Guía Completa para Instalar y configurar una Impresora en Windows 11

¿Quieres configurar una impresora nueva y no sabes cómo ponerla en marcha en Windows 11? O quizá has renovado el sistema y quieres que la impresora de siempre siga funcionando. Por suerte, el proceso es mucho más sencillo de lo que imaginas, siempre que sigas unos pasos clave y conozcas los atajos y trucos para que nada se resista. Aquí tienes la guía más completa, pensada para que, tanto si eres novato como si ya tienes algo de experiencia, consigas que tu impresora y Windows 11 trabajen juntos sin problemas.

En el mundo actual, imprimir desde el ordenador sigue siendo imprescindible: trabajos, entradas, papeleo, deberes de los peques, recibos… Windows 11 ha evolucionado mucho para facilitar la vida, también en la gestión de impresoras, ya sean locales, de red o conectadas por WiFi. Sin embargo, algunas situaciones requieren un par de vueltas de tuerca y saber a fondo cómo funcionan todas las opciones del sistema puede ahorrarte dolores de cabeza.

Todo lo que debes saber antes de empezar a configurar la impresora

Antes de lanzarte a instalar y configurar la impresora en Windows 11, es recomendable tener a mano algunos datos y comprobar que todo está listo para funcionar:

Impresora encendida y conectada por USB, WiFi o red si procede.
Drivers o controladores actualizados para tu modelo de impresora, aunque Windows 11 suele detectarlos automáticamente.
Acceso a tu red local y a la configuración de Windows.

La mayoría de impresoras actuales se instalan automáticamente al conectarlas al ordenador mediante USB, Ethernet o WiFi. Al configurar una impresora moderna, lo normal es que Windows detecte todo al instante. Si no ocurre, ¡no te preocupes! Existen varias formas alternativas para que cualquier impresora funcione correctamente en tu sistema.

Instalación automática de impresoras en Windows 11

Cuando conectas una impresora local (por ejemplo, con un cable USB), Windows 11 suele encargarse de todo por ti:

Conecta la impresora al ordenador mediante el cable USB y asegúrate de que está encendida.
Espera unos segundos. Windows buscará el controlador adecuado y lo instalará automáticamente. Verás un mensaje junto al reloj si esto ocurre correctamente.
Para comprobar que la impresora está lista, ve a Inicio > Configuración > Dispositivos > Impresoras y escáneres.
Revisa si tu impresora aparece en la lista. Si es así, está lista para usar.

Este procedimiento es el más rápido, pero hay ocasiones en las que la impresora no se instala a la primera. En ese caso, sigue leyendo para ver métodos alternativos.

error de aplicación no responde en Windows 11

Instalación manual: Paso a paso para configurar una impresora local en Windows 11

Si Windows 11 no reconoce o instala tu impresora automáticamente, puedes añadirla en unos cuantos clics:

Accede al menú Inicio y pulsa en Configuración (también puedes usar la combinación Win + I).
En el panel lateral, elige Bluetooth y dispositivos y luego Impresoras y escáneres.
Haz clic en Agregar una impresora o escáner. El sistema buscará nuevos dispositivos cercanos.
Espera unos instantes mientras Windows detecta las impresoras disponibles. Si tu impresora aparece en la lista, selecciónala y pulsa en Agregar dispositivo.
Si tu impresora no aparece, elige la opción Agregar manualmente, normalmente visible después de unos segundos. Se abrirá un asistente para ayudarte a encontrar e instalar la impresora.
Sigue las instrucciones del asistente, eligiendo entre las diferentes formas de encontrar la impresora (por ejemplo, si es local, en red o inalámbrica).

Este proceso también te servirá si has perdido la conexión con una impresora ya instalada anteriormente. Además, permite configurar varias impresoras en el mismo equipo.

Añadir y configurar una impresora en red en Windows 11

Cada vez es más común compartir impresoras a través de una red local, ya sea en casa o en la oficina. Esto te permite imprimir desde cualquier ordenador conectado a la misma red. El procedimiento requiere algunos pasos adicionales, que conviene seguir al pie de la letra para que la impresora esté accesible para todos los usuarios autorizados.

1. Compartir la impresora desde el equipo principal

En el equipo donde está conectada la impresora, ve a Panel de Control > Hardware y sonido > Ver dispositivos e impresoras.
Haz clic derecho sobre la impresora que quieres compartir y selecciona Propiedades de impresora.
Entra en la pestaña Compartir y marca la casilla Compartir esta impresora.
Puedes dar un nombre al recurso compartido. Es útil si hay varias impresoras en la red, para identificarlas fácilmente.
Guarda los cambios. Ahora, otros equipos podrán detectarla en la red.

Recuerda que solo los usuarios que tengan las credenciales adecuadas podrán acceder a la impresora. Además, hay que tener en cuenta que si el equipo principal entra en suspensión, la impresora compartida dejará de estar disponible hasta que vuelva a estar activa.

