La automatización en la administración del sistema está viviendo un momento dulce. La combinación de Copilot, flujos de trabajo, IA y plataformas de bajo código está cambiando la manera en la que los equipos de TI gestionan correo, servidores, tareas de usuario, seguridad o integraciones con otros servicios. Ya no se trata solo de encadenar scripts, sino de diseñar procesos inteligentes que entienden el contexto y se adaptan sobre la marcha.
Gracias a Microsoft 365 Copilot, Copilot Studio y Power Automate para escritorio, es posible crear flujos de trabajo complejos simplemente describiendo en lenguaje natural lo que queremos que ocurra: revisar correos prioritarios, lanzar scripts de PowerShell, coordinar aprobaciones, integrar datos de Dataverse o conectar servicios externos. Todo ello bajo el paraguas de gobierno, seguridad y cumplimiento de Microsoft 365.
La nueva ola de automatización: IA, bajo código e hiperautomatización
La evolución de la automatización ya no pasa solo por ejecutar tareas repetitivas. La inteligencia artificial integrada en las herramientas de Microsoft 365 permite que los flujos de trabajo aprendan de los datos, detecten patrones y se ajusten cuando cambia la situación. En lugar de seguir un guion rígido, los procesos pueden tomar decisiones en tiempo real: priorizar correos urgentes, clasificarlos, derivar incidencias o adaptar acciones según el historial del usuario.
Con el avance de la IA generativa y los agentes inteligentes, los flujos de trabajo dejan de ser meras secuencias de pasos para convertirse en procesos “vivos” capaces de colaborar entre sistemas, interpretar instrucciones en lenguaje natural y mantenerse en marcha incluso cuando aparecen casos no previstos en el diseño inicial.
Este enfoque desemboca en la llamada hiperautomatización, que consiste en automatizar al máximo los procesos de una organización combinando diversas tecnologías: IA, RPA, plataformas low-code/no-code y herramientas de minería de procesos. En administración del sistema esto se traduce en flujos de extremo a extremo: desde la detección de un evento (un correo, un incidente, una petición de usuario) hasta su resolución y registro, pasando por aprobaciones, notificaciones y actualizaciones de sistemas.
Las plataformas de bajo código y sin código juegan un papel clave en este escenario. Permiten que perfiles no estrictamente técnicos participen en la creación y mantenimiento de flujos de trabajo, reduciendo la dependencia del equipo de TI y acelerando la adopción de la automatización en toda la organización. Con plantillas, conectores predefinidos y diseñadores visuales, es mucho más rápido plasmar un proceso de negocio en un flujo operativo.
Además, la minería de procesos y la minería de tareas facilitan entender cómo se trabaja en realidad en el día a día. Estas herramientas identifican cuellos de botella, tareas manuales repetitivas (por ejemplo convertir CSV a Excel) y puntos susceptibles de automatización, y permiten medir el impacto de los flujos desplegados. Para administración del sistema, esto significa poder priorizar qué automatizar primero (tickets recurrentes, gestiones de cuentas, administración de correo, etc.) y justificar con datos las mejoras.
Flujos de trabajo con el agente Workflows de Microsoft 365 Copilot
Dentro del ecosistema Microsoft 365, uno de los pilares para crear flujos de trabajo es el agente de flujos de trabajo (Workflows Agent) integrado en Copilot. Este agente permite definir automatizaciones describiendo en lenguaje natural qué queremos lograr, sin tener que construir el flujo paso a paso desde cero.
En lugar de añadir manualmente cada conector, condición o acción, basta con escribir una instrucción del tipo “cada mañana revisa mis correos no leídos de las últimas 24 horas, clasifícalos y envíame un resumen por Teams”. A partir de esa descripción, el agente genera un flujo que combina Outlook, IA, Teams y demás servicios necesarios.
