PowerPoint er på sin egen fortjeneste blevet den bedste applikation, vi har til rådighed for oprette præsentationer af enhver art, hvad enten det er med billeder, videoer, musik, interaktiv grafik ... Alt, hvad der kommer til at tænke, er tilgængeligt i PowerPoint, selvom nogle gange nogle funktioner ikke er lette at finde.
Som man siger: Jo mere sukker, jo sødere (men ikke sundere). Dette ordsprog gælder perfekt for de præsentationer, vi opretter gennem PowerPoint. Jo flere billeder, videoer (hvis det ikke er et eksternt link) eller lydfiler, vi inkluderer, den plads, som den resulterende fil optager har en større størrelse.
Hvis præsentationen skal udføres personligt, betyder det plads, der er besat af den endelige fil, meget lidt, siden præmie for indholdskvalitet først og fremmest. Men hvis vi er nødt til at dele filen med andre mennesker (såsom klienter), kan vi ikke præsentere en 500MB-fil for dig via et link til et cloud-lagringssystem. Den eneste mulighed i disse tilfælde er at reducere filens kvalitet ved at komprimere PowerPoint.
Når vi taler om at komprimere en PowerPoint, taler jeg ikke om at bruge et Zip-program, som tvinger modtageren til at dekomprimere det (hvis de ved hvordan), men snarere at bruge native komprimeringsmetode at Microsoft selv tilbyder os gennem PowerPoint, et komprimeringssystem, der er ansvarlig for at reducere den endelige størrelse.
Komprimer et Powerpoint
PowerPoint tilbyder os tre muligheder, når vi komprimerer den fil, vi har oprettet, muligheder, der er tilpasset den brug og det formål, som vi planlægger at gøre med den, og indhold, der inkluderer.
Hvis du inkluderer video- eller lydfiler, tilbyder PowerPoint os inden for menuen Fil> Information muligheden Mediefilens størrelse og ydeevne. Hvis du ikke inkluderer nogen form for video eller lydfil, vises denne menu ikke. De tre muligheder, det tilbyder os er:
PowerPoint-komprimeringsmuligheder
- Fuld HD (1080p). Denne komprimeringsmulighed giver os mulighed for at reducere den endelige filstørrelse ved at ændre opløsningen på den video eller de videoer, vi har inkluderet, op til 1080p, samtidig med at lydkvaliteten opretholdes.
- HD (720p). I denne anden mulighed reduceres videokvaliteten til 720p, den standardkvalitet, som vi i øjeblikket kan finde på YouTube uden at gå videre.
- Standard (480p). Hvis vi vil reducere den endelige filstørrelse til det maksimale, skal vi vælge Standard 480p, en ideel mulighed, hvis vi vil dele den resulterende fil via e-mail.
Når vi først er klar over den type komprimering, vi vil bruge, skal vi klikke på den for at starte komprimeringsprocessen, komprimering, der kun påvirker den video (og dens tilsvarende lyd), som vi har tilføjet til præsentationen. I dette tilfælde er det en 25 minutters video i 720p opløsning. Denne komprimeringsmetode komprimerer også størrelsen på billederne, selvom denne mulighed også er tilgængelig, når videoer eller lydfiler ikke er inkluderet.
For at give dig et indtryk af den størrelsesreduktion, vi kan opnå, nedenfor viser jeg dig Resultater opnået efter komprimering af PowerPoint-filen ved hjælp af alle tre komprimeringsmetoder. Den oprindelige arkivfil, der inkluderer en 25-minutters video i 1080p-opløsning, er 393 MB.
- Komprimering af PowerPoint-filen med en 25 minutters video i 720-opløsning ved hjælp af komprimeringsmetode Full HD (1080p): 1.7 MB. Næsten det samme. Da det er en mulighed for at reducere videoens opløsning, og den er i 720p-opløsning, øger den ikke størrelsen for at tilpasse den til 1080p, det handler om at reducere den plads, den optager, ikke justere opløsningen.
- Komprimering af PowerPoint-filen med en 25 minutters video i 720-opløsning ved hjælp af HD-komprimeringsmetode (720p): 8 MB. Videoen har samme opløsning som det komprimeringsformat, vi har brugt, så den reduktion, vi opnår, er også minimal.
- Komprimering af PowerPoint-filen med en 25 minutters video i 720-opløsning ved hjælp af komprimeringsmetode Standard (480p): 54 MB. Selvom komprimeringen ikke er særlig høj, hvis filens endelige størrelse er blevet reduceret.
Et aspekt, som vi skal tage i betragtning, når vi tilføjer videoer til PowerPoint-præsentationer, er dets formål: kontorpræsentation, afsendelse via e-mail ... da afhængigt af dets formål kan vi vælge at tilføj videoer i deres originale opløsning eller brug den lavest mulige opløsning uden derved at miste reproduktionskvaliteten.
Komprimer billeder i PowerPoint
Hvis den præsentation, vi har oprettet inkluderer kun billeder, vises indstillingen Størrelse og ydeevne for multimediefiler ikke i informationsmenuen i PowerPoint, da kun videoer og lydbånd betragtes som multimedieindhold. Ved at vise os denne mulighed tvinger PowerPoint os til at bruge den specifikke funktion, der er tilgængelig i applikationen, til at reducere størrelsen på billederne for at reducere den endelige størrelse på den fil, vi har oprettet.
For at reducere størrelsen på de billeder, som vi har inkluderet i en PowerPoint-fil, skal vi udføre følgende trin:
- Først og fremmest skal vi vælg et af billederne der er en del af filen.
- Derefter går vi ind i båndet til Format.
- inden Format, på venstre side, klik på Komprimer billeder.
- En dialogboks vises derefter med indstillingen Anvend kun dette billede (Vi skal fjerne markeringen i dette felt, så alle billederne i filen komprimeres).
- Dernæst skal vi fastslå, hvilken opløsning vi vil have de inkluderede billeder til at bevare fra følgende muligheder
- High Fidelity: Bevarer kvaliteten af det originale billede.
- HD- perfekt til skærme i HD-opløsning
- Print: Kvalitet, der giver os mulighed for at udskrive diasene med en god opløsning og vil blive vist med fremragende kvalitet på enhver skærm.
- Website: Denne indstilling er den, som vi skal vælge, hvis vi skal præsentere via internettet eller via en projektor.
- E-mailadresse. Reducer filens størrelse til det maksimale for at kunne sende den via e-mail.
- Brug standardopløsningen. Denne indstilling bevarer den originale opløsning af alle billeder, der er en del af præsentationen.
Når vi har etableret det format, som vi ønsker, at alle billederne i vores fil skal tilbyde, skal vi gem ændringer så vi kan se, hvor meget PowerPoint-filplads der er blevet reduceret.