Hovoříme-li o tabulkách, musíme hovořit o aplikaci Excel, která se na trh dostala v roce 1985, ale stala se referencí na trhu až v roce 1993, kdy překonala všemohoucí Lotus-1-2-3. Dnes je Excel jsou společně a nerozlučně integrovány do Office 365.
V průběhu let se Excel vylepšil a nabídl velké množství řešení, řešení pro společnosti i jednotlivce. Jednou z funkcí, které nám nabízí, a to jak pro uživatele, tak pro společnosti, je možnost vytvořit rozevírací seznamy, velmi užitečná funkce, kterou učíme dále.
Excel je k dispozici pro Windows i macOS a prostřednictvím webu v plné verzi. I když je pravda, že máme k dispozici verzi pro mobilní zařízení, toto není to tak úplné jako ten, který můžeme najít v desktopových verzích. Kroky, které je třeba postupovat při vytváření rozevíracího seznamu v aplikaci Excel, jsou stejné v systémech Windows, macOS a prostřednictvím webových verzí.
I když je lze vytvořit pouze prostřednictvím desktopových verzí aplikace Excel, tyto lze je konzultovat a komunikovat s jakoukoli verzí aplikace Excel, včetně snížené verze, kterou nám Microsoft nabízí prostřednictvím aplikace Office pro mobilní zařízení, zcela zdarma.
Co jsou rozevírací seznamy
Rozevírací seznamy nám to umožňují vyberte ze seznamu možností pouze jednu možnost, kromě ostatních. Tento typ seznamu nám umožňuje používat výchozí hodnoty, aby se zabránilo zadávání chybných dat nebo pravopisných chyb (což nám umožňuje provádět konkrétní filtry vyhledávání).
Ve společnostech vám tyto seznamy umožňují organizovat a spravovat vaše každodenní úkoly a správu mnohem efektivněji a také nabízet profesionální přístup, který nikdy neublíží. Počet rozevíracích seznamů, které můžeme vytvořit, je neomezený, abychom mohli vytvořit seznam pro každou z buněk na listu.
Tyto typy seznamů jsou velmi užitečné při vytváření faktur (kde se každý koncept liší od předchozího), sledovat návštěvy, vytvářet databáze a používat vlastní filtry což nám umožňuje kontrolovat zásoby ve skladech ... Pokud jste se dostali k tomuto článku, je pravděpodobné, že máte jasno v užitečnosti, kterou hodláte této fantastické funkci aplikace Excel dát.
Jak vytvořit rozevírací seznamy v aplikaci Excel
Rozevírací seznamy získávají data z tabulek, které musíme předtím vytvořit, abychom je mohli použít jako zdroj. Pokud je účelem listu, který chceme vytvořit rozevírací seznamy, jeho tisk, musíme nastavit zdroj dat na jiný samostatný list, list, který můžeme nazvat Data.
Jak jsem uvedl výše, ve stejném listu můžeme vytvořit nekonečné rozevírací seznamy, takže pokud nechceme vytvořit list pro každý zdroj dat, můžeme použít stejný list, aniž bychom vyloučili data, která jsme sloužili jako zdroj seznamů, které jsme již vytvořili. Jakmile si vyjasníme, jak fungují, ukážeme vám, jak postupovat vytvořit rozevírací seznamy v aplikaci Excel.
Vytvořit zdroj dat
První věc, kterou musíme udělat, je vytvořit zdroj dat, data, která se používají k vytvoření rozevíracích seznamů. Pokud jsme tato data dříve nevytvořili, rozevírací seznam nebudou mít co ukázat. Chcete-li vytvořit zdroj dat, otevřeme nový list v aplikaci Excel, dvakrát klikneme na název a pojmenujeme jej Data.
Abychom se nezapletli, s nimiž jsou zdroje dat každého z rozevíracích seznamů, které chceme vytvořit, musíme napsat jako první hodnota název seznamu, ať už města, modely, země, oblečení ... Pokud se chystáme vytvořit pouze seznam, není nutné psát jméno do první buňky.
Dále musíme napsat všechny možnosti, které chceme jsou zobrazeny v rozevíracím seznamu, jeden pod druhým ve stejném sloupci, aby bylo snazší vybrat zdroj dat. Jakmile jsme vytvořili zdroj dat, můžeme vytvořit rozevírací seznamy.
Vytvořit rozevírací seznam
- V první řadě vybereme buňky kde chceme, aby se zobrazovaly rozevírací seznamy.
- Dále klikněte na pásu karet na možnost Data (nikoli list). V rámci možností klikněte na Ověření dat.
- Na kartě Konfigurace> Kritéria ověření> Povolit vybereme seznam.
- Dále přejdeme do pole Původ a klikneme na ikonu na konci pole do vyberte rozsah buněk, kde jsou data umístěna.
- Dále klikněte na datový list a vybereme rozsah buněk, kde jsou data umístěna, vynecháme název buňky, která nám umožnila identifikovat tato data. Jakmile vybereme rozsah dat, stiskneme Enter.
- Náš první rozevírací seznam jsme již vytvořili na hlavním listu aplikace Excel. Ve všech buňkách, které jsme vybrali k zobrazení rozevíracího seznamu, se nyní zobrazuje šipka dolů, která nás zve ke kliknutí na vyberte ze všech možností které jsme dříve založili v datovém listu.
Jakmile vytvoříme první rozevírací seznam, musíme provést stejný proces abychom vytvořili zbytek rozevíracích seznamů, které chceme nebo potřebujeme.