Το Excel έχει γίνει, από μόνη της, η καλύτερη εφαρμογή για τη δημιουργία υπολογιστικών φύλλων οποιουδήποτε είδους, από αυτά που μας επιτρέπουν να πραγματοποιούμε καθημερινή λογιστική έως υπολογιστικά φύλλα σχετικά με τη βάση δεδομένων, εκτός από το ότι μας επιτρέπουν να αντιπροσωπεύουμε τα δεδομένα που περιλαμβάνουν σε γραφήματα.
ο αναπτυσσόμενες λίστες και οι δυναμικοί πίνακες που μας επιτρέπει το Excel να δημιουργήσουμε, είναι δύο από τις λειτουργίες με τις οποίες μπορούμε αξιοποιήστε στο έπακρο, το τελευταίο είναι μία από τις πιο ισχυρές λειτουργίες που προσφέρει αυτή η εφαρμογή που βρίσκεται στο Office 365.
Τι είναι οι συγκεντρωτικοί πίνακες
Είναι πιθανό ότι σε περισσότερες από μία περιπτώσεις έχετε ακούσει για συγκεντρωτικούς πίνακες, έναν από τους πιο πρακτικές και ισχυρές λειτουργίες που μας προσφέρει το Excel και μας επιτρέπει να διαχειριστούμε μεγάλες ποσότητες δεδομένων πολύ γρήγορα και εύκολα.
Οι δυναμικοί πίνακες που μπορούμε να δημιουργήσουμε με το Excel, όχι μόνο μας επιτρέπουν να εξαγάγουμε τα δεδομένα από πίνακες, αλλά και μας επιτρέπει εξαγάγετε δεδομένα από βάσεις δεδομένων που δημιουργήθηκαν με την Access, Η εφαρμογή της Microsoft για τη δημιουργία βάσεων δεδομένων.
Εντάξει, αλλά τι είναι οι συγκεντρωτικοί πίνακες; Οι συγκεντρωτικοί πίνακες είναι φίλτρα που μπορούμε να εφαρμόσουμε σε βάσεις δεδομένων και αυτό μας επιτρέπει επίσης να πραγματοποιήσουμε περιλήψεις των αποτελεσμάτων. Εάν χρησιμοποιείτε τακτικά φίλτρα στα υπολογιστικά φύλλα σας, εάν χρησιμοποιείτε συγκεντρωτικούς πίνακες, θα δείτε πώς μειώνεται ο χρόνος που αλληλεπιδράτε μαζί τους.
Πώς να δημιουργήσετε συγκεντρωτικούς πίνακες
Για να δημιουργήσετε συγκεντρωτικούς πίνακες, χρειαζόμαστε μια πηγή δεδομένων, πηγή δεδομένων που μπορεί να είναι το υπολογιστικό φύλλο που συνήθως χρησιμοποιούμε για την αποθήκευση των δεδομένων. Εάν χρησιμοποιήσουμε μια βάση δεδομένων που δημιουργήθηκε στην Access, μπορούμε να ορίσουμε την πηγή δεδομένων στον πίνακα όπου αποθηκεύονται όλες οι εγγραφές.
Εάν η πηγή δεδομένων είναι αρχείο κειμένουΜε τα δεδομένα διαχωρισμένα με κόμματα, μπορούμε να δημιουργήσουμε από αυτό το αρχείο ένα υπολογιστικό φύλλο από το οποίο θα εξαγάγουμε τα δεδομένα για να δημιουργήσουμε τους συγκεντρωτικούς πίνακες. Εάν αυτός ο τύπος επίπεδου αρχείου είναι η μόνη πηγή αρχείων που πρέπει να δημιουργήσουμε δυναμικούς πίνακες, θα πρέπει να δούμε τη δυνατότητα να εξαγάγουμε τα δεδομένα σε άλλη μορφή ή να δημιουργήσουμε μια μακροεντολή που φροντίζει αυτόματα τη δημιουργία δυναμικών πινάκων κάθε φορά εισάγουμε τα δεδομένα.
Αν και το όνομά του μπορεί να συνεπάγεται πολυπλοκότητα, τίποτα δεν απέχει περισσότερο από την αλήθεια. Δημιουργία συγκεντρωτικών πινάκων είναι μια πολύ απλή διαδικασία, αν ακολουθήσουμε όλα τα βήματα που δείχνουμε παρακάτω.
