Cómo poner o quitar la regla en Word: guía rápida y completa

Cuando empezamos a trastear con Word, lo normal es centrarse en escribir el contenido sin preocuparse demasiado por el formato al diseñar tus documentos Word. De hecho, incluso gente que domina el programa suele redactar primero y ya luego se pone a ajustar márgenes, sangrías, tablas y demás detalles visuales. Ahí es donde entra en juego una herramienta muy sencilla pero súper útil: la regla de Word.

Esta regla, que puede ser horizontal y vertical según la vista que uses, sirve como una especie de cinta métrica dentro del propio documento. Gracias a ella sabes exactamente a qué distancia estás de los márgenes, dónde empiezan las sangrías de párrafo, cómo se distribuyen las columnas de una tabla o en qué punto se detiene el cursor cuando pulsas la tecla Tabulador. Vamos a ver con calma cómo poner o quitar la regla en Word, cómo configurarla y cómo sacarle todo el partido.

¿Qué es la regla en Word y para qué sirve?

En Word tienes dos reglas distintas: una regla horizontal en la parte superior del área de trabajo y otra vertical en el lateral izquierdo que se muestra en determinadas vistas. Ambas muestran medidas (en centímetros, pulgadas u otras unidades) que te ayudan a saber en qué punto exacto se sitúa el contenido dentro de la página.

La regla actúa como referencia visual para el formato: te indica dónde empiezan y terminan los márgenes, dónde tienes las sangrías de párrafo, la posición de las tabulaciones y la anchura de las columnas de las tablas. De esta forma, cuando mueves un marcador o arrastras un borde, ves inmediatamente el resultado sobre el texto o los objetos.

Los valores que aparecen en la regla están relacionados con los márgenes, sangrías y tabulaciones configurados en el documento. Los márgenes definen el espacio en blanco alrededor del texto; las sangrías controlan la distancia entre el párrafo y esos márgenes; y las tabulaciones permiten alinear texto y números en posiciones concretas a lo largo de la línea.

Gracias a la regla, es mucho más sencillo conseguir documentos ordenados, homogéneos y con buena presencia, tanto si estás creando una carta sencilla como un informe largo, un trabajo académico o un documento con tablas complejas. No es imprescindible para escribir, pero sí es casi imprescindible para dejar el documento realmente fino.

Versiones de Word y otros editores donde se usa la regla

La regla está disponible en prácticamente todas las versiones modernas de Word: Word para Microsoft 365, Word 2021, Word 2019 y Word 2016, tanto en Windows como en Mac, además de Word para la Web. También encontrarás herramientas de regla o equivalentes en plataformas como Microsoft365.com y en aplicaciones móviles de Office (como la app de Office para iPhone), aunque con algunas limitaciones de vista.

Además de Word, otros editores ofimáticos integran su propia regla para formatear documentos. Por ejemplo, el Editor de documentos de ONLYOFFICE incluye una regla horizontal y vertical que funciona de forma muy similar: permite controlar márgenes, sangrías y tabulaciones, e incluso ajustar el ancho de celdas de tablas con arrastrar y soltar.

Cómo mostrar u ocultar la regla en Word

Activar y desactivar la regla en Word es muy fácil. Cuando abres un documento, puede que la regla aparezca ya visible o que esté desactivada, según la configuración que tengas. Para controlarla, basta con usar la cinta de opciones.

En las versiones de escritorio de Word, el procedimiento estándar para poner o quitar la regla rápidamente es este:

Haz clic en la pestaña Vista de la cinta de opciones.
Dentro del grupo o sección «Mostrar» (o similar), localiza la opción Regla.
Marca la casilla Regla para mostrarla o desmárcala si quieres ocultarla.

En cuanto actives la casilla, la regla aparecerá al instante sobre el área de edición. Si vuelves a desmarcarla, desaparecerá igual de rápido. En algunas resoluciones puede que tengas que maximizar la ventana de Word para ver el grupo «Mostrar» completo.

Cómo activar la regla vertical en Word

La regla horizontal es la que más se ve, pero Word también puede mostrar una regla vertical en el borde izquierdo cuando estás en la vista adecuada. Esta regla te ayuda a controlar márgenes, encabezados y pies de página y la disposición vertical del contenido.

Para activar la regla vertical en Word para Windows, el proceso típico es así:

Ve a Archivo > Opciones.
En el panel izquierdo, entra en la sección Avanzadas.
Desplázate hacia abajo hasta el apartado Mostrar o «Mostrar opciones de este documento».
Marca la casilla Mostrar regla vertical en la vista Diseño de impresión.
Haz clic en Aceptar para guardar los cambios.

Ten en cuenta que la regla vertical se muestra principalmente en la vista Diseño de impresión, ya que es la vista que representa la página tal como se imprimirá. Si estás en Modo de lectura o en otra vista, puede que no se vea aunque la opción esté activada.