Con Workflows Agent se pueden automatizar tareas en Outlook, SharePoint, Teams, Planner y otros servicios de Microsoft 365, usando datos como el calendario, las listas de tareas, listas de SharePoint o tarjetas adaptables en Teams para recopilar información de usuarios. Todo esto sin escribir código, apoyándose en un diseñador visual donde se pueden revisar, probar y ajustar los flujos generados.
Requisitos previos para usar el agente de flujos de trabajo
Para empezar a crear flujos de trabajo con Copilot es necesario cumplir unos requisitos. Lo primero es formar parte del programa Frontier, ya que el agente de flujos de trabajo se distribuye inicialmente en este contexto. Una vez se tiene acceso, hay que añadir el agente desde la Tienda de agentes de Microsoft 365 Copilot.
El proceso es sencillo: iniciar sesión en Microsoft 365 Copilot, entrar en la sección “Agentes” del panel lateral, buscar el agente de flujos de trabajo (Frontier) y agregarlo. A partir de ese momento, “Flujos de trabajo” aparecerá como un agente más en el menú lateral.
A nivel de seguridad, es fundamental que las directivas DLP incluyan el conector Acciones de IA y la característica de petición de IA en Dataverse. Esta configuración se gestiona desde el Centro de administración de Power Platform para el entorno correspondiente. Además, para disponer de toda la funcionalidad, conviene habilitar los conectores de SharePoint, Aprobaciones, Teams, Planner y Outlook en las políticas de datos.
Creación de un flujo de trabajo con lenguaje natural
Una vez disponible el agente, crear un flujo es cuestión de pocos pasos. Se accede a Microsoft 365 Copilot, se selecciona el agente de flujos de trabajo en la sección Agentes y se escribe en el cuadro de texto lo que se desea automatizar, con el mayor nivel de detalle posible.
Por ejemplo, podríamos definir: “Cada mañana revisa los correos no leídos de mi bandeja de entrada de las últimas 24 horas, identifica los importantes y mándame un resumen estructurado por Teams”. Copilot interpreta esta descripción y genera un flujo con disparador diario, lectura de correos en Outlook, clasificación mediante IA y envío de mensaje a Teams.
El flujo resultante incluye todos los pasos necesarios: disparador en la franja horaria indicada, consulta de correos no leídos, filtrado por prioridad o urgencia, categorización (por ejemplo, “Necesita respuesta”, “Para tu información”, “Otros importantes”) y compilación de un resumen con remitente, asunto, breve descripción, fechas límite y próximas acciones sugeridas, que se envía al usuario en Teams.
Una vez generado, el flujo se puede abrir en el diseñador de Workflows para revisar cada acción, ajustar condiciones, cambiar el horario o enriquecer la lógica con pasos adicionales. El lenguaje natural sirve de punto de partida, pero el diseñador permite afinar la automatización al detalle cuando sea necesario.
Conexión automática a los servicios de Microsoft 365
El agente de flujos de trabajo es capaz de detectar qué servicios de Microsoft 365 hay que usar según lo que se escriba en el mensaje. Si en la petición mencionamos “bandeja de entrada” o “Outlook”, vinculará el flujo al buzón del usuario; si hablamos de “canal de Teams”, nos pedirá elegir el canal correcto si hay varias coincidencias.
En la descripción conviene especificar la ubicación de la bandeja de entrada o buzón de Outlook donde leer los correos, el chat o canal de Teams donde se publicará el resumen y, si se usan capacidades de IA con Dataverse, el tipo de agrupación o análisis deseado, por ejemplo: “agrupar los correos en categorías según si requieren respuesta, son informativos o son relevantes por fechas límite”.
El agente utiliza la cuenta del usuario en Microsoft 365 para crear las conexiones necesarias. Si el sistema no identifica de forma inequívoca un sitio de SharePoint o un canal de Teams (porque existan nombres similares o ambiguos), solicitará al usuario que confirme o seleccione el recurso correcto antes de continuar.
