Las funciones de revisión y comentarios en Microsoft Word se han convertido en herramientas fundamentales tanto para estudiantes como para profesionales que trabajan en la creación y edición de documentos. Si sueles colaborar en equipo, revisar textos académicos o necesitas controlar las modificaciones en tus archivos, descubrirás que conocer a fondo estas opciones te facilitará no solo la labor diaria, sino también el trabajo colaborativo y la productividad. Aunque muchos usuarios conocen lo básico, Word integra una serie de utilidades avanzadas y pequeños trucos que pueden llevar tu experiencia de edición al siguiente nivel.
En este artículo te explico, de manera clara y extensa, todo lo que necesitas saber sobre cómo utilizar la revisión y comentarios en Word, tanto en la versión para escritorio como en la web, además de consejos prácticos para sacar el máximo partido a estas funciones. Incluyo procedimientos paso a paso, diferencias entre las vistas, opciones para personalizar la visualización, gestionar revisores y mucho más. Si alguna vez te has sentido perdido entre globos de comentarios, marcas de revisión o simplemente quieres evitar errores al compartir tus archivos, quédate: aquí tienes la guía definitiva.
¿Para qué sirven las funciones de revisión y comentarios en Word?
La principal utilidad de estas herramientas es facilitar la colaboración y supervisión de documentos. Permiten que varias personas trabajen en el mismo archivo, cada una con sus propios aportes, comentarios y sugerencias, que quedan perfectamente diferenciados y registrados. Además, proporcionan un control y una trazabilidad total de los cambios (quién hizo qué y cuándo) y ayudan a evitar errores antes de la versión final.
¿Qué opciones de revisión y comentarios existen en Word?
Las funcionalidades de revisión engloban varias características, pero las principales son:
- Comentarios: Permiten insertar notas en el margen del documento, asociadas a un fragmento de texto, para sugerir, preguntar o corregir algo sin alterar el contenido original.
- Control de cambios: Registra todas las modificaciones realizadas (añadidos, eliminaciones, formato…), marcándolas de forma visual para que sean fáciles de distinguir y revisar.
- Revisión por autores múltiples: Mantiene el registro de qué usuario ha realizado cada cambio o comentario, para facilitar la atribución y la coordinación.
- Panel de revisiones y vistas: Ofrece diferentes maneras de visualizar los cambios, desde lo más básico hasta un seguimiento exhaustivo.
Cómo insertar y gestionar comentarios en Word
Comenzamos por lo más habitual: añadir y manipular comentarios. El método puede variar ligeramente según la versión, pero los pasos estándar son muy similares en Word para Windows, Mac y la web.
Paso a paso para añadir un comentario
- Selecciona el fragmento de texto que deseas comentar o sitúa el cursor en el lugar apropiado.
- Ve a la pestaña Revisar en la parte superior de Word.
- Dentro del grupo Comentarios, haz clic en Nuevo comentario.
- Escribe tu comentario en el campo que aparece en el margen derecho (o en el panel de comentarios, según la vista).
- En las versiones modernas, pulsa Publicar comentario para confirmar (también puedes usar Ctrl + Enter o ⌘ + Enter en Mac).
El comentario quedará marcado visualmente junto al texto y visible para cualquier colaborador del documento.
Cómo responder, resolver y eliminar comentarios
- Puedes responder a un comentario haciendo clic en Responder, lo que genera un hilo conversacional, muy útil en trabajos colaborativos.
- Para resolver un comentario, selecciona el icono correspondiente (suele ser una marca de verificación o la opción ‘Resolver’). Esto marca el hilo como resuelto, aunque permanece en el documento por si quieres reabrirlo.
- Para eliminar un comentario, haz clic en el icono de opciones del comentario (los tres puntos, o Más acciones de subproceso) y elige ‘Eliminar’.
- También puedes editar un comentario anterior seleccionando el lápiz.
Asignar tareas con comentarios
En las versiones más recientes y en entornos empresariales de Microsoft 365, puedes mencionar a un usuario usando @nombre dentro de un comentario para asignar tareas o llamar la atención de alguien sobre un punto concreto. Al escribir @ y seleccionar el nombre, esa persona recibirá una notificación por correo electrónico. Además, puedes marcar la casilla Asignar a para convertir el comentario en una tarea pendiente.
