Los errores de impresión en Windows son más comunes de lo que pensamos, y pueden surgir por una gran variedad de causas: desde la propia impresora, el sistema operativo, conflictos de red o problemas con los controladores. Si bien puede ser frustrante, la mayoría de estos fallos tienen soluciones prácticas que cualquier usuario puede aplicar sin necesidad de conocimientos avanzados.
En este artículo vas a encontrar una guía extensa y detallada para identificar y solucionar los errores más habituales al tratar de imprimir desde un ordenador con Windows, tanto si tienes una impresora con cable como si es WiFi o Bluetooth. Además, abordaremos cómo actuar cuando los drivers fallan, cuando no se detecta la impresora o cuando aparecen errores relacionados con la cola de impresión.
Errores comunes al instalar o conectar una impresora
El primer punto de fallo suele estar en la instalación de la propia impresora. Si bien Windows detecta automáticamente muchas impresoras, a veces hay conflictos con los controladores o con el puerto de conexión. Lo ideal es comprobar primero la conexión física o inalámbrica del dispositivo y luego revisar el estado del driver.
Si la instalación falla, puede deberse a un mal funcionamiento del cable USB. Se recomienda probar otro puerto o incluso cambiar directamente el cable. También es aconsejable desconectar otros dispositivos USB que puedan estar interfiriendo.
Otra opción sencilla es apagar la impresora y el ordenador, y volver a encenderlos tras unos minutos. Este reinicio puede limpiar posibles errores temporales del sistema.
Es importante asegurarse de que no haya ningún virus o malware que bloqueen la instalación o el funcionamiento del software de la impresora. Un análisis completo con el antivirus actualizado puede ahorrarte muchos dolores de cabeza.
Desde la configuración de Windows puedes acceder al solucionador de problemas de impresoras, una herramienta que analiza e intenta corregir automáticamente errores relacionados con la instalación o conectividad de tus dispositivos de impresión.
Errores al intentar vincular la impresora con el ordenador
En ocasiones el sistema no detecta que la impresora está conectada, aunque esté encendida y conectada correctamente.
Lo primero es acceder a Configuración > Dispositivos > Impresoras y escáneres y hacer clic en “Agregar una impresora o escáner”. Si no aparece, puedes hacer clic en “La impresora que quiero no está en la lista” y forzar la búsqueda manual.
Si estás usando una impresora WiFi, asegúrate de que esté conectada a la misma red que el ordenador y que ambas estén dentro del alcance del router. Puedes acercar el dispositivo al router o conectar por cable para descartar problemas de señal.
Visitar la web del fabricante es también una buena opción, ya que ahí suelen ofrecer utilidades específicas para detectar e instalar impresoras de forma automática.
No olvides revisar que la impresora esté encendida y no figure como «sin conexión». Puedes cambiar este estado desde las opciones avanzadas de impresión de Windows.
Errores con cartuchos y tóner
Un problema frecuente es que el equipo detecte como vacío un cartucho que en realidad tiene tinta. Esto puede deberse a un fallo en el chip del cartucho o a suciedad acumulada en el detector.
En estos casos, retira el cartucho y limpia cuidadosamente sus contactos con un algodón seco. Si el cartucho no tiene chip, deberías contactar con tu proveedor para solicitar reemplazo.
Si el cartucho es compatible pero no original, puede que no sea reconocido por el software o que el driver actual no lo gestione correctamente. Instalar los controladores oficiales actuales puede resolver este tipo de incompatibilidades.
Una técnica útil consiste en agitar suavemente los cartuchos de tóner, para redistribuir el polvo interno si lleva mucho tiempo sin usarse, sobre todo en impresoras láser.
Si estás imprimiendo en color y los resultados salen desajustados, es probable que necesites realizar una alineación de cabezales desde las herramientas de mantenimiento que incluyen la mayoría de los softwares de impresora.
Solucionar errores del controlador de la impresora
Los controladores son responsables de que el sistema se comunique correctamente con la impresora. Si están desactualizados o son defectuosos, pueden causar que la impresora no sea reconocida o que no se pueda imprimir.
Accede al Administrador de dispositivos desde el menú de inicio y busca tu impresora en la lista. Haz clic derecho y selecciona “Actualizar controlador”. Windows buscará automáticamente la versión más reciente.
En caso de que no lo encuentre, visita la página de soporte del fabricante, descarga la versión más reciente de los controladores y sigue las instrucciones de instalación manual.
Si el problema persiste, desinstala completamente la impresora y vuelve a instalarla desde cero. Esto suele corregir conflictos anteriores o errores en la configuración.
Otra opción disponible es usar los controladores genéricos de Windows, que ofrecen funciones básicas pero funcionan con la mayoría de los dispositivos.
Problemas de red y conectividad
Las impresoras WiFi requieren una configuración más meticulosa, ya que dependen de una red estable y bien configurada.
Primero debes garantizar que la impresora y el PC están en la misma red local. Puedes reiniciar ambos dispositivos e incluso el router si hay sospechas de que la conexión está fallando.
