Cómo usar e instalar Google Calendar en el escritorio

Quien ya ha utilizado el calendario de Google conoce bien las ventajas organizativas de contar con una agenda y calendario electrónico, tanto para uso profesional como para uso privado. Lo más práctico es sin duda disponer de Google Calendar en escritorio de nuestro ordenador, para obtener el mejor rendimiento y tener todos nuestros planes y citas a un clic de distancia.

Para quien aún no lo sepa, Google Calendar fue desarrollado en el año 2006 y presentado en 2009 como un producto terminado perfectamente funcional. Su interfaz es similar a otras utilidades de calendario para escritorio como por ejemplo iCal (para Mac OS X) o Microsoft Outlook. Entre sus principales funcionalidades destaca la posibilidad de sincronizarlo con los contactos de Gmail.

Google Calendar: ¿cómo obtenerlo?

El calendario de Google viene instalado por defecto en todas las versiones del sistema operativo Windows. Por eso acceder a Google Calendar y empezar a organizar nuestro tiempo y actividades, es muy sencillo. En caso de que no esté, se puede descargar de forma gratuita desde Chrome Web Store.

Si ya tenemos una cuenta de Google, en primer lugar hay que acceder a ella. Si aún no tenemos una, hay que crearla. De este modo, al entrar en la web de Google, hay que ir a la esquina superior derecha y pulsar sobre el icono de las aplicaciones (como se muestra en la imagen de arriba). En el desplegable que se abre a continuación solo hay que seleccionar el icono del Calendario de Google.

El Calendario de Google funciona con las principales versiones anteriores y actuales de los siguientes navegadores: Google Chrome, Microsoft Edge, Firefox y Safari.

Crear un nuevo calendario

Google nos permite crear tantos calendarios como queramos. De este modo podremos llevar un seguimiento de diferentes tipos de eventos: compromisos profesionales, la agenda de nuestros hijos, citas médicas, etc. Para crear y configurar un nuevo calendario estos son los pasos a seguir:

1. En el ordenador abrimos el Calendario de Google.
2. A la izquierda, junto a «Otros calendarios», hacemos clic en «Agregar otros calendarios Más» y después en «Crear calendario».
3. A continuación agregamos un nombre y una descripción para el nuevo calendario.
4. Finalmente, hay que hacer clic a «Crear calendario».

Compartir y editar calendarios

Los calendarios se pueden compartir con otros usuarios, lo cual es muy práctico en determinados casos. Por ejemplo, en grupo de trabajo. Para hacerlo hay que hacer clic en el icono del calendario en la barra de la izquierda y después seleccionar «Compartir con personas específicas».

Para editar el nombre y el aspecto de un calendario hay que acceder a «Mis calendarios» y seleccionar el que deseamos modificar. Después vamos a «Más opciones», luego a «Configuración y uso compartido» y en el cuadro que aparece en la parte superior, cambiamos el nombre o elegimos un nuevo color.

Sincronización de Google Calendar con Windows Calendar

La forma más fácil de obtener la información de su Calendario de Google es sincronizándola con su Calendario de Windows. De este modo se puede acceder a todas las citas y anotaciones desde el propio sistema operativo. Los pasos para sincronizar ambos calendarios son muy sencillos:

1. En el menú Inicio del ordenador, escribimos calendario y en los resultados seleccionamos la aplicación «Calendario».
2. Abrimos la aplicación y seleccionamos el icono de la rueda dentada o engranaje que se sitúa en la parte inferior izquierda. Así accedemos al menú de configuración.
3. A continuación seleccionamos «Administrar cuentas» y después «Agregar cuenta».

Instalar Google Calendar en el escritorio

Lo primero en que debemos hacer antes de poner Google Calendar en escritorio es asegurarnos de que nuestro navegador Google Chrome esté actualizado en su última versión. Eso evitará muchos fallos de funcionamiento. Una vez hecho esto, seguimos los siguientes pasos:

1. Para empezar, entramos en Crome Web Store.
2. En la barra de búsqueda, escribimos el nombre de la extensión: Google Calendar.
3. En la lista de resultados que se despliega, seleccionamos la extensión y hacemos clic en la opción «Añadir a Chrome».
4. Aparecerá una ventana emergente. En ella seleccionamos «Añadir extensión». Al hacer esto, se iniciará la descarga e instalación de forma automática.
5. Cuando se complete la instalación, aparecerá Google Calendar en escritorio en una ventana independiente.
6. Finalmente, hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre el icono de Google Calendar y seleccionar «Anclar a la barra de tareas».

¿Se puede usar en un escritorio Mac?