Cambiar la unidad de medida de la regla

Por defecto, Word suele mostrar la regla en centímetros o pulgadas, según la configuración regional del sistema. Sin embargo, puedes cambiar fácilmente esa unidad si te resulta más cómodo trabajar de otra manera (por ejemplo, en milímetros o en puntos).

Para modificar la unidad de medida de la regla en Word de escritorio, sigue estos pasos generales:

Haz clic en Archivo > Opciones.
Accede al apartado Avanzadas en el menú lateral.
Baja hasta la sección Mostrar (Display).
En el campo Mostrar medidas en unidades de, elige la unidad que prefieras (centímetros, pulgadas, milímetros, puntos, picas, etc.).
Confirma con Aceptar para aplicar la nueva configuración.

A partir de ese momento, todas las marcas de la regla pasarán a utilizar la unidad seleccionada. Por ejemplo, si eliges centímetros y en la regla ves el número 2, significa que el texto o el margen está exactamente a 2 cm del borde de la página.

Opciones de visualización relacionadas con la regla (ONLYOFFICE y otros)

En el caso del Editor de documentos de ONLYOFFICE, la regla suele venir activada por defecto, pero también la puedes mostrar u ocultar desde su pestaña de Vista. Además de la regla, este editor ofrece varias opciones de visualización que influyen en cómo trabajas con el documento:

Por ejemplo, puedes configurar que se muestre siempre la barra de herramientas superior. Si desactivas esa opción, la barra con los comandos se oculta y solo verás los nombres de las pestañas, lo que da más espacio al área de edición cuando estás trabajando en pantallas pequeñas.

También puedes activar o desactivar la barra de estado, situada en la parte inferior. Esta barra incluye información útil como el número de página, el recuento de palabras, mensajes de estado («Todos los cambios guardados», «Se ha perdido la conexión», etc.) y accesos rápidos para cambiar el idioma de corrección, activar la revisión ortográfica, gestionar el seguimiento de cambios o ajustar el zoom.

Otra opción interesante es el panel izquierdo, donde se ubican funciones como Buscar y reemplazar, la lista de comentarios o el panel de encabezados para moverte por el documento. Activarlo o desactivarlo te permite adaptar el espacio disponible según si estás revisando contenido o centrado en escribir.

De forma similar, el panel derecho muestra la configuración detallada del objeto seleccionado (imágenes, tablas, gráficos, etc.). Es muy útil cuando estás retocando el formato de elementos concretos y quieres tener todo a mano sin perder de vista el documento.

Cómo usar la regla para establecer márgenes

Los márgenes son los espacios en blanco que rodean el contenido en cada página y son clave para que el resultado final tenga una presentación limpia y equilibrada, especialmente en la maquetación de libros en Word. Puedes definirlos desde las opciones de diseño de página, pero la regla te permite ajustarlos de forma visual y rápida.

En Word y en editores similares, puedes elegir entre márgenes predefinidos (como Normal, Estrecho, Moderado, Ancho, etc.) o configurar márgenes personalizados introduciendo valores para los lados superior, inferior, izquierdo y derecho. Sin embargo, si quieres ver de inmediato cómo afecta el cambio al contenido, la regla es tu aliada.

Para establecer o modificar los márgenes mediante la regla:

Localiza las zonas sombreadas o grises en la regla, que indican el área correspondiente a los márgenes de la página.
Coloca el cursor del ratón sobre el límite entre la zona gris y la zona blanca en la regla horizontal para ajustar los márgenes izquierdo y derecho.
Haz clic y arrastra suavemente hacia dentro o hacia fuera hasta que el contenido quede como quieres.
En la regla vertical (cuando está visible), puedes hacer algo parecido para modificar márgenes superior e inferior, viendo enseguida cómo se recoloca el texto en la página.

Este sistema es especialmente útil cuando necesitas afinar pequeños detalles, como ganar un pelín de espacio para que un párrafo no salte de página o ajustar el documento a unos requisitos de maquetación concretos.

Cómo crear sangrías con la regla

Las sangrías permiten controlar la distancia entre el texto de un párrafo y los márgenes. Resultan fundamentales para mejorar la legibilidad, separar bloques de texto y dar estructura al documento (por ejemplo, en listas numeradas, citas o bibliografías), y facilitan limpiar el formato cuando lo necesites.

En la regla horizontal, justo en la parte izquierda, verás marcadores con forma de triángulos y un pequeño rectángulo. Cada uno controla un tipo de sangría diferente, y entenderlos te ayudará a ajustar el formato con mucha precisión.

