Excel est devenu, à lui seul, la meilleure application pour créer des feuilles de calcul de toute nature, de celles qui nous permettent d'effectuer la comptabilité au jour le jour à feuilles de calcul liées à la base de données, en plus de nous permettre de représenter les données qu'ils incluent dans des graphiques.
Les listes déroulantes et les tableaux dynamiques qu'Excel nous permet de créer, sont deux des fonctions avec lesquelles nous pouvons en tirer le meilleur parti, cette dernière étant l'une des fonctions les plus puissantes offertes par cette application qui se trouve au sein d'Office 365.
Que sont les tableaux croisés dynamiques
Il est probable que vous ayez entendu parler plus d'une fois des tableaux croisés dynamiques, l'un des des fonctions plus pratiques et puissantes que nous offre Excel et cela nous permet de gérer de grandes quantités de données très rapidement et facilement.
Les tableaux dynamiques que nous pouvons créer avec Excel, nous permettent non seulement d'extraire les données des tableaux, mais nous permettent également extraire des données de bases de données créées avec Access, l'application de Microsoft pour créer des bases de données.
D'accord, mais qu'est-ce que les tableaux croisés dynamiques ? Les tableaux croisés dynamiques sont filtres que nous pouvons appliquer aux bases de données et cela nous permet aussi de faire des sommations des résultats. Si vous utilisez régulièrement des filtres dans vos feuilles de calcul, si vous utilisez des tableaux croisés dynamiques, vous verrez comment le temps que vous interagissez avec eux est réduit.
Comment créer des tableaux croisés dynamiques
Pour créer des tableaux croisés dynamiques, nous avons besoin d'une source de données, source de données qui peut être la feuille de calcul que nous utilisons habituellement pour stocker les données. Si nous utilisons une base de données créée dans Access, nous pouvons définir la source de données sur la table où tous les enregistrements sont stockés.
Si la source de données est un fichier texteAvec les données séparées par des virgules, nous pouvons créer à partir de ce fichier une feuille de calcul à partir de laquelle extraire les données pour créer les tableaux croisés dynamiques. Si este tipo de archivo sin formato es la única fuente de archivos que tenemos para crear tablas dinámicas, deberíamos ver la posibilidad de poder extraer los datos en otro formato o bien crear un macro que se encargue automáticamente de crear las tablas dinámicas cada vez que importamos Les données.
Bien que son nom puisse impliquer la complexité, rien n'est plus éloigné de la vérité. Créer des tableaux croisés dynamiques C'est un processus très simple, si nous suivons toutes les étapes que nous indiquons ci-dessous.
Formater la source de données
Une fois la base de données créée, nous devons la formater pour qu'Excel être capable de reconnaître quelles sont les cellules qui contiennent des données et quelles sont les cellules qui contiennent les noms des enregistrements que nous voulons filtrer pour créer les tableaux dynamiques.
Pour formater un tableau, la première chose à faire est de sélectionner toutes les cellules qui font partie du tableau et de cliquer sur le bouton Format sous la forme d'un tableau situé sur le ruban Accueil.
Différentes mises en page seront présentées ci-dessous, des mises en page qui non seulement modifient l'esthétique du tableau, mais indiquent à Excel qu'il s'agit d'une source de données potentielle. Dans cette section, peu importe l'option que nous sélectionnons. À la question Où sont les données dans le tableau ? Nous devons cocher la case La liste contient des en-têtes.
De cette façon, nous indiquons à Excel que la première ligne du tableau représente le nom des données du tableau, afin de créer les tableaux dynamiques, qui nous permettra d'appliquer des filtres automatisés. Une fois que nous avons le tableau avec les données et que nous l'avons formaté correctement, nous pouvons créer les tableaux dynamiques.
Créer des tableaux croisés dynamiques
- La première chose que nous devons faire est sélectionner le tableau où sont les données qui feront partie du tableau dynamique, y compris les cellules qui nous montrent quel type de données elles contiennent (dans notre cas Municipalité, Ouvrier, Référence, Kg).
- Ensuite, nous allons au ruban et cliquons sur Insérer.