Vistas de comentarios: Contextual y Lista
Word ofrece dos formatos de visualización para los comentarios:
- Vista Contextual: Muestra los comentarios activos alineados al margen del documento, ocultando los resueltos para que el foco esté en lo pendiente.
- Vista de Lista: Abre un panel lateral donde se muestran todos los comentarios, activos y resueltos, agrupados en una lista global. Al hacer clic sobre uno, Word resalta el texto relacionado y ajusta la vista para situarlo en pantalla.
Puedes alternar entre ambas vistas desde la pestaña Revisar o usando el botón Comentarios en la cinta de opciones. Así, puedes elegir si quieres ver solo lo relevante en cada momento o tener una panorámica de todo el histórico de comentarios.
Cómo añadir imágenes e iconos a los comentarios
En documentos especialmente colaborativos o técnicos, puede ser interesante añadir imágenes o iconos dentro de los comentarios:
- Coloca el cursor donde quieras insertar la imagen dentro del comentario abierto.
- Accede a la pestaña Insertar.
- Selecciona Imágenes y elige desde dónde importar la imagen (desde el PC, la nube, etc).
- Para iconos, pulsa en Iconos, elige una categoría, selecciona el icono que mejor represente tu comentario y haz clic en Insertar.
Control de cambios: cómo activar, usar y gestionar el seguimiento de modificaciones
El Control de cambios es la función por excelencia para registrar todo lo que ocurre en un documento colaborativo. Aquí te explico cómo aprovecharlo desde cero.
Activar y desactivar el control de cambios
- Haz clic en la pestaña Revisar.
- Selecciona Control de cambios o Seguimiento de cambios según la versión.
Cuando está activado, cualquier alteración (adición, eliminación, cambio de formato, etc) se marcará visualmente en el documento. Las eliminaciones suelen aparecer como texto tachado y los añadidos subrayados o en color. Cada usuario verá sus cambios y los de los demás con colores distintos si así lo configuras.
Si desactivas el control de cambios, Word deja de registrar modificaciones nuevas, aunque las marcas previas seguirán apareciendo hasta que se acepten o rechacen.
Opciones avanzadas de control de cambios
- Puedes elegir realizar un seguimiento solo de tus propios cambios o de todos los colaboradores (útil para gestión de equipos).
- En la pestaña Revisar > Control de cambios encontrarás las opciones para seleccionar ‘Solo los míos’ o ‘Para todos los usuarios’.
- A través del menú Mostrar marcas, selecciona si quieres ver modificaciones de formato, inserciones/eliminaciones, comentarios, o filtrar por tipos de cambio y por revisor específico.
Diferentes modos de visualización de los cambios
- Revisión sencilla: Solo muestra una línea roja en el margen para indicar dónde hay cambios, sin mostrar el detalle en el texto. Perfecto para una vista limpia.
- Todas las revisiones: Presenta todas las marcas (colores, globos, líneas), para un control máximo de lo modificado.
- Ninguna revisión: Oculta de forma temporal todas las marcas de seguimiento, dejando el documento como si todos los cambios fueran definitivos (pero no elimina la información).
- Original: Visualiza el archivo tal y como estaba antes de las revisiones, sin marcas ni comentarios a la vista. Ideal para comparar con la versión modificada.
Navegación eficiente por los cambios y comentarios
Cuando hay decenas de anotaciones y sugerencias, es fácil perderse. Word te facilita moverte entre ellas:
- Utiliza Anterior y Siguiente en la pestaña Revisar para saltar directamente al cambio o al comentario anterior/siguiente.
- El Panel de revisiones (vertical u horizontal) te muestra una lista completa de todos los cambios, ideal para hacer una revisión final o verificar que no queden marcas pendientes.
- Puedes filtrar los cambios por tipo de edición (por ejemplo, ver solo modificaciones de formato) o por autor.
Aceptar o rechazar los cambios
Para finalizar la edición y dejar el documento limpio, es crucial aceptar o rechazar las propuestas:
- Selecciona un cambio concreto, haz clic derecho y elige Aceptar o Rechazar.
- Puedes avanzar rápidamente por los cambios usando las opciones Aceptar y avanzar, Rechazar y avanzar, o decantarte por Aceptar todos los cambios o Rechazar todos los cambios en el menú principal.
- En cambios secuenciales, Word resalta automáticamente el siguiente cambio tras cada acción.
- Recuerda que hasta que no aceptes o rechaces una marca de revisión, permanecerá visible en el documento.