Μορφοποιήστε την πηγή δεδομένων
Μόλις δημιουργήσουμε τη βάση δεδομένων, πρέπει να τη μορφοποιήσουμε έτσι ώστε το Excel να μπορέσω να αναγνωρίσω Ποια είναι τα κελιά που περιέχουν δεδομένα και ποια είναι τα κελιά που περιέχουν τα ονόματα των εγγραφών που θέλουμε να φιλτράρουμε για να δημιουργήσουμε τους δυναμικούς πίνακες.
Για να μορφοποιήσετε έναν πίνακα, το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνουμε είναι να επιλέξετε όλα τα κελιά που αποτελούν μέρος του πίνακα και κάντε κλικ στο κουμπί Μορφή ως τραπέζι που βρίσκεται στην κορδέλα Home.
Στη συνέχεια, θα εμφανιστούν διαφορετικές διατάξεις, διατάξεις που όχι μόνο τροποποιούν την αισθητική του πίνακα, αλλά λένε στο Excel ότι είναι μια πιθανή πηγή δεδομένων. Σε αυτήν την ενότητα, δεν έχει σημασία ποια επιλογή επιλέγουμε. Στην ερώτηση Πού βρίσκονται τα δεδομένα στον πίνακα; Πρέπει να επιλέξετε το πλαίσιο Η λίστα περιέχει κεφαλίδες.
Με αυτόν τον τρόπο, υποδεικνύουμε στο Excel ότι η πρώτη σειρά του πίνακα αντιπροσωπεύει το όνομα των δεδομένων στον πίνακα, προκειμένου να δημιουργήσει τους δυναμικούς πίνακες, οι οποίοι θα μας επιτρέψει να εφαρμόσουμε αυτοματοποιημένα φίλτρα. Μόλις έχουμε τον πίνακα με τα δεδομένα και το μορφοποιήσουμε σωστά, μπορούμε να δημιουργήσουμε τους δυναμικούς πίνακες.
Δημιουργία συγκεντρωτικών πινάκων
- Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνουμε είναι επιλέξτε πίνακα πού είναι τα δεδομένα που θα είναι μέρος του δυναμικού πίνακα, συμπεριλαμβανομένων των κελιών που μας δείχνουν τι είδους δεδομένα περιλαμβάνουν (στην περίπτωσή μας Δήμος, Εργαζόμενος, Αναφορά, Kg).
- Στη συνέχεια, πηγαίνουμε στην κορδέλα και κάνουμε κλικ στο Εισάγετε.
- Inside Insert, κάντε κλικ στο Δυναμικός πίνακας και ένα παράθυρο διαλόγου με το όνομα Δημιουργία συγκεντρωτικού πίνακα.
- Σε αυτό το πλαίσιο διαλόγου βρίσκουμε δύο επιλογές:
- Επιλέξτε τα δεδομένα που θέλετε να αναλύσετε. Καθώς επιλέξαμε τον πίνακα που θέλαμε να χρησιμοποιήσουμε για τη δημιουργία του δυναμικού πίνακα, εμφανίζεται ήδη επιλεγμένος με το όνομα Table1. Μπορούμε να αλλάξουμε αυτό το όνομα σε περίπτωση που σκοπεύουμε να προσθέσουμε περισσότερους πίνακες στο ίδιο υπολογιστικό φύλλο.
- Επιλέξτε πού θέλετε να τοποθετήσετε τον συγκεντρωτικό πίνακα. Εάν δεν θέλουμε να αναμίξουμε τα δεδομένα προέλευσης με τον συγκεντρωτικό πίνακα, συνιστάται να δημιουργήσετε ένα νέο υπολογιστικό φύλλο, το οποίο μπορούμε να ονομάσουμε Συγκεντρωτικός πίνακας, ώστε να μην συγχέεται με το φύλλο όπου εμφανίζονται τα δεδομένα, τα οποία μπορούμε να ονομάσουμε Δεδομένα .
Εάν έχουμε κάνει όλα τα βήματα, το αποτέλεσμα θα πρέπει να είναι παρόμοιο με αυτό της παραπάνω εικόνας. Εάν όχι, θα πρέπει να ακολουθήσετε ξανά όλα τα βήματα. Στον πίνακα στα δεξιά (πλαίσιο που μπορούμε να μετακινήσουμε μέσω της εφαρμογής ή να το αφήσουμε να αιωρείται) εμφανίζονται τα δεδομένα που έχουμε επιλέξει στα οποία πρέπει να εφαρμόστε τα φίλτρα που χρειαζόμαστε.
