eres estudiante, profesional o simplemente buscas ahorrar tiempo en tus lecturas.

Aunque la documentación oficial de Microsoft ya ofrece guías y tutoriales para resumir documentos, y algunas webs y blogs recogen sus propias experiencias, aquí reunimos toda la información disponible y la ampliamos para que la experiencia sea lo más sencilla, productiva y eficiente posible. Te contaremos no solo cómo se generan los resúmenes, sino también trucos para adaptar el nivel de detalle, respuestas a problemas comunes y las mejores prácticas para lograr resultados óptimos con Copilot en Word.

¿Qué es Copilot y cómo ayuda a generar resúmenes en Word?

Copilot es el asistente de inteligencia artificial de Microsoft integrado en Microsoft 365 y, en concreto, en Word. Su función principal es ayudarte a redactar, resumir, formular ideas y extraer la información más relevante de tus documentos, tanto si los has creado tú como si han sido compartidos contigo. Gracias a su capacidad de análisis, puede identificar los puntos clave del texto y ofrecerte un resumen adaptado a tus necesidades, ahorrándote tiempo y esfuerzo.

Desde la perspectiva del usuario, Copilot actúa como un compañero en la creación y revisión de documentos, permitiendo además interactuar mediante preguntas adicionales para puntualizar o afinar los resúmenes generados. Ya sea para preparar un informe, una presentación o para extraer toda la información esencial de un texto académico, su uso es cada vez más habitual y recomendable.

Opciones para resumir documentos con Copilot en Word

Existen dos formas principales de trabajar con resúmenes en Word gracias a Copilot:

• Resúmenes automáticos que aparecen al abrir un documento guardado en OneDrive o SharePoint, si dispones de la licencia de Microsoft 365 Copilot.
• Solicitar manualmente a Copilot que genere un resumen en cualquier documento, independientemente de su ubicación.

Vamos a ver en detalle cómo aprovechar cada una de estas posibilidades.

Cómo aparece el resumen automático al abrir un documento

Si tienes contratado Microsoft 365 Copilot y el documento está almacenado en OneDrive o SharePoint, al abrirlo notarás que en la parte superior aparece un resumen contraído generado automáticamente. Esta función resulta especialmente útil para documentos largos que quieres revisar de manera rápida o para comprobar si toda la estructura y organización del texto sigue el orden deseado.

Al hacer clic para expandir el resumen, accedes de golpe a las ideas clave, temas principales y estructura global del documento. Esto te permite decidir de un vistazo qué apartados te interesan, descubrir si hay algo que deberías leer con más detalle o simplemente hacerte una composición general para una reunión o presentación inminente.

En los documentos guardados fuera de OneDrive o SharePoint, la opción para ver el resumen no es automática, pero sí puedes generarlo manualmente mediante Copilot —como te explicamos a continuación—.

Pedir un resumen manualmente a Copilot

Si en tu documento no aparece el resumen automático o simplemente prefieres iniciarlo tú mismo, estos son los pasos que debes seguir:

1. Haz clic en el botón de Copilot de la barra de herramientas de Word para abrir el panel lateral del asistente.
2. En el cuadro de redacción, introduce una instrucción clara como “resumir este documento” o selecciona la opción de sugerencia propuesta por el propio Copilot.
3. En cuestión de segundos, el asistente analizará el contenido del documento y te mostrará el resumen preparado para consultar o copiar.

Además, en el propio resumen tienes acceso a referencias, citas de origen y la posibilidad de interactuar con el asistente mediante preguntas de seguimiento o personalización de la información mostrada.

Personalización del nivel de detalle en los resúmenes

Una de las grandes ventajas de Copilot es la posibilidad de adaptar la extensión y el nivel de detalle del resumen generado. Al final de cada resumen, encontrarás un menú desplegable con las opciones:

• Breve: perfecto para quienes solo necesitan una visión rápida o los titulares principales.
• Estándar: incluye los puntos principales y añade algo de contexto.
• Detallado: para usuarios que quieren profundizar más en el contenido y requieren un análisis extenso.