Pruebas, supervisión y administración de flujos
Una vez creado el flujo, es imprescindible validarlo. Desde la pestaña de actividad del agente de flujos de trabajo se puede lanzar una prueba manual del desencadenador, revisar el historial de ejecuciones y ver posibles errores.
Cuando se guarda un flujo, Copilot suele ofrecer la opción de probarlo inmediatamente a través del chat. También es posible ejecutar la prueba desde el botón “Probar” en la parte superior del diseñador, simulando el disparador que activa el flujo. Tras la ejecución, se recomienda revisar resultados, corregir pasos y repetir la prueba hasta que el comportamiento sea el esperado.
La página de actividad muestra un detalle de cada instancia del flujo: qué desencadenador se ejecutó, qué acciones se realizaron, el orden en que se procesaron y en qué paso se produjo un fallo si lo hubo. Además, se puede abrir una ejecución concreta para analizar entradas y salidas de cada acción.
En la lista general de flujos de trabajo se puede activar o desactivar cada flujo mediante el menú contextual, lo que resulta útil para pausar automatizaciones en mantenimiento o pruebas. Desde este mismo listado también es posible eliminar flujos de manera permanente, sabiendo que la eliminación no se puede deshacer y la automatización dejará de estar disponible.
Conectores y acciones disponibles para Workflows Agent
El agente de flujos de trabajo se integra con los servicios clave de Microsoft 365 más comunes en escenarios de administración y productividad. A través de conectores y acciones predefinidas, se pueden combinar tareas relacionadas con correo, archivos, listas, tareas, aprobaciones, usuarios o capacidades de IA.
En el conector integrado se incluyen acciones como desencadenadores de repetición o las Acciones de IA, que permiten aplicar modelos de IA para clasificar, resumir o transformar información. Con Outlook se pueden buscar horarios de reunión, leer correos, obtener eventos, crear citas, enviar y responder correos o crear contactos.
En el caso de SharePoint, los flujos pueden agregar elementos a listas, recuperar o eliminar elementos filtrando por distintos campos. Con Planner se puede mostrar o gestionar tareas del usuario. El conector de Aprobaciones ofrece acciones para crear solicitudes de aprobación y esperar las respuestas de los aprobadores.
También hay acciones para trabajar con el conector de usuarios de Office 365, como obtener el perfil de un usuario o su administrador directo, y con Dataverse orientado a IA (AIB), donde destaca la acción de Mensaje de IA para interactuar con modelos y procesar datos empresariales estructurados.
Si se necesitan flujos más avanzados o conectarse a servicios que no estén dentro de Microsoft 365, la recomendación es recurrir a Power Automate y a su amplio catálogo de conectores, incluidos los publicados por terceros. Workflows Agent cubre los escenarios más habituales dentro del ecosistema Microsoft, mientras que Power Automate permite ampliar la automatización a cualquier servicio compatible.
Visibilidad, gobierno y limitaciones de los flujos de trabajo
Desde el punto de vista de gobierno y seguridad de aplicaciones, los administradores controlan la disponibilidad de flujos de trabajo mediante la configuración de aplicaciones de Microsoft 365. En el Centro de administración de Microsoft 365, dentro de la sección de Copilot > Configuración > Agentes, se puede decidir si el agente de flujos de trabajo está disponible para todos los usuarios o solo para grupos concretos.
Los flujos de trabajo se rigen por las mismas políticas de seguridad, cumplimiento y retención que el resto de aplicaciones de Microsoft 365. En el Centro de administración de Power Platform, los administradores pueden ver y gestionar estos flujos aplicando prácticas estándar de ALM (ciclo de vida de aplicaciones), como control de versiones, entornos de desarrollo o producción, etc.
Por defecto, los flujos generados por el agente se alojan en el entorno predeterminado de la organización. Si se habilita el enrutamiento de entornos para Copilot Studio, estos flujos pueden desplegarse en el entorno de desarrollador personal (PDE) del creador, separando así pruebas y producción de manera más clara.
