Añadir índices a tus documentos dará un aspecto más profesional y pulido al texto. Asimismo, facilitará la navegación por él y dará un primer vistazo al lector de todo lo que puede encontrarse en el documento. Por otro lado, Google dispone de una potente herramienta ofimática conocida como Google Docs. Digamos que se trata de un Word en línea que te permite crear documentos para después compartirlos con tus contactos, almacenarlos en la nube de Google o poder descargarlos en otro formato -PDF, por ejemplo-. Bien, presentadas ambas cosas, ¿sabrías hacer un índice en Google Docs? Te explicamos cómo hacerlo.
Google Docs se presentaba ante la Sociedad en el año 2006. En aquel entonces, disponer de un procesador de textos en línea y que además te permitía hacerlo colaborativo para que otras personas participasen en la edición del documento, fue todo un acierto. Actualmente, esta colaboración permite añadir hasta un total de 50 personas en un solo documento. Y como buen procesador de textos que ha ido evolucionando con los años, permite darle formato a los documentos de la manera que nosotros queramos.
Una de las mejores formas para presentar un texto largo es añadirle un índice al comienzo del texto. De esta manera, además de proporcionar al lector una visión rápida de los contenidos que se va a encontrar, también es una manera fácil de dejar que se navegue mejor por los diferentes apartados y poder ir directamente sobre el contenido que interese. Google Docs permite crear índices con varios formatos. Y vamos a explicarte cómo crearlos. Para muestra, un botón: y en este mismo artículo, podrás comprobar que disponemos de un índice de todos los contenidos del texto para facilitarte la navegación por el contenido.
Identificar los títulos de los diferentes apartados del texto
Lo primero que te aconsejamos que hagas es crear una página en blanco al comienzo del texto e indiques que se trata del índice y donde el lector podrás encontrarse cada apartado del texto. Es más, más tarde lo necesitarás para que el índice aparezca antes del texto.
Tras este paso, lo siguiente que debes realizar para hacer un índice en Google Docs es encontrar los títulos de cada apartado del texto. Cabe recordar que un índice será una buena idea en textos de cierta longitud y que contengan bastantes páginas; en caso contrario, el índice puede quedar algo pobre de contenido.
Pues bien, una vez abierto el documento al que queremos crearle un índice en Google Docs, es momento de repasar los títulos y marcarlos con el ratón; es decir, como si fuéramos a realizar cualquier acción sobre ese texto. Asimismo, comentarte que el índice puedes ir creándolo conforme vayas redactando el texto.
Lo importante de este paso es que a esos títulos de los apartados los marques como ‘Encabezado 1‘. Esto lo encontrarás en la barra de herramientas de Google Docs -en la imagen superior te lo enseñamos- y donde nos aparece el menú desplegable de los ‘Estilos de texto‘. Por defecto, esta opción viene dada como ‘Texto normal’. Pues bien, tras subrayar el título del apartado, marcaremos a éste como ‘Encabezado 1’.
Momento de hacer el índice en Google Docs y elegir el formato
Tras haber hecho el paso anterior y marcado todos los títulos como ‘Encabezado 1’, es momento de crear el índice -de plasmarlo sobre el papel en blanco- y elegir el formato que deseas. Entre las opciones que te ofrece Google Docs, puedes elegir hasta tres modelos:
- Texto sin formato: donde el índice se muestra con los títulos y en la página que comienza cada tema
- De puntos: es decir, entre el título de la sección y la página en la que se encuentra, habrá una línea de puntos que los conecte
- Con enlaces: los números de páginas desaparecen del índice y aparecen los título con un enlace que, al pinchar sobre ellos, nos llevará directamente a la sección seleccionada
El formato -los ejemplos los puedes ver en la imagen superior- deberás decidirlo tú y, pensar en cuál de todos ellos se ajusta mejor a tus necesidades.
Posibilidad de añadir subtítulos en el índice creado en Google Docs y más ediciones
Una vez creado el índice, podrás añadir tantos títulos y subtítulos como tú quieras -o necesites-. Para la creación de los subtítulos de primer y segundo nivel, deberás proceder como en los títulos:
- Subraya el subtítulo que quieras añadir al índice en Google Docs
- Vete a la barra de herramientas de Google Docs y abre el menú del estilo del texto
- Marca como opción ‘Encabezado 2‘ o ‘Encabezado 3‘, etc., dependiendo del nivel
- Ahora, señala sobre el índice y te aparecerá un pequeño menú lateral con un botón de refresco. Pincha sobre él y los subtítulos marcados con anterioridad aparecerán al instante
Asimismo, Google Docs también te ofrece la posibilidad de personalizar el índice con diferentes opciones. Para conseguir la barra lateral de edición, debes pinchar con el ratón sobre el índice, darle a los 3 puntos que aparecen en el recuadro emergente y pulsar sobre ‘Más opciones’. Automáticamente se abrirá una barra lateral con diferentes alternativas. Quizá, la más interesante de todas ellas, es poder modificar la sangría de los diferentes subtítulos -o encabezados de diferente nivel- para mostrarse en la visualización del documento.
Descarga del documento de Google Docs con el índice creado
Una de las opciones más interesantes de Google Docs es poder descargarte el documento que crees en el formato que te apetezca. Bueno, más bien en el formato que necesites de entre las posibilidades que el procesador de textos online te permita. Los formatos en los que puedes descargar un documento son: DOC, ODT, RTF, PDF, TXT, HTML y EPUB.
Quizá, los formatos que más se van a beneficiar de un índice son los documentos PDF y los ePUB. En el primero de los casos, si el documento va a leerse de manera electrónica, te recomendamos que elijas el formato con enlaces, así al pinchar sobre uno de los títulos, el lector será redirigido directamente al tema. Lo mismo ocurre con el formato ePUB y un libro electrónico -una función muy interesante para moverte por los diferentes capítulos que conforman el libro-.
Asimismo, si el PDF, por ejemplo, va a ser impreso -lo mismo ocurre con los demás formatos-, será ,evidentemente, inútil colocar un formato de índice con enlaces.