Esta flexibilidad permite ajustar la información a cada situación, ya sea para preparar un correo rápido, repasar para una reunión o elaborar un informe exhaustivo.

Interacción avanzada: hacer preguntas y ajustar el resumen

Los resúmenes generados por Copilot no son estáticos; puedes seguir interactuando con el asistente para obtener más información o matizar las respuestas. Mediante el botón “Abrir en el chat” que aparece al pie del resumen, puedes preguntar por cifras concretas, pedir que se destaquen conclusiones específicas, solicitar ejemplos o redefinir el enfoque según tus necesidades.

Algunas sugerencias útiles podrían ser:

• “¿Qué aspectos deberían conocer los responsables de la empresa sobre este tema?”
• “Necesito un listado de los puntos clave para compartirlo con el equipo. ¿Puedes estructurarlo en varios párrafos?”
• “Indica si hay alguna llamada a la acción en el documento y cuál es”

De esta forma, cada interacción adicional alimenta a Copilot con más contexto, obteniendo respuestas y resúmenes cada vez más adaptados a cada caso concreto.

Ver detalles adicionales: cifras y preguntas sugeridas

Dentro del panel de resumen, Copilot te permite también acceder a detalles como los números clave del documento o preguntas de ejemplo que pueden inspirarte para profundizar en los datos relevantes. Por ejemplo, si no recuerdas dónde estaban reflejadas ciertas cifras en un informe anual, puedes recurrir a la sección de “Números clave” para localizarlas rápidamente.

En la pestaña de “Preguntas sugeridas”, tienes a tu disposición ideas para consultar a Copilot y exprimir aún más la información que ofrece el documento, como detalles de ventas, menciones de regiones concretas o hechos destacados. Esta función es especialmente útil para quienes trabajan con informes financieros, actas, contratos o cualquier documento que almacene datos críticos.

Cómo generar resúmenes de varios archivos desde OneDrive con Copilot

Copilot no solo es útil dentro de Word, sino que también está integrado en OneDrive, permitiéndote resumir uno o varios archivos sin necesidad de abrirlos individualmente. Esta característica resulta muy práctica para quienes gestionan grandes volúmenes de documentos, como profesores, gestores de proyectos o equipos comerciales.

1. Accede a tu cuenta de OneDrive desde la web y localiza los archivos a resumir.
2. Pasa el cursor por encima del archivo compatible y pulsa el botón de Copilot, seleccionando después «Resumir». Puedes elegir un solo archivo o seleccionar hasta cinco para resumirlos todos de una vez.
3. El panel de Copilot aparecerá a la derecha, generando el resumen correspondiente.
4. Podrás hacer preguntas adicionales o personalizar el resumen directamente desde el panel de chat. Esto incluye mencionar temas concretos o pedir que el resumen sea más simple o más complejo según prefieras.

Esta funcionalidad resulta ideal para quienes trabajan con archivos compartidos o necesitan obtener rápidamente la información esencial de varios documentos a la vez, sin tener que abrirlos uno por uno.

Requisitos y limitaciones actuales de Copilot para resumir en Word

Ahora bien, para utilizar Copilot en Word y aprovechar todas sus funciones de generación de resúmenes, hay ciertos requisitos técnicos y restricciones que conviene tener en cuenta:

• Necesitas una licencia de Microsoft 365 Copilot (habitualmente de empresa o educativa) para acceder a algunas funciones automáticas.
• Los resúmenes automáticos solo aparecerán si el documento se ha guardado previamente en OneDrive o SharePoint. Para documentos guardados localmente o en otras ubicaciones, tendrás que pedir el resumen manualmente.
• El contenido de referencia debe tener al menos 20 palabras para que el resumen sea efectivo.
• Al pedir un resumen detallado, el asistente puede procesar hasta alrededor de 1,5 millones de palabras o 300 páginas como máximo. Para documentos aún más grandes, conviene dividirlos en partes antes de solicitar el resumen.
• Aunque Copilot tiene en cuenta todo el contenido del documento, la función de citar referencias y fragmentos concretos está en constante mejora y puede que no siempre proporcione todas las citas esperadas.