2. Conectar la impresora desde el equipo secundario (cliente)

Abre el Explorador de archivos y haz clic en la sección Red. Busca el equipo que comparte la impresora.
Si la impresora aparece, haz clic derecho sobre ella y selecciona Conectar. Windows descargará los drivers si es necesario.
Si la impresora no se muestra, accede a Panel de Control > Hardware y sonido > Dispositivos e impresoras y pulsa Agregar una impresora.
Selecciona Agregar una impresora de red, inalámbrica o Bluetooth y sigue las instrucciones del asistente.
Si tampoco aparece aquí, haz clic en No está en la lista y selecciona Seleccionar una impresora compartida por nombre. Puedes buscarla o escribir manualmente la ruta, por ejemplo: \\NombrePC\\NombreImpresora.
Pulsa Siguiente. El sistema instalará la impresora.
El asistente te preguntará si quieres imprimir una página de prueba. ¡Hazlo! Te confirmará que todo está funcionando correctamente.

Es posible que necesites reiniciar el equipo para finalizar la instalación y ver la impresora en la lista de dispositivos disponibles.

Conexión de impresoras mediante dirección IP en Windows 11

A veces, especialmente en empresas o espacios con impresoras de red avanzadas, es necesario agregar una impresora usando su dirección IP. Este método es muy útil si la detección automática falla o si quieres tener más control sobre la instalación.

En Panel de Control, entra en Hardware y sonido > Dispositivos e impresoras.
Pulsa Agregar una impresora y elige La impresora que deseo no está en la lista.
Selecciona la opción Agregar una impresora usando una dirección TCP/IP o nombre de host.
Introduce la dirección IP de la impresora y, si lo conoces, el puerto correspondiente. Si no sabes la IP, puedes consultarla en la propia impresora (muchas ofrecen un menú en pantalla) o en la configuración del router.
Elige el tipo de dispositivo adecuado (normalmente TCP/IP para impresoras modernas).
Windows buscará y configurará el dispositivo. Si es necesario, te pedirá los drivers.
Al terminar, tendrás la impresora lista para imprimir desde cualquier programa.

Recuerda realizar una página de prueba para asegurarte de que todo ha quedado bien configurado.

Cómo averiguar la dirección IP de tu impresora en Windows 11

Conocer la dirección IP de tu impresora es fundamental para instalarla en red o solucionar problemas. Aquí tienes varias formas de descubrirla:

Desde el Panel de Control: Accede a Panel de control > Hardware y sonido > Dispositivos e impresoras. Haz clic derecho sobre el icono de la impresora y selecciona Propiedades. En la pestaña Servicios Web o Puertos suele mostrarse la IP asignada.
Desde CMD (Símbolo del sistema): Abre el menú Inicio, escribe CMD y ejecuta la consola. Escribe el comando netstat –r y pulsa Intro. Busca la impresora entre los dispositivos listados para ver su IP y puerto.
Desde el router: Accede a tu router desde el navegador (normalmente con la dirección 192.168.1.1), entra con tu usuario y contraseña y revisa la Tabla de clientes DHCP en la red local. Localiza el nombre o modelo de la impresora para ver qué IP tiene asignada.

Solución de problemas habituales al instalar impresoras en Windows 11

Aunque Windows 11 normalmente facilita mucho la configuración de impresoras, hay situaciones menos comunes en las que pueden surgir errores o la impresora no responde como debería. Aquí tienes los problemas más frecuentes y cómo solucionarlos:

1. Problemas con drivers o controladores

Los controladores son esenciales para que Windows 11 reconozca y gestione correctamente cada impresora:

Abre el menú Ejecutar (Win + R), escribe Administrador de dispositivos y pulsa Intro.
En la sección de impresoras, amplía la lista y comprueba si algún controlador muestra un icono de advertencia.
Si es así, haz clic derecho y elige Actualizar controlador. Puedes buscar actualizaciones de Windows para ver si el fabricante ha lanzado un nuevo driver compatible.
Si no aparece ningún aviso pero la impresora no funciona, prueba a reinstalar el controlador desde la web oficial del fabricante.

2. Comprobar actualizaciones de Windows

Microsoft lanza parches que a veces resuelven fallos de compatibilidad con impresoras, especialmente tras grandes actualizaciones. Si tienes problemas, revisa si hay actualizaciones pendientes:

Pulsa Win + I para abrir Configuración.
Ve a Windows Update y busca actualizaciones.
Instala todo lo que esté disponible, reinicia y prueba la impresora.