- Dans Insertion, cliquez sur Table dynamique et une boîte de dialogue nommée Créer un tableau croisé dynamique.
- Dans cette boîte de dialogue, nous trouvons deux options :
- Sélectionnez les données que vous souhaitez analyser. Comme nous avons sélectionné la table que nous voulions utiliser pour créer la table dynamique, elle apparaît déjà sélectionnée sous le nom Table1. Nous pouvons changer ce nom au cas où nous aurions l'intention d'ajouter plus de tables dans la même feuille de calcul.
- Sélectionnez où vous souhaitez placer le tableau croisé dynamique. Si on ne veut pas mélanger les données sources avec le tableau croisé dynamique, il est recommandé de créer une nouvelle feuille de calcul, que l'on peut appeler Tableau croisé dynamique, afin de ne pas confondre avec la feuille où sont affichées les données, que l'on peut appeler Data .
Si nous avons effectué toutes les étapes, le résultat devrait être similaire à celui de l'image ci-dessus. Si ce n'est pas le cas, vous devriez recommencer toutes les étapes. Dans le panneau de droite (panneau que nous pouvons déplacer dans l'application ou le laisser flottant), les données que nous avons sélectionnées sont affichées, que nous devons appliquer les filtres dont nous avons besoin.
Les paramètres que nous pouvons configurer sont les suivants :
Filtres
Ici on place (en faisant glisser les champs situés au dessus) les champs que l'on veut afficher qui reflètent une quantité ou une somme. Dans le cas de l'exemple, j'ai placé les champs Municipalité, Ouvrier et Référence pour pouvoir sélectionner le nombre total de références ont été vendus ensemble (Municipalité, Ouvrier et Référence) ou par des municipalités, des travailleurs ou des références.
Dans Valeurs, nous avons inclus les somme de toutes les références qui ont été vendus. Dans le cas de l'exemple, 6 représente le nombre de références que tous les travailleurs de toutes les références de la commune de Novelda ont vendues.
Colonnes
Dans cette section, nous devons placer tous les champs que nous voulons affiché dans un format de colonne déroulante pour sélectionner et afficher tous les résultats liés à cette valeur.
Dans le cas de l'exemple, nous avons placé le champ Municipalité dans Colonnes, afin qu'il nous montre la somme du nombre de références qui ont été vendus dans toutes les municipalités. Si nous utilisons les filtres, situés ci-dessus, nous pouvons filtrer davantage les résultats, en établissant la référence exacte vendue et quel travailleur les a vendus.
Rangées
La section Lignes nous permet d'établir quelles sont les valeurs qui affiché par lignes et la fonction est la même qu'avec les colonnes mais en changeant l'orientation. Comme nous pouvons le voir dans l'image ci-dessus, lorsque vous placez le champ Municipalité dans Fichiers, les résultats de la recherche sont affichés en lignes et non en colonnes.
Valeurs
Dans cette section, nous devons ajouter les champs que nous voulons que nous afficher les totaux. Lorsque vous faites glisser le champ Kg vers la section Valeurs, une colonne est automatiquement créée où le total des kg qui ont été vendus par villes sont affichés, qui est le filtre de ligne que nous avons ajouté.
Dans cette section, nous avons également un compte de référence. Il est configuré pour afficher un nombre de villes ou de produits. Le champ Somme de KG est configuré de sorte que afficher le kg total. Pour modifier quelle action nous voulons effectuer à la maison dans l'un des champs établis, nous devons cliquer sur le (i) situé à droite du champ.
Conseil pratique
Si vous êtes arrivé jusqu'ici, vous pourriez penser les tableaux croisés dynamiques est un monde très complexe ne vaut pas la peine d'être touché. Bien au contraire, comme vous avez pu le voir dans cet article, tout est une question de test, de test et de test jusqu'à ce que les données s'affichent comme on veut qu'elles soient affichées.
Si vous ajoutez un champ dans une section que vous ne voulez pas, il vous suffit de le faire glisser hors de la feuille et il sera supprimé. Les tableaux croisés dynamiques sont destinés à de grandes quantités de données, pas pour les tables de 10 0 20 enregistrements. Pour ces cas, nous pouvons utiliser les filtres directement.