La aplicación calendario en los dispositivos móviles y ordenadores, es una de las que más utilizamos habitual para apuntar todo aquellos que no queremos que se nos olvide y que cuando llegue el día establecido, recibamos una notificación. Sin hablamos de calendarios compartidos, el mejor método que todas las personas relacionadas con el mismo tengan conocimiento de los eventos, es a través de un calendario en formato físico.
Todos nosotros hemos ido a un taller mecánico donde hemos visto a voluptuosas mujeres en gigantescos calendarios. Esos calendarios, con un formato DIN A3 son ideales por su tamaño para realizar anotaciones que estén al a vista de todos. Sin embargo, cada vez es más complicado encontrarlos, lo que nos obliga a crear nuestros propios calendarios si buscamos un calendario de grandes dimensiones.
Si bien es cierto que tenemos a nuestra disposición un gran número de aplicaciones en internet que nos permiten crear calendarios rápida y fácilmente, las opciones de personalización son muy limitadas. Para este problema, hay una solución mucho más sencilla de lo que cabría esperar: Microsoft Word.
Word nos permite crear cualquier tipo de documento, desde carteles a través de WordArt hasta insertar un calendario a través del sistema de tablas. Gracias a las tablas, podemos crear calendarios de cualquier tamaño para que se ajuste a nuestras necesidades.
Pasos para crear un calendario en Word
Establecer el tamaño del calendario
Un calendario de tamaño folio es ideal para colocar en la pared y tener a la vista tanto los días de la semana como las anotaciones que tengamos establecidas. Sin embargo, debido a su tamaño, debemos verlo de cerca, por lo que si la finalidad del calendario es que esté en un lugar paso ya la vista, el tamaño de este debe ser grande. El tamaño establecido para todos los documentos en Word es A4.
Para modificar el tamaño del documento en el que vamos a crear el documento, debemos pulsar en la opción Disposición, situado en la cita superior, y posteriormente en Tamaño. Si el tamaño que buscamos, no se encuentra entre las opciones predeterminadas que se muestran, debemos pulsar en Más tamaños de papel y establecer las dimensiones que necesitamos manualmente.
Si el tamaño del calendario establecido no es A4, a la hora de imprimir el documento, podemos hacerlo en varias hojas, establecimiento la impresión sin bordes, y luego unirlas. O bien, podemos acudir a una copistería para que lo impriman en el tamaño que hemos seleccionado.
Crear la tabla que albergará el calendario
Lo primero de todo, para no ir haciendo modificaciones sobre las tablas ya creadas (y así evitar errores) y crear un calendario con todos los meses del año, debemos establecer una página diferente para mes del año.
Una vez hemos finalizado con la creación del calendario del primer mes, pulsamos la teclas Control + Enter, para pasar directamente a la página siguiente (si pulsamos la tecla Enter para crear una nueva página, cualquier cambio que efectuemos en el calendario, afectará al resto de páginas). La primera línea (que no fila) debe mostrar el mes del calendario.
La tabla que contendrá el calendario debe estar compuesta por 7 columnas (correspondientes a los días de la semana) y 7 filas ( 6 que corresponden al máximo número posible de semanas que puede tener un mes y una más para establecer los días de la semana).
Para ello, nos dirigimos a la opción Insertar de la cinta y pulsar en Tabla seleccionando el número de tablas y columnas que queremos utilizar (7×7).
A continuación, antes de darle formato a la tabla, debemos añadir los días de la semana en la primera fila. Seguidamente, debemos completar las celdas con los días de la semana correspondientes a cada mes.
Ahora vamos a aplicar formato a la tabla. Lo primero que debemos hacer es seleccionar la table completa. A continuación, en la cinta Diseño, pulsamos sobre los formatos predeterminados que Word pone a nuestra disposición para formatear la tabla que hemos creado.
Antes de seleccionar el formato que más nos gusta, debemos desmarcar la casilla Primera columna y marcar Última columna, para que se muestre sombreada la columna correspondiente al domingo y no al lunes. Esta opción se encuentra en la pare derecha de la cinta Diseño.
A continuación, debemos eliminar las filas que no nos hacen falta. Para hacerlo, tan solo que tenemos que seleccionarla y pulsar son el botón derecho y seleccionar Eliminar en el menú contextual que se muestra.
Finalmente, debemos establecer el alto que queremos utilizar en los días de la semana, para poder realizar anotaciones, si se diera el caso. La solución más sencilla para poder hacerlo es pulsar Enter en cada uno de los días conforme los vamos escribiendo. Otra solución, más rápida es a través de las propiedades de la tabla.
Para acceder a las propiedades de la table, seleccionamos las filas donde se muestran los días, pulsamos en el botón derecho del ratón y seleccionamos Propiedades de la tabla.
A continuación, pulsamos en la pestaña Filas, marcamos la casilla Especificar alto, establecemos el alto deseado y en la opción Alto de Fila seleccionamos la opción Exacto. Finalmente pulsamos en aceptar y este será el resultado.
El celda siguiente al día 31, es sábado. Para no confundir como si fuera un día más del calendario, he coloreado la celda con el mismo color que el domingo. Para rellenar la celda del mismo color que el domingo, he puesto el cursor en la celda, he pulsado en el botón derecho del ratón y he pulsado sobre el bote de pintura seleccionando posteriormente el mismo color que se muestra en la columna Domingo.
Crear un calendario en Word desde una plantilla
No fue hasta Office 2016 cuando Microsoft se puso las pilas de verdad, a la hora de ofrecer plantillas de todo tipo. Si bien es cierto que cada una de las aplicaciones que forman parte de Office 365 nos ofrece un número limitado de plantillas, estas no suplen todas las necesidades de los usuarios.
La solución a este problema, fue crear una página web donde los usuarios pueden buscar y descargar plantillas de forma totalmente gratuita. Esta web pone a nuestra disposición un gran número de plantillas clasificadas por temáticas y donde además de plantillas de calendarios, también podemos encontrar plantillas de boletines, listas, memorandos, menús, nominas, facturas, recibos, presupuestos, presentaciones… así hasta 35 categorías.
Las plantillas disponibles están disponibles para Word, Excel o PowerPoint y en la mayoría de ellas, encontramos macros que nos permite modificar los datos de la plantillas utilizando cuadros desplegables para que no tengamos que modificar manualmente los datos que se muestren.
En el caso de los calendarios en Word, con tan unos clicks, podemos tener preparado el calendario correspondiente a casa mes sin tener que crear tablas, formatearlas, rellenar las celdas…
Todas las plantillas, podemos personalizarlas a nuestro gusto, siempre y cuando no editemos los campos asociados los macros. Los macros de los documentos de Office, pueden contender virus, de ahí que siempre que abrimos un documento en este formato se deshabiliten.
Como todas estas plantillas provienen y están firmadas por Microsoft, están libres de virus, por lo que no corremos ningún riesgo habilitándolos cuando las abrimos.