3. Cortafuegos (Firewall) de Windows

El Firewall de Windows puede bloquear el acceso a impresoras conectadas en red. Si sospechas que puede ser este el motivo:

Escribe Firewall de Windows Defender en la barra de búsqueda y entra en su menú.
En la parte izquierda, selecciona Activar o desactivar Firewall.
Desactívalo temporalmente para las redes privadas y públicas y prueba si la impresora vuelve a funcionar.
Si funciona, reconfigura las reglas del cortafuegos para permitir impresoras sin dejar el sistema desprotegido.

¡No dejes el firewall desactivado permanentemente! Solo úsalo como prueba.

4. Compatibilidad con el protocolo SMB 1.0/CIFS

Algunas impresoras antiguas o ciertas redes requieren que esté activo el protocolo SMB 1.0. Puedes habilitarlo desde las características de Windows:

Abre Panel de control > Programas.
Pulsa Activar o desactivar las características de Windows.
Busca y marca Compatibilidad con el protocolo para compartir archivos SMB 1.0/CIFS.
Acepta los cambios y reinicia el equipo.

5. Utilizar el Solucionador de problemas de Windows 11

Windows 11 incluye una utilidad automática que detecta y soluciona errores relacionados con impresoras:

En la barra de búsqueda escribe Solucionar otros problemas y ábrelo.
Selecciona Impresoras y sigue el asistente paso a paso.
El sistema hará pruebas y te irá indicando qué debes hacer según encuentre problemas.

Eliminar una impresora en Windows 11

Si tienes una impresora que ya no usas o necesitas reinstalarla, es recomendable eliminarla antes de volver a configurarla:

Abre Configuración > Bluetooth y dispositivos > Impresoras y escáneres.
Haz clic en el nombre de la impresora que quieres quitar.
Pulsa en Eliminar. Confirma la acción.
Ahora puedes instalarla de nuevo siguiendo los pasos anteriores.

Cómo imprimir una página de prueba en Windows 11

Después de instalar o configurar una impresora, es recomendable imprimir una página de prueba para asegurarte de que todo funciona correctamente:

En Impresoras y escáneres busca tu impresora.
Haz clic sobre su nombre para ver las opciones.
Pulsa en Administrar y luego en Imprimir página de prueba.
Introduce papel en la bandeja si es necesario y espera a que se imprima la página.

Este pequeño paso te ayudará a detectar posibles fallos antes de enviar documentos importantes.

¿Qué hacer si tu impresora es antigua o tienes dificultades específicas?

Hay impresoras que pueden no ser reconocidas automáticamente por Windows 11, especialmente si tienen algunos años. En estos casos:

Busca controladores específicos para Windows 11 en la web oficial del fabricante de la impresora. Muchos modelos antiguos funcionan con drivers de Windows 10 o incluso Windows 8.
Si no encuentras el driver adecuado, prueba la opción de mi impresora es un poco antigua. Ayúdame a buscarla en el asistente de instalación.
Si la conexión es por USB, prueba otros puertos del ordenador o cables nuevos.
En impresoras en red viejas, verifica la compatibilidad con protocolos modernos o activa las opciones necesarias como SMB 1.0.

Cuestiones de seguridad al compartir impresoras en Windows 11

Compartir impresoras puede suponer un riesgo si no se controla quién accede a ellas:

Solo comparte impresoras en redes seguras y con usuarios de confianza.
Protege los equipos con usuario y contraseña para que nadie pueda imprimir sin permiso.
Desactiva el uso compartido cuando no sea necesario.

Instalación de impresora en diferentes versiones de Windows

El proceso descrito para Windows 11 es similar en versiones anteriores como Windows 10 o Windows 7, aunque pueden cambiar algunos nombres de menús. Para sistemas antiguos:

En Windows 10, accede a Configuración > Dispositivos > Impresoras y escáneres.
Sigue las mismas indicaciones para añadir una impresora, buscarla por nombre o dirección IP o instalar drivers manualmente.
En Windows 7, el acceso es desde Inicio > Panel de Control > Hardware y sonido > Dispositivos e impresoras. Pulsa en Agregar impresora y sigue el asistente.
En todos los sistemas, asegúrate de descargar los drivers compatibles desde la web oficial si el sistema no los encuentra por sí mismo.

Consejos útiles para simplificar la instalación de una impresora en Windows 11

Ten a mano la documentación de tu impresora. En ella suelen aparecer las instrucciones para descubrir la IP, cambiar ajustes o encontrar el menú de configuración.
Haz siempre una búsqueda de actualizaciones antes de instalar nada. Así evitas problemas de compatibilidad.
Si tienes problemas recurrentes, reinicia tanto el ordenador como la impresora. Muchas veces es suficiente.
No te olvides de revisar el cableado y las conexiones WiFi. Un fallo tonto puede hacerte perder tiempo buscando soluciones complejas.

Siguiendo estos pasos y consejos, comprobarás que instalar y configurar una nueva impresora en Windows 11 es una tarea perfectamente asequible, tanto para usuarios experimentados como para principiantes.

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