Οι παράμετροι που μπορούμε να διαμορφώσουμε είναι οι εξής:
Filtros
Εδώ τοποθετούμε (σύροντας τα πεδία που βρίσκονται παραπάνω) τα πεδία που θέλουμε να δείξουμε που αντικατοπτρίζουν μια ποσότητα ή ένα άθροισμα. Στην περίπτωση του παραδείγματος, έχω τοποθετήσει τα πεδία Δήμος, Εργαζόμενος και Αναφορά για να μπορέσω να επιλέξω τον συνολικό αριθμό αναφορών έχουν πωληθεί μαζί (Δήμος, Εργαζόμενος και Αναφορά) ή από Δήμους, Εργαζόμενους ή Αναφορές.
Εντός των τιμών, έχουμε συμπεριλάβει το σύνοψη όλων των αναφορών που έχουν πουληθεί. Στην περίπτωση του παραδείγματος, το 6 αντιπροσωπεύει τον αριθμό των αναφορών που έχουν πουλήσει όλοι οι εργαζόμενοι όλων των αναφορών στον δήμο Novelda.
Στήλες
Σε αυτήν την ενότητα, πρέπει να τοποθετήσουμε όλα τα πεδία που θέλουμε εμφανίζονται σε μια αναπτυσσόμενη μορφή στήλης για να επιλέξετε και να εμφανίσετε όλα τα αποτελέσματα που σχετίζονται με αυτήν την τιμή.
Στην περίπτωση του παραδείγματος, έχουμε τοποθετήσει το πεδίο Δήμος στις στήλες, έτσι ώστε να μας δείχνει το άθροισμα του αριθμού των αναφορών που έχουν πωληθεί σε όλους τους δήμους. Εάν χρησιμοποιήσουμε τα φίλτρα που βρίσκονται παραπάνω, μπορούμε να φιλτράρουμε περαιτέρω τα αποτελέσματα, προσδιορίζοντας την ακριβή αναφορά που πωλήθηκε και ποιος εργαζόμενος τα πούλησε.
Γραμμές
Η ενότητα "Σειρές" μας επιτρέπει να προσδιορίσουμε ποιες είναι οι τιμές που εμφανίζεται με σειρές και η συνάρτηση είναι ίδια με τις στήλες αλλά αλλάζει τον προσανατολισμό. Όπως μπορούμε να δούμε στην παραπάνω εικόνα, όταν τοποθετείτε το πεδίο Δήμος στα Αρχεία, τα αποτελέσματα αναζήτησης εμφανίζονται σε σειρές και όχι σε στήλες.
Valores
Σε αυτήν την ενότητα πρέπει να προσθέσουμε τα πεδία στα οποία θέλουμε εμφάνιση συνόλων. Όταν σύρετε το πεδίο Kg στην ενότητα Τιμές, δημιουργείται αυτόματα μια στήλη όπου εμφανίζονται τα συνολικά κιλά που έχουν πουληθεί από πόλεις, το οποίο είναι το φίλτρο σειράς που έχουμε προσθέσει.
Σε αυτήν την ενότητα, έχουμε επίσης λογαριασμό αναφοράς. Έχει ρυθμιστεί να εμφανίζει ένα αριθμός πόλεων ή προϊόντων. Το άθροισμα του πεδίου KG έχει ρυθμιστεί έτσι εμφάνιση συνολικού Kg. Για να τροποποιήσουμε ποια ενέργεια θέλουμε να κάνουμε στο σπίτι σε ένα από τα καθιερωμένα πεδία, πρέπει να κάνουμε κλικ στο (i) που βρίσκεται στα δεξιά του πεδίου.
Πρακτική συμβουλή
Εάν το έχετε φτάσει μέχρι τώρα, ίσως να το σκεφτείτε Οι συγκεντρωτικοί πίνακες είναι ένας πολύ περίπλοκος κόσμος δεν αξίζει να το αγγίξεις. Αντιθέτως, πώς μπορεί να έχετε δει σε αυτό το άρθρο, όλα είναι θέμα δοκιμών, δοκιμών και δοκιμών μέχρι να μπορέσουμε να εμφανίσουμε τα δεδομένα όπως θέλουμε να εμφανίζονται.
Εάν προσθέσετε ένα πεδίο σε μια ενότητα που δεν θέλετε, απλά πρέπει να το σύρετε από το φύλλο και θα αφαιρεθεί. Οι συγκεντρωτικοί πίνακες προορίζονται για μεγάλες ποσότητες δεδομένων, όχι για πίνακες 10 0 20 εγγραφών. Για αυτές τις περιπτώσεις, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε άμεσα τα φίλτρα.