Encontrar archivos con rapidez es una de esas tareas que marcaban la diferencia entre empezar a trabajar ya o perder tiempo rebuscando. Con la llegada de Copilot a Windows y al ecosistema de Microsoft 365, puedes localizar documentos, imágenes, correos y mucho más usando lenguaje natural y filtros inteligentes, sin necesidad de recordar rutas exactas ni nombres de archivo imposibles.
En esta guía te cuento, paso a paso, cómo usar Copilot para encontrar archivos en Windows y en la Aplicación Microsoft 365 Copilot, qué debes tener activado para que aparezcan resultados, cómo aprovechar filtros y recomendaciones, y aspectos de privacidad, seguridad y cumplimiento que conviene conocer. Todo lo que necesitas en un único sitio, con explicaciones claras y orientadas a que lo pongas en práctica al momento.
¿Qué necesitas para que Copilot te ayude a encontrar archivos?
Copilot está disponible en la pestaña Inicio de Word, Excel, PowerPoint y Outlook en la Web para quienes tengan suscripción a Copilot. Si además cuentas con una suscripción de Microsoft 365 que incluya las aplicaciones de escritorio, verás Copilot también en esas apps de escritorio, lo que te permitirá buscar y trabajar con tus archivos sin salir de tu flujo.
Antes de nada, asegúrate de que has iniciado sesión con una cuenta que tenga licencia de Copilot en tus aplicaciones de Microsoft 365. Para usuarios domésticos, eso significa Microsoft 365 Personal o Familia, o Copilot Pro; para cuentas de empresa, Microsoft 365 Empresa (Básico, Estándar o Premium) o Enterprise (E3, E5, F1, F3) junto con la licencia de Microsoft 365 Copilot.
Ten en cuenta que, para archivos nuevos que aún no has guardado o para archivos almacenados localmente, la cuenta principal activa con licencia que aparece en la parte superior de la ventana de Microsoft 365 es la que determina el acceso a Copilot y su capacidad para ayudarte.
Activa las experiencias necesarias: privacidad y contenido conectado
Si Copilot no aparece o los resultados son escasos, revisa la configuración de Privacidad de la cuenta en cualquier aplicación de Microsoft 365 (Word, Excel o PowerPoint). Ve a Archivo > Cuenta > Privacidad de la cuenta > Administrar configuración y asegúrate de activar dos elementos clave: “Experiencias que analizan su contenido” y “Todas las experiencias conectadas”.
En Mac, abre Word y entra en Word > Preferencias > Privacidad para confirmar que esas mismas opciones están activadas. Estas experiencias conectadas permiten a Copilot comprender y ofrecerte resultados pertinentes de tus archivos, reuniones, mensajes y más.
En Excel, cuando vayas a trabajar con datos, abre la pestaña Inicio, pulsa el botón Copilot y entra en el icono de globo Administrar preferencias de contenido. Activa “Contenido web” si quieres que Copilot tenga acceso a información de la web para enriquecer tus resultados y sugerencias.
Dónde buscar archivos con Copilot en Windows y Microsoft 365
El lugar central para buscar es la Aplicación Microsoft 365 Copilot. Desde ahí podrás encontrar personas, chats, reuniones y, por supuesto, archivos. Además de los resultados, verás recomendaciones, accesos a documentos recientes y elementos compartidos contigo que te ayudarán a retomar el trabajo donde lo dejaste.
Las ventajas de esta búsqueda son claras: puedes aplicar filtros para restringir resultados a archivos, contactos, reuniones o chats; ver archivos recomendados y resúmenes de reuniones con sugerencias de instrucciones; y acceder de inmediato a tu lista de “Reciente” para volver al trabajo sin perder tiempo.
Cómo usar la búsqueda paso a paso
En la Aplicación Microsoft 365 Copilot, selecciona Buscar en el panel de navegación. Escribe tu consulta y elige un resultado directamente o pulsa el botón de buscar (el icono “>”) para ampliar los resultados. Puedes preguntar de forma natural o usar palabras clave concretas, según te convenga.