Hay que tener en cuenta ciertas limitaciones: los flujos generados por IA deben revisarse y probarse antes de usarlos en producción; actualmente no se pueden compartir flujos creados directamente en Workflows Agent, el conjunto de conectores soportados se limita a servicios de Microsoft 365 y no se admiten conectores personalizados o de terceros desde este agente.
Además, los flujos no corrigen automáticamente errores presentes en otros flujos ya existentes, y el uso del lenguaje natural puede provocar que se escoja el sitio de SharePoint o canal de Teams equivocado si sus nombres son muy parecidos. Por último, en el estado actual, los flujos de trabajo desde este agente solo están disponibles en idioma inglés.
Flujos de agente en Copilot Studio: automatización avanzada para administradores
Más allá del agente de flujos de trabajo integrado en Copilot, Microsoft ofrece los flujos de agente en Copilot Studio como herramienta para orquestar procesos empresariales complejos. Se trata de secuencias de acciones disparadas por eventos o condiciones específicas que pueden actuar como herramientas de un agente conversacional.
Estos flujos son deterministas: dadas unas mismas entradas, producirán siempre la misma salida, lo que los hace muy adecuados para procesos críticos de administración del sistema en los que se requiere comportamiento predecible y auditable (alta de usuarios, gestión de permisos, consultas a sistemas internos, etc.).
Copilot Studio distingue entre “temas” y “flujos de agente”. Los temas se centran en gestionar la conversación con el usuario (preguntas, respuestas, ramificaciones de diálogo) y pueden incluir acciones de fondo, mientras que los flujos de agente se optimizan para la ejecución de procesos empresariales no conversacionales, con capacidades de automatización más profundas.
Aunque puedan parecer similares a los flujos de nube de Power Automate, existen diferencias importantes. Los flujos de agente están pensados para integrarse de forma nativa con los agentes creados en Copilot Studio, se centran en la automatización inteligente dirigida por IA y se gestionan bajo un modelo de facturación por consumo dentro de Copilot Studio, sin requerir licencias individuales de Power Automate.
Otra diferencia clave es la compartición: los flujos de agente no se pueden copiar, compartir, ni asignar copropietarios o permisos de solo ejecución en Copilot Studio, algo que sí es posible con los flujos de nube. Sin embargo, un mismo flujo de agente puede usarse en varios agentes como acción reutilizable.
Relación con Power Automate y conectores premium
Los flujos de nube de Power Automate siguen siendo la opción más flexible cuando se quiere automatizar procesos entre múltiples servicios y aplicaciones externas, gracias a su amplio catálogo de conectores y acciones. Pueden funcionar de forma independiente o ser llamados desde flujos de agente para crear soluciones integrales.
En el caso de los flujos de agente, se pueden usar conectores premium sin necesidad de licencias adicionales de Power Automate, ya que se consideran flujos premium y su coste se gestiona vía Copilot Studio. Eso sí, actualmente no se pueden ejecutar flujos de escritorio de Power Automate (RPA de escritorio) directamente desde un flujo de agente.
Si al trabajar con Copilot Studio no se ven determinados flujos dentro de la lista disponible, lo más probable es que se hayan creado originalmente en Power Automate y no como flujos de agente. Para que aparezcan en Copilot Studio, es necesario convertirlos o crearlos de nuevo con el desencadenador y la acción específicos para agentes.
Para agregar un flujo a un agente de Copilot Studio, debe ser un flujo de solución que incluya el desencadenador “Ejecutar un flujo desde Copilot” y la acción “Responder a Copilot”, o su equivalente cuando se trabaja con agentes (por ejemplo, “Cuando un agente llama al flujo” y “Responder al agente”, según el escenario).
