Cómo comprimir un PowerPoint en simples pasos

PowerPoint

PowerPoint se ha convertido por méritos propios en la mejor aplicación que tenemos a nuestra disposición para crear presentaciones de cualquier tipo, ya sea con imágenes, vídeos, música, gráficos interactivos… Cualquier cosa que se nos pase por la cabeza, está disponible en PowerPoint, aunque en ocasiones algunas funciones no son fáciles de encontrar.

Cómo dice el dicho: Cuánto más azúcar, más dulce (pero no más sano). Este dicho se aplica perfectamente a las presentaciones que creamos a través de PowerPoint. Cuantas más imágenes, vídeos (si no se trata de un enlace externo) o archivos de audio incluyamos, el espacio que ocupará el archivo resultante tendrá un mayor tamaño.

Si la presentación vamos a realizarla de forma presencial, realmente el espacio que ocupa el archivo final importa muy poco, ya que prima la calidad del contenido por encima de todo. Sin embargo, si tenemos que compartir el archivo con otras personas (como por ejemplo clientes), no le podemos presentar un archivo de 500 MB a través de un enlace a un sistema de almacenamiento en la nube. La única opción en estos casos es reducir la calidad del archivo comprimiendo el PowerPoint.

Cuando hablamos de comprimir un PowerPoint, no estoy hablando de utilizar una aplicación tipo Zip, que obligue al destinatario a descomprimirlo (si es que sabe), sino que utilizar el método de compresión nativo que la propia Microsoft nos ofrece a través de PowerPoint, un sistema de compresión que se encarga de reducir el tamaño final.

Comprimir un Powerpoint

PowerPoint pone a nuestra disposición tres opciones a la hora de comprimir el archivo que hemos creado, opciones que se adecúan al uso y fin que tengamos pensado hacer con él y del contenido que incluya.

Si incluye algún vídeo o archivos de audio, PowerPoint nos ofrecerá, dentro del menú Archivo > Información la opción Tamaño y rendimiento de archivos multimedia. Si no incluye ningún tipo de archivo de vídeo o audio, este menú no aparecerá. Las tres opciones que nos ofrece son:

Opciones de compresión de PowerPoint

Comprimir PowerPoint

  • Full HD (1080p). Esta opción de compresión nos permite reducir el tamaño final de archivo modificando la resolución del vídeo o vídeos que hayamos incluido hasta 1080p manteniendo la calidad del audio.
  • HD (720p). En esta segunda opción, la calidad del vídeo se reduce hasta 720p, la calidad estándar que actualmente podemos encontrar encontrar en YouTube sin ir más lejos.
  • Estándar (480p). Si queremos reducir al máximo el tamaño final de archivo, debemos seleccionar Estándar 480p, una opción ideal si queremos compartir el archivo resultante por correo electrónico.

Comprimir PowerPoint

Una vez tenemos claro cual es el tipo de compresión que queremos utilizar, debemos pulsar sobre en ella para que de comienzo el proceso de compresión, compresión que solo afecta al vídeo (y su correspondiente audio) que hemos añadido a la presentación. En este caso se trata de un vídeo de 25 minutos a resolución 720p. Este método de compresión también comprime el tamaño de las imágenes, aunque esta opción también la tenemos disponibles cuando no se incluyen videos ni archivos de audio.

Para que os hagáis una idea de la reducción de tamaño que podemos obtener, a continuación os muestro los resultados obtenidos tras comprimir el archivo PowerPoint utilizando los tres métodos de compresión. El archivo inicial del archivo, que incluye un vídeo de 25 minutos a resolución 1080p,  es de 393 MB.

  • Compresión del archivo PowerPoint con un vídeo 25 minutos a resolución 720 utilizando el método de compresión Full HD (1080p): 1.7 MB. Prácticamente el mismo. Al ser una opción para reducir la resolución del vídeo, y este encontrarse en resolución 720p, no va a aumentar el tamaño del mismo para adaptarlo a 1080p, se trata de reducir el espacio que ocupa, no ajustar la resolución.
  • Compresión  del archivo PowerPoint con un vídeo 25 minutos a resolución 720 utilizando el método de compresión HD (720p): 8 MB. El vídeo se encuentra en la misma resolución que el formato de compresión que hemos utilizado, por lo que la reducción que obtenemos también es mínima.
  • Compresión del archivo PowerPoint con un vídeo 25 minutos a resolución 720 utilizando el método de compresión Estándar (480p): 54 MB. Aunque la compresión no es muy elevada, si se ha reducido el tamaño final del archivo.

Un aspecto que debemos tener en cuenta a la hora de añadir vídeos en presentaciones de PowerPoint, es su finalidad: presentación en oficina, enviar por correo electrónico… ya que dependiendo de su finalidad, podemos optar por añadir los vídeos en su resolución original o bien utilizar la mínima resolución posible sin que por ello, perdamos calidad de reproducción.

Comprimir imágenes en PowerPoint

Comprimir imágenes PowerPoint

Si la presentación que hemos creado únicamente incluye imágenes, la opción Tamaño y rendimiento de archivos multimedia no se mostrará dentro del menú Información de PowerPoint, ya que únicamente se considera contenido multimedia tanto vídeos como audios. Al nos mostrar esta opción, PowerPoint nos obliga a utilizar la función específica disponible en la aplicación para reducir el tamaño de las imágenes para así reducir el tamaño final de archivo que hemos creado.

Para reducir el tamaño de las imágenes que hemos incluido en un archivo de PowerPoint, debemos realizar los siguientes pasos:

  • En primer lugar, debemos seleccionar cualquier de las imágenes que forman parte del archivo.
  • A continuación, nos dirigimos, dentro de la cinta, a Formato.
  • Dentro de Formato, en la parte izquierda, pulsamos en Comprimir imágenes.
  • Seguidamente se mostrará un cuadro de diálogo con la opción Aplicar solo esta imagen (debemos desmarcar esta casilla para que todas las imágenes del archivo se compriman).
  • A continuación, debemos establecer que resolución queremos que conserven las imágenes incluidas de entre las siguientes opciones
    • Alta fidelidad: conserva la calidad de la imagen original.
    • HD: perfecta para pantallas con resolución HD
    • Impresión: Calidad que nos peritimirá imprimir las diapositivas a buena resolución y se mostrará con excelente calidad en cualquier pantalla.
    • Web: Esta opción es la que debemos seleccionar si vamos a realizar la presentación vía web o a través de un proyector.
    • Correo electrónico. Reduce el tamaño del archivo al máximo para poder enviarlo por correo electrónico.
    • Usar la resolución predeterminada. Esta opción conserva la resolución original de todas las imágenes que forman parte de la presentación.

Una vez hemos establecido el formato que queremos que ofrezcan todas las imágenes de nuestro archivo, debemos guardar los cambios para que veamos reflejado en cuanto se ha reducido el espacio de archivo PowerPoint.


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