La sección de Recomendaciones te mostrará resúmenes de reuniones y archivos relevantes con sugerencias de acciones. Pulsa una recomendación para abrirla o selecciona el aviso de la parte inferior para llevarla a Microsoft 365 Copilot y continuar en el chat si quieres darle más contexto a Copilot o desencadenar tareas de seguimiento.
Acceso rápido y filtros
En “Acceso rápido” verás una lista de archivos organizada en tres bloques: Reciente (lo último en lo que has trabajado), Compartidos (lo que te han compartido) y Favoritos (los marcados como favoritos en Microsoft 365 Copilot, OneDrive o en apps como Word o PowerPoint).
Usa los filtros de Acceso rápido para ajustar qué ves. Y, si necesitas ir más allá, pulsa “+ Nuevo” en el menú de filtros para filtrar por Ubicación, Compartido por y En propiedad. Esta segmentación te ayuda a reducir el ruido y centrarte en el archivo adecuado, incluso cuando trabajas con cientos de documentos.
¿Qué puedes buscar exactamente?
Puedes pedirle a Copilot que te muestre personas, archivos, imágenes, mensajes y sitios de SharePoint, entre otros. Un ejemplo típico: buscar un documento sobre un tema concreto que te compartieron recientemente. También funciona muy bien con preguntas en lenguaje cotidiano, no solo con palabras clave sueltas.
Por ejemplo, puedes escribir: “muéstrame correos de Marta sobre previsión del cuarto trimestre enviados la semana pasada” o “¿dónde está la hoja de cálculo que desglosa el ROI de marketing por región?”. Copilot entiende el contexto, interpreta relaciones y significado, y devuelve resultados relevantes en todo Microsoft 365.
Más allá de las palabras clave: lenguaje natural y precisión
La búsqueda de Copilot no se limita a emparejar palabras clave. Emplea comprensión semántica para interpretar mejor qué necesitas, lo que se traduce en resultados más ajustados a tu intención. Si prefieres, también admite consultas tradicionales por palabras o frases exactas, pero su verdadera potencia sale cuando le hablas como a una persona.
Además, su diseño hace que la búsqueda funcione como “capa de organización” de la inteligencia artificial, mientras que el chat de Copilot es el espacio para ejecutar tareas o profundizar. Si te devuelve una respuesta resumida sobre el estado de un documento, podrás dar el salto a Copilot Chat para continuar trabajando con esa información.
Traer datos a Excel con Copilot (y encontrarlos donde estén)
Otra forma práctica de “encontrar y usar” datos es desde Excel. Puedes pedir a Copilot que agregue datos de la Web, de archivos guardados en SharePoint/OneDrive (Word, Excel, PowerPoint o PDF) o de otra información de tu organización (correos, reuniones, etc.).
El flujo es sencillo: abre Excel, ve a la pestaña Inicio, pulsa el botón Copilot, abre las preferencias de contenido (icono de globo) y asegúrate de tener “Contenido web” activado si quieres que busque en Internet. Luego, en el panel de Copilot, pide los datos que necesitas (puedes adaptar ejemplos o escribir tu propia petición).
Tras unos segundos, Copilot recopilará la información. Si lo que muestra es lo que querías, selecciona “Insertar en nueva hoja” para volcarlo en una hoja nueva. Si lo prefieres, copia y pega en tu hoja actual. Esta misma lógica sirve para “encontrar” y traer tablas o listados desde otros archivos o ubicaciones sin volverte loco navegando entre carpetas.
Si quieres ir más allá, en la documentación oficial encontrarás “Más formas de crear con Copilot en Excel”: la introducción a Copilot en Excel, cómo importar datos de otros archivos de Excel con Copilot y cómo crear tablas dinámicas con su ayuda. Es un buen complemento para acelerar análisis y reporting.
Cómo funciona Búsqueda Copilot a escala de organización
Microsoft 365 Copilot Search es una experiencia de búsqueda universal alimentada por IA que unifica resultados de toda tu organización. Ofrece una experiencia sencilla, rápida y segura para que encuentres lo que necesitas cuando lo necesitas.