Creación de un flujo de agente como herramienta para un agente
Un caso típico en administración del sistema consiste en crear un flujo que actúe como herramienta de un agente para consultar información externa o ejecutar acciones concretas. Microsoft documenta este patrón con un ejemplo de previsión meteorológica usando MSN Weather, fácilmente extrapolable a consultas de sistemas internos o APIs de monitorización.
El flujo de agente debe cumplir varios requisitos: usar el desencadenador “Cuando un agente llama al flujo”, incluir la acción “Responder al agente” y estar configurado para responder en tiempo real. Para ello, la opción de respuesta asincrónica debe permanecer desactivada, lo que implica que el flujo debe devolver respuesta en menos de 100 segundos.
Las tareas que necesiten más tiempo de ejecución pueden colocarse después de la acción de respuesta, ya que el flujo puede seguir corriendo hasta 30 días, pero en lo que respecta a la conversación con el usuario, la respuesta debe llegar dentro de ese margen de 100 segundos. Esto es especialmente importante en automatizaciones administrativas que consultan APIs lentas o procesan grandes volúmenes de datos.
Cuando se crea un nuevo flujo de agente directamente desde un tema (al añadir una herramienta nueva), Copilot Studio añade automáticamente el desencadenador y la acción de respuesta necesarios. Solo hay que publicar el flujo, regresar al agente y guardar los cambios para que el nuevo nodo de acción quede asociado al flujo.
A partir de ahí, el diseñador de flujos permite añadir acciones como llamar a APIs, consultar conectores de servicios, procesar la información recibida y preparar la respuesta al agente. En el ejemplo meteorológico se agregan parámetros de entrada como “Ciudad” y “Código postal” y acciones que llaman al conector MSN Weather, para terminar respondiendo con un resumen del día, ubicación y probabilidad de lluvia.
Gestión de conexiones y ejecución con credenciales de usuario
En agentes autenticados, los flujos de nube que se usan como parte de planes de orquestación generativa o llamados desde temas pueden ejecutarse con las credenciales del propio usuario, lo que permite respetar permisos y ámbitos de acceso. En canales compatibles, el uso de estos flujos no requiere configuración adicional a nivel de agente; los usuarios pueden gestionar sus conexiones cuando interactúan con el agente.
En entornos de Power Platform protegidos con claves administradas por el cliente (CMK), hay restricciones a la hora de ejecutar flujos de nube con credenciales de usuario en planes de orquestación o desde temas. En estos casos, se recomienda configurar la opción de solo ejecución para que utilice conexiones específicas y no la modalidad “Proporcionado por el usuario de solo ejecución”.
Copilot en Power Automate para escritorio: automatización de la interfaz y scripts
Además de los flujos en la nube y los flujos de agente, la administración del sistema puede apoyarse en Copilot en Power Automate para escritorio para generar automatizaciones que interactúan con la interfaz de usuario, ficheros locales, automatizar tareas en Excel, scripts, etc., usando lenguaje natural.
Esta funcionalidad permite crear nuevos flujos de escritorio o añadir pasos a flujos existentes simplemente describiendo qué se quiere hacer, como “leer datos de un Excel y enviarlos por correo” o “ejecutar un script de PowerShell y guardar el resultado en un archivo”. Copilot interpreta el escenario, construye las acciones necesarias y las inserta en el diseñador.
Por ahora, la capacidad de “crear flujos con Copilot” en escritorio está disponible en vista previa para entornos ubicados en Estados Unidos, mientras que las capacidades de responder preguntas sobre el producto y resumir acciones y subflujos están disponibles en múltiples regiones (Europa, Asia Pacífico, Latinoamérica, etc.). Además, solo se admite cuentas profesionales o educativas, no cuentas personales de Microsoft.
Al trabajar con flujos de escritorio, Copilot agrupa las acciones generadas por funcionalidad, las marca con comentarios de inicio y fin para que se identifiquen fácilmente y, cuando detecta intención de automatizar acciones de interfaz o navegador, inserta marcadores de posición para que el usuario lance el grabador y capture las interacciones reales con las aplicaciones.