Para impresoras WiFi que dejan de funcionar, accede al solucionador de problemas desde “Configuración > Actualización y seguridad > Solucionar problemas > Impresora”. Esto abrirá una herramienta que detecta problemas automáticamente.
Si la cola de impresión está atascada, lo recomendable es detener el servicio de impresión, borrar los archivos temporales y reiniciar el servicio. Para ello, accede a “Servicios” desde el menú de inicio, busca “Cola de impresión”, haz clic derecho y detén el servicio.
Luego abre el explorador y navega a %WINDIR%\system32\spool\printers. Elimina todos los archivos de esa carpeta y vuelve a iniciar el servicio desde el mismo menú anterior.
Estado de la impresora y errores comunes
En algunas ocasiones, la impresora puede aparecer como “sin conexión”, aunque esté encendida. Para volver a ponerla en línea, accede a “Dispositivos e impresoras”, haz clic sobre ella, selecciona “Abrir cola” y desde el menú elige que no esté marcada la opción “Usar impresora sin conexión”.
También es buena idea establecer la impresora predeterminada desde esa misma ventana, para evitar conflictos con otras impresoras que puedan estar instaladas.
Si la impresora Bluetooth no responde, comprueba que el icono de Bluetooth esté activo y visible en tu impresora. También asegúrate de que no está emparejada con otro dispositivo.
Si el problema continúa, puedes actualizar el controlador Bluetooth desde el Administrador de dispositivos o buscar una versión compatible en la web oficial del fabricante.
Problemas con la impresión propiamente dicha
Cuando la impresora está correctamente instalada pero las copias no salen bien, el problema suele estar en los consumibles, el tipo de papel o la configuración general de impresión.
Si los colores salen mal o las líneas aparecen desalineadas, accede a las preferencias de impresión, busca la opción de alineación de cabezales o limpieza y sigue el proceso paso a paso.
Si la impresión es borrosa, puedes estar usando papel de baja calidad o húmedo. También podría deberse a que estás imprimiendo en modo económico. Sube la densidad de tinta desde las opciones de calidad o prueba con papel fotográfico si imprimes imágenes.
Las páginas en blanco pueden significar que el software de impresión está dañado. Prueba a desinstalarlo y volver a instalarlo desde la web del fabricante, garantizando que sea la versión más reciente.
Uno de los errores más recurrentes es el atasco de papel. Antes de retirar el folio manualmente, apaga la impresora y comprueba si tiene un botón de expulsión (un icono con un folio y una flecha). Si no, abre las tapas con cuidado y busca restos de papel que puedan estar bloqueando el paso.
Mensajes de error y sus interpretaciones
Las impresoras suelen indicarnos qué error está ocurriendo, ya sea mediante mensajes en su pantalla, luces LED o sonidos.
Conviene leer el manual del fabricante o consultar su web oficial, donde suelen estar detallados todos los errores posibles y su solución específica.
Errores como “nivel de tinta bajo” deben tratarse lo antes posible, cambiando el cartucho para evitar daños en el cabezal o que baje la calidad de impresión.
La mayoría de las impresoras modernas ofrecen indicaciones paso a paso en sus displays, lo que facilita mucho más resolver cada situación.
Si aún así no encuentras solución, puedes acudir al foro o centro de soporte oficial del fabricante, donde suelen tener herramientas automáticas y asistencia técnica para cada modelo.
Configuraciones avanzadas para optimizar el uso de tu impresora
Si necesitas imprimir con distintas configuraciones (por ejemplo, en color y en blanco y negro), puedes instalar varias veces la misma impresora en Windows, asignando diferentes ajustes a cada instalación.
Para hacerlo, primero averigua el puerto y controlador actual de tu impresora desde “Dispositivos e impresoras > Propiedades de la impresora”. Apúntalos porque los necesitarás.
Luego selecciona “Agregar una impresora”, haz clic en “La impresora que quiero no está en la lista” y selecciona “Agregar una impresora local con configuración manual”.
Cuando te pida elegir un puerto, selecciona el mismo que usa la impresora original. Y en el paso siguiente selecciona el mismo controlador. Esto te permitirá crear una “copia” personalizada, pero basada en la misma impresora.
Así podrás crear una versión para imprimir a todo color y otra para borradores en escala de grises o baja calidad. Desde el menú de impresión de cada aplicación podrás seleccionar la versión que más se adapte a tu necesidad en ese momento.
Además, puedes cambiar el nombre de cada instalación para identificar mejor cada perfil desde las propiedades de la impresora. Una funcionalidad poco conocida, pero muy práctica para quienes imprimen con frecuencia.
Si alguna de estas impresoras duplicadas no aparece, puedes acceder a todas desde el comando ejecutar (tecla Windows + R) e introducir el comando: shell:::{26EE0668-A00A-44D7-9371-BEB064C98683}:::{2227A280-3AEA-1069-A2DE-08002B30309D}. Esto abrirá una vista más detallada de todos los dispositivos instalados.