La integración con Microsoft 365 Copilot como módulo dedicado de “búsqueda” hace que sea completa, rápida, relevante, simple, conectada con el chat, personalizada por usuario e inquilino, y con seguridad de nivel empresarial. Cuenta con más de 100 conectores en el catálogo de Microsoft y el Agent Store, compatibilidad con conectores personalizados y cientos de conectores de ISV, por lo que es el único punto para consultar datos de Microsoft y de terceros.
Qué usar en cada caso: búsqueda vs chat
Como regla general, usa la búsqueda para localizar rápido y con precisión; si necesitas generar respuestas más profundas, crear contenido o completar tareas, cambia al modo conversacional en Copilot Chat. Ambos están conectados, así que es natural pasar de uno a otro sin fricciones.
Tipos de respuesta que puede devolver Búsqueda Copilot
Los administradores pueden mantener respuestas para ofrecer resultados concisos y válidos sobre acrónimos, marcadores y personas. Verás definiciones de siglas usadas en tu organización, recursos clave promovidos como marcadores y perfiles de personas que te ayudan a entender roles y relaciones.
En qué se diferencia de Microsoft 365 Copilot Chat y Microsoft Search
Respecto a Copilot Chat, la búsqueda está pensada para consultas rápidas (cuadro de búsqueda) y se nutre de Microsoft Graph y conectores de terceros, mientras que el chat es conversacional y puede tirar además de la web para enriquecer.
Comparada con Microsoft Search (la opción gratuita), Copilot Search (de pago) añade búsqueda semántica con IA, experiencia unificada moderna, compatibilidad instantánea con conectores habilitados, integración profunda con Copilot Chat y opciones de administración simplificadas (sin configuración obligatoria para empezar). Microsoft Search ofrece búsqueda basada en palabras clave, verticales por app (Teams/Outlook), y requiere configuración para que los conectores aparezcan con filtros y tipos de resultado.
En seguridad y privacidad, ambas comparten la misma base, con etiquetas de confidencialidad en la experiencia de usuario. En administración, Copilot Search permitirá informes de analítica a partir de agosto de 2025 y seguirá evolucionando con novedades como resúmenes con IA a nivel de documento y mejoras en relevancia y lenguaje natural.
Privacidad, entrenamiento de modelos y control del usuario
Si iniciaste sesión en Copilot con una cuenta de Microsoft u otra autenticación de terceros, puedes decidir si tus conversaciones se usan para entrenar los modelos de IA generativa de Copilot. Si optas por no participar, ese cambio puede tardar hasta 30 días en reflejarse. En caso de no haber iniciado sesión, Microsoft no usa tus conversaciones para entrenar.
Para cambiar esta preferencia, ve a copilot.microsoft.com (perfil > nombre del perfil > Privacidad > Entrenamiento de modelos en texto/voz), a Copilot para Windows (perfil > Configuración > Privacidad > Entrenamiento de modelos en texto/voz) o a la app móvil (Menú > Perfil > Cuenta > Privacidad > Entrenamiento de modelos). Esta configuración no excluye otras mejoras de producto ni el uso con fines de seguridad y cumplimiento.
En algunos sitios de terceros, como Reddit, verás banners de cookies y tecnologías similares que explican cómo se usan datos para ofrecer y mantener servicios, personalizar contenido y medir publicidad. Puedes aceptar todas las cookies o rechazar las no esenciales; es algo independiente de Copilot, pero conviene saberlo cuando navegues por contenidos relacionados.
eDiscovery: buscar y eliminar datos de actividad de Copilot
Para escenarios de cumplimiento, puedes usar eDiscovery (Premium) y el Explorador de Microsoft Graph para buscar y eliminar mensajes de usuario y respuestas de Copilot en apps y servicios compatibles. Esto ayuda a retirar contenido confidencial o inadecuado, o a responder ante un derrame de datos.
Requisitos previos: ser miembro del grupo de roles “administrador de eDiscovery” para crear casos y usar colecciones, y tener el rol “Buscar y purgar” para eliminar datos (asignado por defecto a “Investigador de datos” y “Administración de la organización”). Hay límites operativos, como retirar un máximo de 100 elementos por buzón por operación, pensado para agilizar la respuesta a incidentes.