Además, Microsoft está continuamente trabajando en mejoras para ampliar el alcance y la fiabilidad de estas funciones, por lo que conviene estar atento a futuras actualizaciones que faciliten todavía más el trabajo diario con documentos extensos.

Mejores prácticas para optimizar los resúmenes con Copilot

Para obtener los mejores resultados y sacarle el máximo partido a Copilot en la generación de resúmenes, es importante dar instrucciones precisas, aportar el contexto adecuado y utilizar el panel de interacción de manera activa. Algunos consejos útiles para mejorar la calidad del resumen incluyen:

• Aporta contexto específico en tus indicaciones. Cuanto más claro seas sobre tu objetivo y público, más acertado será el resumen. Por ejemplo: “Resumir para directivos que no conocen el sector”, “Destacar las recomendaciones para el equipo comercial”, etc.
• Identifica la finalidad del resumen. ¿Es para enviar por correo? ¿Para presentarlo en una reunión? ¿O para tener una guía personal del texto?
• No dudes en pedir aclaraciones, ejemplos o reformulaciones si la primera respuesta del asistente no cumple tus expectativas.
• Utiliza las preguntas sugeridas y la pestaña de números clave para complementar la información que recibes.
• Si trabajas en equipo, comparte los resúmenes directamente desde Word o OneDrive para agilizar la comunicación y el reparto de tareas.

Con la práctica y la interacción, comprobarás cómo el resultado mejora considerablemente y se adapta cada vez más a lo que realmente necesitas en cada situación.

Casos de uso prácticos y ejemplos reales

En la vida laboral y académica, la utilidad de los resúmenes de Copilot va mucho más allá de una simple síntesis de texto. Aquí tienes algunos ejemplos de cómo puedes aprovechar esta función:

• Preparar reuniones y presentaciones: Si recibes a última hora un informe largo, pedir un resumen te permite identificar los puntos principales nada más abrir el documento.
• Revisión de informes financieros: Accede de un golpe a cifras clave, análisis de resultados y datos de ventas o beneficios sin necesidad de buscar entre decenas de páginas.
• Redacción de correos o comunicados internos: Copia el resumen y pégalo directamente en un email para actualizar al equipo o a los directivos.
• Estudiantes y docentes: Resumir artículos científicos, ensayos o trabajos extensos para estudiar, repasar o preparar exámenes.
• Creación de borradores y estructuración de ideas: Copilot también puede sugerir introducciones, conclusiones y puntos clave a partir de un simple tema o texto breve.

Las aplicaciones son casi infinitas y, gracias a la IA, cada vez más adaptadas a las necesidades particulares de cada usuario o sector profesional.

Más información y recursos adicionales

Microsoft dispone de una amplia base de recursos, tutoriales y vídeos explicativos sobre Copilot y la generación de resúmenes en Word. Si te interesa profundizar más, puedes consultar:

• Las páginas de soporte de Microsoft para Copilot en Word y OneDrive.
• Tutoriales en vídeo y artículos prácticos publicados en blogs especializados.
• Preguntas frecuentes sobre Copilot, disponibles tanto en la web de Microsoft como en foros de usuarios.

También puedes mantenerte informado de las actualizaciones y novedades a través del propio panel de ayuda de Microsoft 365, donde suelen anunciarse las nuevas funciones y mejoras que se van implementando en Copilot.

El uso de Copilot en Word se ha convertido en una herramienta fundamental para quienes trabajan con documentos largos o complejos. Su capacidad para generar resúmenes adaptados, responder a preguntas en contexto y facilitar la comprensión de grandes volúmenes de información lo convierte en un aliado imprescindible para aumentar la productividad, ahorrar tiempo y mejorar la comunicación en ámbitos profesionales y académicos. Con un uso inteligente y constante, aprovechar sus funciones será cada vez más sencillo y efectivo.