Cómo crear una carpeta en Gmail

Entre muchas de las herramientas prácticas que nos brinda Gmail las carpetas juegan un papel destacado. A través de ellas es más fácil organizar nuestros correos y clasificar los diferentes mensajes. Vamos a ver cómo crear una carpeta en Gmail y todas las ventajas que vamos a conseguir si las usamos de forma correcta.

Vale la pena dedicar algo de tiempo en poner orden en nuestros correos, no ya solo para trabajar mejor con ellos y tener un acceso más eficiente a la información que guardan, sino también para obtener una visión más clara y limpia cuando abramos la pantalla de nuestro e-mail.

De este modo será preciso crear nuevas carpetas, nombrarlas de manera correcta y, sobre todo, utilizarlas bien. Es decir, guardar los correos que vayamos recibiendo en la carpeta correspondiente. Si somos mínimamente metódicos, evitaremos caer de nuevo en el caos previo.

Las etiquetas Gmail

Hay una diferencia entre el sistema de organización de carpetas de Gmail y los de otros gestores de correo electrónico. En realidad, es una simple cuestión de denominación: no las llama carpetas, sino etiquetas.

Una carpeta (o etiqueta, en el caso de Gmail) es un espacio dedicado a almacenar y organizar determinado tipo de información dentro de un sistema informático. Las etiquetas de Gmail son un método para marcar correos y agruparlos según su temática.

El sistema de etiquetas demuestra ser mucho más práctico que el de las carpetas, ya que nos permite asignar varias etiquetas a un mismo correo. Las carpetas que usan otros gestores de correo electrónico no permiten esa flexibilidad. En ellos, para incluir un mensaje en dos carpetas habría que crear varias copias del mismo mensaje para después guardarlas en cada una de las carpetas creadas para cada asunto. En definitiva, las etiquetas permiten que el sistema de clasificación sea más eficiente y el modo de búsqueda más ágil.

Crear carpeta Gmail (o etiqueta Gmail)

Una vez aclarada la diferencia entre carpetas y etiquetas, así como las ventajas de unas sobre las otras, es el momento de pasar a explicar cómo trabajar con estas segundas. Pero dado que a menudo ambos términos se utilizan como sinónimos, aquí hablaremos indistintamente de crear carpeta en Gmail o crear etiqueta en Gmail.

Podremos hacerlo desde cualquier dispositivo, aunque probablemente sea el ordenador lo que más se utiliza, sobre todo cuando se emplea el e-mail con fines profesionales. Estos son los pasos a seguir:

En primer lugar, accedemos a nuestro correo electrónico. En la pantalla de inicio vamos a la columna de la izquierda, donde se muestra una lista de etiquetas predeterminadas (social, notificaciones, foros, promociones). Allí hay que hacer scroll hacia abajo y seleccionar la opción «Más». Allí, tal como se muestra en la captura de arriba, debemos hacer clic en la opción «Nueva etiqueta».

A continuación, se abrirá un cuadro en el que escribimos el nombre de la nueva etiqueta y la ubicación a la que la deseamos asignar. En realidad, «anidar etiquetas» es otra forma de decir «crear subetiquetas o subcarpetas». Haciendo uso de esta opción, la nueva etiqueta creada queda clasificada dentro de otra etiqueta o categoría superior.

Después, hacemos clic en «Crear». Finalmente, con la etiqueta ya activada, solo queda ya seleccionar los correos que queramos marcar con ella.

Finalmente, si queremos ver todos los correos asignados a una determinada etiqueta, tenemos que ir a la columna de la izquierda y buscar en la lista la etiqueta en cuestión (puede que para verla haya que hacer clic en el botón «Más»). También podremos ver las etiquetas junto al asunto del correo electrónico en las diferentes bandejas.