Si en lugar de Windows somos usuarios del sistema operativo iOS, también podemos usar el Google Calendar e instalarlo en nuestro escritorio. Lo más importante, para que todo sea más sencillo y fluido, es haber vinculado antes nuestra cuenta de Google a nuestro Mac. Así es como podemos comprobarlo:

1. En primer lugar, vamos a «Preferencias de sistema».
2. Desde allí seleccionamos la opción «Cuentas de internet».
3. En el listado que aparece podremos ver cuáles son las cuentas sincronizadas en nuestro Mac.

Si la cuenta ya está vinculada, no habrá ningún problema para iniciar la sincronización de cuentas. El proceso es el mismo que hemos explicado más arriba. No obstante, no debemos olvidar que para poder hacer uso de ella habrá que configurarla antes.

Aun así, y a pesar de tener las mismas funciones, es importante saber que no vamos a poder vincular Google Calendar con Apple Calendar, ya que su software es diferente y totalmente incompatible. Esto puede parecer un problema, pero son muchos los usuarios que se adaptan perfectamente a esta situación y manejan ambos calendarios sin conflicto, separando las finalidades de cada uno de ellos en su Mac.

Cómo usar Google Calendar

Manejar este calendario es muy sencillo y ofrece muchas ventajas prácticas, especialmente si tenemos Google Calendar en escritorio. Estas son algunas instrucciones básicas para utilizarlos y sacar el mejor provecho de él:

Vista del calendario

La vista predeterminada de Google Calendar es la visualmente más simple, aunque se puede modificar para adaptarla a nuestro propio gusto. Si trabajamos con varios calendarios a la vez es una buena diferenciarlos con diferentes modos de vista.

En la esquina superior derecha de Google Calendar encontramos las opciones de visualización: Día, Semana, Mes, Año, Agenda o 4 días.

Navegar por el calendario

Si usamos Google Calendar en el escritorio del ordenador, hay dos formas de pasar de una fecha a otra:

• Usando las flechas de la esquina superior izquierda del calendario.
• A través del calendario en miniatura que se halla en la esquina superior izquierda.

En un smartphone (ya sea Android o iOS) la navegación es algo distinta, aunque también encontraremos las opciones en la esquina superior izquierda de la pantalla.

Crear y editar eventos

Para crear un evento o marcar una fecha en nuestro calendario hay que proceder del siguiente modo:

1. En la esquina superior derecha seleccionamos la opción «Crear».
2. Allí escribimos el título, la fecha y la hora del evento, por ejemplo: reunión.
3. Para invitar a otro usuario a nuestro evento,  seleccionamos «Agregar una persona a la reunión» y escribimos su dirección de correo electrónico. Así, recibirá una invitación en su bandeja de entrada.
4. Para finalizar, hacemos clic en «Guardar».

Para borrar o editar el evento vamos al primer paso de la lista anterior, pero seleccionando la opción correspondiente. Lo mismo para realizar búsquedas de eventos.

Imprimir calendarios

A veces puede resultar práctico imprimir calendarios en papel o guardarlos en formato PDF para que puedan ser vistos por otros sin tener que compartir toda su información. Así es cómo se hace:

1. En la esquina superior derecha, elige una opción para seleccionar un periodo determinado del calendario (día, semana, mes, año…)
2. A continuación hacemos clic en «Configuración» y luego en «Imprimir».
3. En la ventana «Vista previa de impresión» podremos cambiar algunos detalles como el tamaño o el color de la fuente.
4. Finalmente, hacemos clic en «Imprimir».

Trabajar sin conexión

Con la función de calendarios sin conexión, podremos acceder a los nuestros incluso cuando no estemos conectados a Internet. Esto es particularmente útil en localizaciones donde las conexiones son débiles o poco seguras.

Hay ciertas funciones de Google Calendar que se pueden realizar sin necesidad de estar conectados a la red, como por ejemplo la consulta o la visualización de eventos. Para esto solamente hay que hacer lo siguiente:

1. Abrimos el Calendario de Google.
2. En la esquina superior derecha, hacemos clic en el menú de «Configuración».
3. A la izquierda, en la pestaña «General», seleccionamos la opción «Sin conexión» y a continuación la de «Activar calendario sin conexión».

Una vez hecho esto, el calendario estará listo para ser usado sin conexión. En la esquina superior derecha del calendario, encontraremos la opción «Sincronizar». Cuando vayamos a utilizarlo, aparecerá el aviso de «Parece que no tienes conexión. Es posible que no puedas realizar algunas acciones».

Al usar calendarios sin conexión, es importante tener en cuenta que los datos se sincronizarán desde la última vez que nuestro ordenador estuvo en línea. Tampoco podremos crear o editar eventos, enviar invitaciones así como acceder a las tareas y recordatorios.