También es posible usar Copilot para añadir nuevas acciones a un flujo existente. Desde el diseñador, se selecciona el modo adecuado en el panel lateral (por ejemplo, “Añadir un paso”), se describe el resultado deseado y Copilot inserta las acciones al final del flujo o justo debajo de la acción seleccionada.
Cómo escribir buenas solicitudes para Copilot de escritorio
La calidad de los flujos generados depende en gran medida de la claridad del mensaje. Es recomendable ser tan específico como sea posible, incluyendo rutas de archivos, cuentas de correo, asuntos y parámetros clave. Un mensaje genérico como “Enviar por correo un archivo Excel” puede dejar campos obligatorios sin rellenar y provocar errores de diseño.
En cambio, una petición del tipo “Enviar un correo a sales@contoso.com desde accounting@contoso.com con el asunto ‘Datos de ventas de Contoso’ y adjuntar el archivo C:\\contoso\\contoso.xlsx” permite a Copilot completar automáticamente los parámetros necesarios de las acciones de correo y evitar errores.
Si las primeras ejecuciones no producen el resultado esperado, conviene refinar la instrucción, añadir detalles faltantes o dividir la tarea en dos o tres mensajes más concretos. La propia documentación de Microsoft ofrece ejemplos de indicaciones para comprimir carpetas, procesar ficheros de texto, trabajar con bases de datos SQL o combinar Excel y correo en un solo flujo.
Copilot en flujos de escritorio incluye además una habilidad de “respuestas generativas” que permite formular preguntas sobre el producto y recibir explicaciones basadas en la documentación oficial, siempre con enlaces a la referencia correspondiente para poder profundizar.
Otra capacidad interesante es la de “Resumir acciones y subflujos”, que ayuda a entender rápidamente qué hace una parte concreta de un flujo de escritorio. Se pueden pedir resúmenes de una línea, varias acciones o subflujos enteros, ajustando el nivel de detalle (unas pocas frases o una explicación más extensa) y refiriéndose a números de línea o nombres de subflujo.
Limitaciones y gobierno de Copilot en flujos de escritorio
Copilot en Power Automate para escritorio tiene aún varias restricciones. Solo admite un subconjunto de las acciones disponibles en la plataforma (portapapeles, bases de datos, Excel, correo, scripting, control de flujo, variables, etc.), y el idioma soportado es el inglés.
No se puede usar con cuentas personales tipo someone@live.com; es necesario autenticarse con una cuenta profesional o educativa. Además, en el momento actual, solo los entornos con ubicación en Estados Unidos pueden usar todas las capacidades de creación de flujos con Copilot.
En el apartado de gobierno, los administradores de Power Platform pueden desactivar la capacidad de generar respuestas con Copilot desde la configuración correspondiente, e incluso inhabilitar el envío de comentarios de usuario a Microsoft desde la configuración de inquilino.
En cuanto a privacidad y derechos, los administradores pueden ver, exportar y eliminar comentarios enviados por los usuarios desde el Centro de administración de Microsoft 365, en la sección de Salud > Comentarios sobre el producto, lo cual ayuda a cumplir requisitos internos o normativos.
En caso de que se quiera impedir por completo que los usuarios utilicen cualquier función de Copilot en la organización, es posible coordinarlo con el soporte de Microsoft, aunque normalmente se gestiona mediante las configuraciones de producto y licenciamiento estándar.
Integrando Workflows Agent, flujos de agente en Copilot Studio y Copilot en Power Automate para escritorio, los equipos de administración del sistema cuentan con un abanico muy amplio de opciones para automatizar desde tareas sencillas de usuario hasta procesos complejos de negocio. El reto ya no es tanto la tecnología disponible, sino diseñar buenos procesos, gobernarlos correctamente y escribir solicitudes claras que permitan a Copilot construir flujos robustos, seguros y realmente útiles en el día a día de la organización.
