Sådan opretter du en mappe i Gmail

Blandt mange af de praktiske værktøjer, den tilbyder os gmail mapper spiller en fremtrædende rolle. Gennem dem er det nemmere at organisere vores e-mails og klassificere de forskellige meddelelser. Vi får at se hvordan man opretter en mappe i Gmail og alle de fordele, vi vil opnå, hvis vi bruger dem korrekt.

Det er værd at bruge lidt tid på at ordne vores e-mails, ikke kun til arbejde bedre med dem og har mere effektiv adgang til information de sparer, men også for at få et klarere og renere udsyn, når vi åbner skærmen på vores e-mail.

På denne måde bliver det nødvendigt at oprette nye mapper, navngive dem korrekt og frem for alt, bruge dem godt. Det vil sige gem de e-mails, som vi modtager, i den tilsvarende mappe. Hvis vi er minimalt metodiske, undgår vi at falde tilbage i det tidligere kaos.

Gmail-etiketter

Der er forskel på Gmails mappeorganisationssystem og andre e-mailadministratorers. Faktisk er det et simpelt spørgsmål om navngivning: du kalder dem ikke mapper, men etiketter.

En mappe (eller etiket, i tilfælde af Gmail) er et rum, der er dedikeret til at gemme og organisere visse typer information i et computersystem. Gmail-etiketter er en metode til Marker e-mails og grupper dem efter deres emne.

Tag-systemet viser sig at være meget mere praktisk end mappesystemet, da det giver os mulighed for det tildele flere etiketter til den samme e-mail. De mapper, der bruges af andre e-mail-administratorer, tillader ikke den fleksibilitet. I dem, for at inkludere en besked i to mapper, ville det være nødvendigt at oprette flere kopier af den samme besked og derefter gemme dem i hver af de mapper, der er oprettet for hvert emne. Kort sagt tillader taggene, at klassifikationssystemet er mere effektivt og søgetilstanden mere agil.

Opret Gmail-mappe (eller Gmail-etiket)

Når forskellen mellem mapper og etiketter er blevet afklaret, samt fordelene ved den ene frem for den anden, er det tid til at forklare, hvordan man arbejder med sidstnævnte. Men da begge udtryk ofte bruges som synonymer, vil vi her tale i flæng om oprette mappe i gmail eller opret etiket i Gmail.

Vi kan gøre det fra enhver enhed, selvom computeren nok er det, der bruges mest, især når e-mail bruges til professionelle formål. Disse trin skal følges:

Først får vi adgang til vores e-mail. På startskærmen går vi til venstre kolonne, hvor en liste over standardetiketter (social, meddelelser, fora, kampagner) vises. Der skal du scrolle ned og vælge muligheden "Plus". Der, som vist på skærmbilledet ovenfor, skal vi klikke på muligheden "ny etiket".

Derefter åbnes en boks, hvori vi skriver navnet på den nye etiket og den placering, som vi vil tildele den. Rent faktisk, rede tags er en anden måde at sige "opret undertags eller undermapper". Ved at bruge denne mulighed klassificeres den nye etiket, der oprettes, i en anden højere etiket eller kategori.

Så klikker vi "Skab". Endelig, med etiketten allerede aktiveret, er det kun tilbage at vælge de e-mails, som vi vil markere med det.

Til sidst, hvis vi ønsker at se alle de e-mails, der er tildelt en bestemt etiket, skal vi gå til venstre kolonne og søge på listen efter den pågældende etiket (du skal muligvis klikke på knappen "Mere" for at se den). Vi kan også se etiketterne ved siden af ​​e-mailens emne i de forskellige bakker.

Tricks til at drage fordel af Gmail-etiketter

Her er nogle tips, der hjælper os med at organisere og administrere etiketter i Gmail mere effektivt:

farvede etiketter

At tildele forskellige farver til hver etiket er en meget visuel og enkel måde at nemt identificere vores e-mails. For eksempel bruger mange brugere farven rød til at markere prioritet eller presserende e-mails.

Følg disse trin for at tilføje en bestemt farve til en etiket:

1. Vi svæver først over den venstre sidebjælke.
2. Så klikker vi på trepunktsikon vises ved siden af ​​tagnavnet.
3. Vi vælger "Label farve" i menuen og vælg en af ​​farverne fra listen eller vælg muligheden "Tilføj brugerdefineret farve".

Omdøb tags

Hvis det, vi vil gøre, er at ændre navnet på en etiket, er de trin, der skal følges, de samme som i det foregående afsnit:

1. Vi klikker på trepunktsikon ud for tagnavnet i venstre sidebjælke.
2. Så vælger vi muligheden "Redigere" og skriv et nyt navn til dit tag.
3. Dette navn vil automatisk gælde for alle e-mails, der er markeret med denne etiket.

indlejrede tags

Vi sagde ovenfor, at Gmail giver os muligheden for at etablere et bestemt hierarki i sit etiketsystem med muligheden "indlejring". På denne måde kan de oprette etiketter og underetiketter på forskellige niveauer. Dette er en meget praktisk funktion. Forestil dig et simpelt eksempel: et toptag kaldet "fakturaer", der kan indeholde andre indlejrede tags svarende til hver måned i året, hver klient osv.

Sådan opretter du underetiketter eller indlejrede etiketter i Gmail:

1. Igen går vi til etiketten og klikker på trepunktsikon ud for tagnavnet.
2. I de muligheder, der vises, vælger vi "Tilføj underetiket".
3. I den boks, der vises, er indstillingen "Nest tag in". I dropdown-menuen nederst kan du vælge andre lokationer.

Tildel automatisk etiketter til nye beskeder

Dette er en meget praktisk funktion, hvormed du kan automatisere en del af arbejdet med at organisere og klassificere dine e-mails. For at få gavn af det, får vi hjælp fra gmail-filtre. Ideen er at opsætte et filter, så e-mails modtaget, der opfylder bestemte kriterier, automatisk får en bestemt etiket.

De trin, der skal følges, er disse:

1. Vi klikker på ikonet Indstillinger i Gmail (øverst til højre).
2. I menuen vælger vi "Se alle indstillinger."
3. Lad os gå til fanen "Filtre og blokerede adresser", hvor vi klikker på muligheden "Opret et nyt filter".
4. I pop op-vinduet skal du sæt filterkriterier og efter tildele mærket.
5. Til sidst klikker vi videre "Anvend filter".

Vis og skjul etiketter

I venstre sidebjælke i Gmail er der plads nok til at rumme 500 etiketter. Selvom vi ikke får brug for så mange, kan det nogle gange være mere behageligt kun at vise dem, vi har brug for eller bruger regelmæssigt, og skjule resten. Dette er processen, der skal følges:

Endnu en gang går vi til etikettens ikon med tre prikker i venstre sidebjælke. Der markerer vi boksen  "vis skjul" i den position, som vi ønsker i henhold til vores præferencer.

Fjern tags

Hvis vi ikke længere har brug for et bestemt tag, kan vi nemt fjerne det, da e-mails knyttet til det vil ikke blive slettet. Når du sletter et tag, forsvinder selvfølgelig alle undertags, der er indlejret i det.

For at fjerne en etiket i Gmail skal du blot gå til etikettens ikon med tre prikker igen og vælge "Fjern tag". Så let.