Para establecer sangrías usando la regla:

Selecciona los párrafos que quieras modificar, de forma que cualquier cambio en la regla afecte solo a esa selección.
Usa el marcador de Sangría de primera línea (triángulo superior) para desplazar únicamente la primera línea del párrafo desde el margen izquierdo.
Utiliza el marcador de Sangría francesa (triángulo inferior) para mover solo la segunda línea y las siguientes, dejando la primera sin sangría.
Arrastra el marcador de Sangría izquierda (el pequeño cuadrado bajo los triángulos) para mover todo el párrafo a la vez respecto al margen izquierdo.
En el extremo derecho de la regla, el marcador de Sangría derecha permite acercar o alejar el texto del margen derecho, controlando la anchura del bloque de párrafo.

Jugando con estos marcadores podrás crear formatos clásicos como sangría de primera línea en párrafos normales, sangría francesa en referencias bibliográficas o sangrías especiales en citas destacadas.

Caso especial: cómo hacer una sangría francesa

La sangría francesa es un estilo muy típico en listados de referencias, bibliografías y citas. Se caracteriza porque la primera línea del párrafo queda alineada con el margen, mientras que el resto de líneas se desplaza hacia la derecha, creando un efecto visual que destaca el inicio de cada entrada.

Para crear una sangría francesa con la regla:

Selecciona el párrafo o conjunto de párrafos donde quieras aplicar este formato.
En la regla horizontal, localiza los tres marcadores de sangría situados en el margen izquierdo.
Deja el marcador de Sangría de primera línea (triángulo superior) en el margen o donde quieras que empiece la primera línea.
Haz clic en el marcador triangular inferior, que es el de Sangría francesa, y arrástralo hacia la derecha hasta la posición deseada.
Si necesitas mover todo el bloque sin perder la proporción entre primera y siguientes líneas, arrastra el marcador rectangular de Sangría izquierda, que desplazará a la vez los otros dos.

Con esto conseguirás que el nombre del autor o el elemento principal quede perfectamente visible al inicio de cada referencia, mientras que el resto de la información se alinea de forma ordenada bajo la sangría francesa.

Cómo establecer tabulaciones usando la regla

Una tabulación es el punto donde se detiene el cursor cuando pulsas la tecla Tab. Sirve para alinear texto en columnas virtuales dentro de un mismo párrafo, especialmente útil en listados de datos, encabezados de documentos, tablas de contenidos sencillas o alineación de importes y fechas.

Word permite varios tipos de tabuladores y puedes gestionarlos de forma gráfica a través de la regla horizontal, lo que te da un control muy preciso sobre la posición y alineación del texto.

Para configurar paradas de tabulación en la regla, puedes seguir un flujo como este:

En el extremo izquierdo de la regla horizontal verás un pequeño botón de tipo de tabulación. Haz clic en él para cambiar el estilo de tabulador que vas a colocar.
Elige entre los principales tipos de tabulación disponibles:

La tabulación izquierda alinea el texto a la izquierda en el punto de tabulación, de modo que el contenido se extiende hacia la derecha al escribir.
La tabulación centrada coloca el texto de forma que el punto de tabulación queda en el centro de la línea escrita.
La tabulación derecha alinea el texto de tal forma que el extremo derecho queda en la posición de tabulación y el texto se rellena hacia la izquierda.
La tabulación decimal sirve para alinear números alrededor de la coma decimal, ideal para listados de importes; no importa el número de dígitos, la coma se mantiene en la misma vertical.
La tabulación de barra no coloca texto como tal, sino que inserta una línea vertical en la posición de tabulación, útil para separar visualmente columnas de texto.

Una vez seleccionado el tipo de tabulador, haz clic en la parte inferior de la regla horizontal, justo en el punto donde quieras establecer la parada. Podrás arrastrarla a izquierda o derecha para afinar su posición exacta. Si quieres eliminar una tabulación, arrástrala fuera de la regla hasta que desaparezca.

Ajustar el ancho de celdas y columnas de tablas con la regla

Cuando trabajas con tablas, la regla se convierte en una herramienta muy práctica para controlar el ancho de columnas y celdas. Esto te permite maquetar mejor los datos, evitando columnas excesivamente estrechas o desproporcionadas.

En Word y en editores como ONLYOFFICE, puedes ajustar una celda de varias formas diferentes. Si quieres modificar solo una celda concreta, puedes seleccionar esa celda, colocar el ratón en su borde derecho hasta que el puntero se convierta en una flecha de doble sentido y arrastrar hacia la izquierda o la derecha para ensancharla o estrecharla.

Si lo que quieres es cambiar la anchura de todas las celdas de una columna a la vez, es más cómodo utilizar los marcadores de la regla horizontal. Al seleccionar la tabla o la columna, verás en la regla indicadores de los límites de columna. Mueve esos marcadores para modificar uniformemente la anchura de esa columna en toda la tabla.

Combinando la regla con las herramientas de diseño de tabla, podrás conseguir que tus tablas queden perfectamente alineadas y sean mucho más legibles, sin necesidad de estar entrando y saliendo de cuadros de diálogo de formato.