El proceso recomendado incluye: crear un caso en eDiscovery (Premium), crear una estimación de colección para buscar la actividad de Copilot a eliminar (usa la condición “Tipo = Actividad de Copilot” y, si procede, un intervalo de fechas o palabras clave), revisar resultados, quitar retenciones o retenciones de buzones afectados, ejecutar el purgado con Graph, verificar la eliminación y volver a aplicar retenciones.
Si tienes búsqueda web habilitada en Microsoft 365 Copilot, las consultas enviadas a Microsoft Bing pueden identificarse en eDiscovery. Descarga un elemento de la colección y busca el campo “WebSearchQuery” para ver la consulta concreta enviada.
Eliminar con Graph y PowerShell
En Graph Explorer, inicia sesión con una cuenta con el rol “Buscar y purgar”. Primero recupera el identificador del caso con la solicitud GET a /v1.0/security/cases/ediscoveryCases. Después, obtén el identificador de la colección con GET a /v1.0/security/cases/ediscoveryCases/{ediscoveryCaseID}/searches. Por último, ejecuta la solicitud POST a /v1.0/security/cases/ediscoveryCases/{ediscoveryCaseID}/searches/{ediscoverySearchID}/purgeData para eliminar los elementos devueltos por la colección.
También puedes hacerlo vía PowerShell con permisos “ediscovery.ReadWrite.All” y, por ejemplo, en entornos Gobierno de EE. UU. especificando el Environment correspondiente. Los datos eliminados se mueven a la carpeta oculta “SubstrateHolds” al menos 1 día y se purgan definitivamente entre 1 y 7 días cuando corre el trabajo de temporizador.
Solución de problemas: si Copilot no aparece o no encuentra
Verifica que has iniciado sesión con la cuenta correcta y que efectivamente dispone de licencia de Copilot. En la práctica, muchos “no me aparece Copilot” se resuelven cambiando a la cuenta con licencia en la parte superior de las apps de Microsoft 365.
Revisa la configuración de privacidad: en Archivo > Cuenta > Privacidad de la cuenta > Administrar configuración, activa “Experiencias que analizan su contenido” y “Todas las experiencias conectadas”. En Mac, hazlo desde Word > Preferencias > Privacidad. Sin esas opciones activas, la búsqueda puede quedarse corta o no ofrecerte los resultados esperados.
En Excel, si no aparecen sugerencias de datos web, abre el panel de Copilot y comprueba que “Contenido web” está en “Activado”. Si estás siguiendo guías oficiales que indican “para los pasos siguientes, selecciona una pestaña”, ten presente que muchas páginas de Microsoft usan pestañas por plataforma (Windows/Mac/Organización), así que revisa la pestaña adecuada a tu entorno.
Comparte feedback y sigue aprendiendo
Microsoft anima a enviar comentarios desde los botones de pulgar arriba/abajo de Copilot o yendo a Ayuda > Comentarios en Excel. Ese feedback mejora la calidad de las respuestas y ayuda a priorizar mejoras en la búsqueda y en la experiencia.
Si quieres ampliar horizontes, echa un vistazo a recursos formativos como “Microsoft Copilot para Seguridad” o a secciones de producto sobre Búsqueda en la Aplicación Microsoft 365 Copilot. Encontrarás guías de “Más formas de trabajar con la búsqueda” y contenidos relacionados que pueden darte ideas para tu flujo diario.
Con Copilot y la búsqueda unificada de Microsoft 365, tienes a mano una combinación potente: resultados rápidos con filtros y recomendaciones, comprensión semántica con lenguaje natural y la posibilidad de continuar en el chat para profundizar o ejecutar tareas; si sumas la preparación adecuada (licencias, privacidad y experiencias conectadas activas), y conoces las opciones de cumplimiento y control de datos, pasar de “no encuentro ese archivo” a “ya lo tengo abierto” se convierte en cuestión de segundos. Comparte la guía para que más personas aprendan a encontrar archivos con Copilot.