Trucos para aprovechar las etiquetas Gmail

Allá van algunos consejos que nos van a ayudar a organizar y administrar etiquetas en Gmail de un modo más eficiente:

Etiquetas de colores

Asignar colores diferentes a cada etiqueta es una manera muy visual y sencilla de identificar fácilmente nuestros correos electrónicos. Por ejemplo, muchos usuarios hacen servir el color rojo para marcar los correos electrónicos prioritarios o urgentes.

Para agregar un color determinado a una etiqueta, hay que seguir estos pasos:

1. Primero pasamos el ratón sobre la etiqueta de la barra lateral de la izquierda.
2. A continuación hacemos clic sobre el icono de tres puntos que se muestra junto al nombre de la etiqueta.
3. Seleccionamos «Color de etiqueta» en el menú y escogemos uno de los colores de la lista o bien elegimos la opción de «Agregar color personalizado».

Renombrar etiquetas

Si lo que queremos hacer es cambiar el nombre de una etiqueta, los pasos a seguir son parecidos a los del apartado anterior:

1. Hacemos clic en el icono de tres puntos junto al nombre de la etiqueta de la barra lateral izquierda.
2. Luego seleccionamos la opción «Editar» y escribimos un nuevo nombre para su etiqueta.
3. Este nombre se aplicará automáticamente a todos los correos electrónicos marcados con esa etiqueta.

Etiquetas anidadas

Decíamos más arriba que Gmail nos ofrece la posibilidad de establecer cierta jerarquía en su sistema de etiquetas con la opción de «anidar». De este modo, se pueden crear etiquetas y subetiquetas a diferentes niveles. Se trata de una función muy práctica. Imagina un sencillo ejemplo: una etiqueta superior llamada «facturas» que puede contener otras etiquetas anidadas correspondientes a cada mes del año, a cada cliente, etc.

Este es el modo de crear subetiquetas o etiquetas anidadas en Gmail:

1. De nuevo vamos a la etiqueta y hacemos clic en el icono de tres puntos junto al nombre de la etiqueta.
2. En las opciones que aparecen, escogemos «Agregar subetiqueta».
3. En el cuadro que se muestra, aparece marcada la opción «Anidar etiqueta en». En el desplegable de la parte inferior se pueden escoger otras ubicaciones.

Asignar etiquetas de forma automática a los mensajes nuevos

Esta es una función muy práctica con la que se puede automatizar parte del trabajo de organización y clasificación de nuestros correos. Para beneficiarnos de ella, recurrimos a la ayuda de los filtros de Gmail. La idea es establecer un filtro para que a los correos electrónicos recibidos que cumplan con ciertos criterios se les apliquen automáticamente una determinada etiqueta.

Los pasos a seguir son los siguientes:

1. Hacemos clic en el icono de Configuración en Gmail (arriba a la derecha).
2. En el menú, seleccionamos «Ver todas las configuraciones».
3. Vamos a la pestaña «Filtros y direcciones bloqueadas», en la que hacemos clic en la opción «Crear un nuevo filtro».
4. En la ventana emergente hay que establecer los criterios del filtro y después asignar la etiqueta.
5. Finalmente, hacemos clic en «Aplicar filtro».

Mostrar y ocultar etiquetas

En barra lateral izquierda de Gmail hay espacio suficiente para albergar 500 etiquetas. Incluso si no vamos a necesitar tantas, a veces puede resultar más cómodo dejar a la vista solamente las que necesitamos o usamos habitualmente, ocultando el resto. Este es el proceso a seguir:

Una vez más, vamos al icono de tres puntos de la etiqueta en la barra lateral izquierda. Allí marcamos la casilla  «mostrar/ocultar» en la posición que queramos según nuestras preferencias.

Eliminar etiquetas

Si ya no necesitamos una etiqueta en concreto, podemos eliminarla sin problemas, ya que no se eliminarán los correos electrónicos asociados a ella. Eso sí, al eliminar una etiqueta desaparecerán también todas las subetiquetas anidadas en ella.

Para eliminar una etiqueta en Gmail, simplemente vamos otra vez al icono de tres puntos de la etiqueta y seleccionamos «Eliminar etiqueta». Así de fácil.