Eliminar marcas de revisión y comentarios antes de imprimir o compartir
Ocultar los cambios no los elimina: para quitar definitivamente las marcas de revisión y los comentarios, es imprescindible pasar por el proceso de aceptar/rechazar cambios y borrar los comentarios. Si imprimes con marcas activas, aparecerán en el papel salvo que vayas a Archivo > Configuración de impresión y desactives ‘Imprimir marcas’.
Bloquear el control de cambios: aumenta la seguridad en la colaboración
Si necesitas garantizar que nadie pueda desactivar el control de cambios o manipular el registro sin permiso, Word permite bloquear el control de cambios mediante contraseña:
- Desde Revisar, ve a Proteger > Proteger documento.
- Establece una contraseña segura en el campo correspondiente y confírmala.
- Mientras el control esté bloqueado, nadie podrá detener el seguimiento de cambios ni aceptar/rechazar modificaciones sin la clave.
- Para desbloquear, repite el proceso y desactiva la protección introduciendo la contraseña.
Esta función es especialmente útil en entornos profesionales donde se requiere trazabilidad y control absoluto sobre el flujo de trabajo.
Trabajar en equipo en Word: sincronización y compartición eficiente
Word está preparado para el trabajo colaborativo gracias a la integración con OneDrive y la nube de Microsoft 365. Compartir un archivo permite a varios usuarios colaborar en tiempo real:
- Utiliza la opción de compartir documento seleccionando la opción adecuada y eligiendo Permitir edición para que los colaboradores puedan modificarlo activamente.
- Activa el modo de revisión si deseas que todos los cambios sean seguidos automáticamente.
- Todas las ediciones quedan guardadas en un único archivo, permitiendo un flujo de trabajo más ágil y reduciendo el riesgo de errores por versiones desactualizadas.
Gestionar los cambios según tipo y usuario
Las herramientas de revisión tienen opciones avanzadas para filtrar y mostrar las marcas según tus necesidades:
- Desde el menú Mostrar marcas, puedes elegir ver únicamente ediciones de formato, inserciones o eliminaciones.
- Si quieres centrarte en los comentarios de un revisor concreto, selecciona su nombre y oculta el resto.
- Las marcas aparecen con una pequeña marca de verificación a su lado cuando están activas.
Revisiones en la nube y dispositivos móviles
Las funciones de revisión y comentarios de Word están disponibles tanto en el escritorio como en las aplicaciones para iOS, iPad, Android y la web. Las diferencias principales suelen estar en la interfaz, pero las opciones clave permanecen:
- Insertar y responder comentarios, visualizar todas las marcas, y gestionar los cambios desde cualquier dispositivo.
- Las acciones colaborativas y la sincronización en tiempo real funcionan de manera fluida si el archivo está guardado en OneDrive.
¿Qué ocurre al imprimir un documento con cambios o comentarios?
Por defecto, Word ofrece la opción de imprimir el documento con o sin marcas. Si no desactivas la opción de ‘Imprimir marcas’ en la configuración de impresión, todos los comentarios y revisiones aparecerán en la versión impresa. Si necesitas entregar una copia limpia, asegúrate de aceptar/rechazar los cambios y eliminar los comentarios previamente.
Panel de revisiones y otras herramientas relacionadas
Para facilitar la revisión de un documento extenso o con muchas anotaciones, existe el Panel de revisiones (vertical u horizontal). Ofrece una vista global de todas las marcas, incluyendo un resumen del número total de anotaciones pendientes y comentarios, facilitando la gestión de tareas antes de cerrar la edición. Aquí también podrás revisar aquellos comentarios demasiado largos para mostrarse completos en los globos del margen.
Recomendaciones para usuarios avanzados
- No olvides bloquear el control de cambios con contraseña si trabajas con documentos sensibles o legales.
- Utiliza los filtros de usuario para centrarte en las ediciones de una persona concreta y acelerar la revisión.
- Aprovecha los atajos de teclado, como Ctrl + Alt + M para añadir comentarios rápidamente, o Ctrl + Enter para publicarlos.
- Para revisar y limpiar documentos antes de entregarlos, utiliza siempre el Panel de revisiones para comprobar que no queden marcas ni comentarios inadvertidos.
Con esta guía podrás aprender a usar las funciones de revisión y crear comentarios en Word. Compártela y así más personas sabrán hacerlo.