Monet ihmiset käyttävät sähköpostia päivittäin eivätkä tiedä kenttien tarkkaa merkitystä CC ja CCO ja miten niitä käytetään oikein. Usein nämä vaihtoehdot ovat oletusarvoisesti deaktivoituja (näin tapahtuu esim gmail), mutta joka meillä on aina käytettävissämme ja josta voimme hyötyä suuresti.
Näiden vaihtoehtojen avulla voimme hallita sähköpostien lähettämistä, kun vastaanottajia on useampi kuin yksi. Joskus meidän on piilotettava tietyt tiedot kunnioittaaksemme niiden ihmisten yksityisyyttä, joille viestimme on tarkoitettu, tai jostain muusta syystä.
Määritelmä Cc ja Bcc
Kun aloitamme sähköpostin kirjoittamisen viestiikkunan yläosassa, mitä tahansa ohjelmaa käytämme, näkyviin tulee kaksi pääkenttää: "Sillä", jossa esittelemme vastaanottajan sähköpostin ja "Asia", jossa kerromme muutamalla sanalla mainitun viestin sisällön.
Joskus ne eivät ole niin näkyviä, mutta jossain viestiruudussa näemme CC- ja BCC-painikkeet. Valmiina aktivoitavaksi, kun sitä tarvitaan. Käyttääksemme niitä hyvin meidän on ensin tiedettävä tarkalleen, mitä ne tarkoittavat. Nämä ovat määritelmät:
- CC (lyhenne sanoista "With Copy" ja englanniksi Hiilipaperikopio). Tämän vaihtoehdon avulla voimme lähettää sähköpostin kopioita muille vastaanottajille, pääosallistujien lisäksi, joille se on osoitettu. Tiedot ovat avoimia, mikä tarkoittaa, että kaikkien vastaanottajien sähköpostien nimet, sekä tärkeimpien että kopioimiemme, ovat näkyvissä.
- CCO (lyhenne sanoista "piilokopio" ja englanniksi BCC o Blind Carbon Copy). Tämän vaihtoehdon avulla voimme lähettää sähköpostin kopioita muille vastaanottajille tärkeimpien vastaanottajien lisäksi, mutta yksityisellä kopiolla. Toisin sanoen päämiehet eivätkä ne, jotka menevät sokkokopioon, eivät voi tietää, kenelle muulle viesti lähetetään.
CC ja BCC Gmailissa
Lähes kaikki sähköpostipalvelimet käyttävät samaa järjestelmää kopioiden lähettämiseen, olivatpa ne sitten sokeita tai ei. Joissakin CC- ja Bcc-painikkeet näkyvät selkeämmin kuin toisissa, mutta niiden toiminta on käytännössä identtinen. Valitsimme Gmailin, koska tämä on maailman eniten käytetty sähköpostipalvelu, havainnollistamaan näiden vaihtoehtojen oikeaa käyttöä.
Kun painamme nappia "Kirjoittaa" Gmailissa kaikkien tuntemamme ikkuna tulee näkyviin. CC- ja BCC-vaihtoehdot löytyvät, kuten alla olevassa kuvassa näkyy, oikealla puolella "Vastaanottaja"-rivin lopusta:
Oletuksena molemmat vaihtoehdot ovat poissa käytöstä. Käyttääksemme niitä meidän on yksinkertaisesti käytettävä hiiren osoitinta ja napsautettava niitä. Vaihtoehtoja voidaan käyttää erikseen tai yhdessä, kaikki riippuu siitä, mitä haluamme viestillämme tehdä: CC avoimelle massasähköpostille tai BCC sellaiselle, jossa emme halua vastaanottajien tietävän, kuka muu on saanut kyseisen sähköpostin.
Milloin käyttää CC:tä ja BCC:tä?
Vaikka kuka tahansa käyttäjä voi vapaasti käyttää CC- ja BCC-asetuksia lähettäessään sähköpostia, on parasta käyttää niitä yleisten käyttötapojen mukaisesti. Katsotaanpa joitain esimerkkejä niiden oikeasta käytöstä:
Tyypillisesti CC:tä käytetään yrityksen tai organisaation sisäiset sähköpostit kun on tarpeen välittää uutisia tai tietoja, jotka koskevat ryhmää ihmisiä tai työntekijöitä. Kuvitellaanpa esimerkkiä yrityksestä, jossa osaston aikataulut on uudistettu. Tässä informatiivisessa viestissä vastuuhenkilön sähköpostin nimi sijoitetaan kohtaan "Vastaanottaja" ja sitten "CC" -kenttään kaikkien osastolla työskentelevien sähköpostit. Koska se on a avointa tietoa, tämä on yksinkertaisin tapa lähettää se.
CCO:n käyttö puolestaan mahdollistaa muun tyyppisen viestinnän, jota voidaan käyttää myös ammattialalla. Tällä valinnalla voit lisätä henkilön, jolle haluat ilmoittaa, että viesti on lähetetty, mutta jonka henkilöllisyyden haluat pysyä piilossa muiden vastaanottajien silmiltä. Yleissääntönä on, että Piilokopiota tulisi käyttää vain kun yhteystiedot eivät liity suoraan viestiketjuun eikä heidän tarvitse lukea vastauksia.
"Vastaa kaikille"
Kopio- ja Piilokopio-vaihtoehdoilla on merkitystä myös viesteihin vastaamisessa. Kun saamme viestin, jossa on kopio useille vastaanottajille, näemme, että meillä on mahdollisuus "Vastaa kaikille". Jos käytämme sitä, kaikki CC:ssä olevat sähköpostit saavat vastauksemme, mutta eivät ne, jotka näkyvät BCC:ssä.
Esimerkki siitä, milloin tämä voi olla erittäin hyödyllinen vaihtoehto: vastata sähköpostiin, joka on osoitettu useille ihmisille, jotka tekevät yhteistyötä projektin parissa. Näin toimimalla koko ryhmällä on samat tiedot ja mahdollisuus nähdä kaikki asiaa koskevat kommentit ja päivitykset.