Ako govorimo o proračunskim tablicama, moramo govoriti o Excelu, aplikaciji koja se na tržište pojavila 1985. godine, ali referentna na tržištu postala je tek 1993., kada je nadmašila svemogući Lotus-1-2-3. Danas Excel jest integrirani i nerazdvojni od sustava Office 365.
Tijekom godina Excel se samo poboljšavao, nudeći velik broj rješenja, rješenja i za tvrtke i za pojedince. Jedna od funkcija koju nam nudi, kako za korisnike, tako i za tvrtke, jest mogućnost stvoriti padajuće popise, vrlo korisna funkcija koju ćemo predavati sljedeće.
Excel je dostupan u punom izdanju za Windows i macOS te putem Interneta. Iako je istina da imamo dostupnu verziju za mobilne uređaje, ovo nije tako cjelovit poput one koju možemo pronaći u verzijama za stolna računala. Koraci koje treba slijediti za stvaranje padajućeg popisa u Excelu jednaki su u sustavu Windows, MacOS i putem web verzija.
Iako se mogu stvoriti samo putem stolnih verzija programa Excel, ovi mogu se konzultirati i komunicirati s bilo kojom verzijom programa Excel, uključujući smanjenu verziju koju nam Microsoft nudi putem aplikacije Office za mobilne uređaje, potpuno besplatne aplikacije.
Što su padajući popisi
Padajući popisi nam to omogućavaju odaberite s popisa opcija samo jednu opciju, isključujući ostalo. Ova vrsta popisa omogućuje nam upotrebu zadanih vrijednosti izbjegavajući unos pogrešnih podataka ili pravopisnih pogrešaka (što nam omogućuje provođenje određenih filtara pretraživanja).
U tvrtkama ti popisi omogućuju organiziranje i upravljanje svakodnevnim zadacima i upravljanjem na mnogo učinkovitiji način, kao i nuđenje profesionalnog dodira koji nikada ne škodi. Broj padajućih popisa koje možemo stvoriti je neograničen, tako da možemo stvoriti okvir s popisom za svaku od ćelija na listu.
Ove su vrste popisa vrlo korisne pri izradi računa (gdje se svaki koncept razlikuje od prethodnog), pratiti posjete, stvoriti baze podataka za primjenu prilagođenih filtara koji nam omogućuje kontrolu zaliha u skladištima ... Ako ste stigli do ovog članka, najvjerojatnije vam je jasna uporaba koju namjeravate pružiti ovoj fantastičnoj Excel funkciji.
Kako stvoriti padajuće popise u Excelu
Padajući popisi dobivaju podatke iz tablica koje prethodno moramo stvoriti da bismo ih koristili kao izvor. Ako je svrha lista koji želimo stvoriti padajuće popise ispisati ga, moramo postavite izvor podataka na drugi zasebni list, list koji možemo nazvati podacima.
Kao što sam gore komentirao, na istom listu možemo stvoriti beskonačne padajuće popise, pa ako ne želimo stvoriti list za svaki izvor podataka, možemo koristiti isti list, bez uklanjanja podataka kojima smo poslužili izvor za popise koje smo već stvorili. Nakon što postanemo jasni kako funkcioniraju, pokazat ćemo vam korake koje treba slijediti stvoriti padajuće popise u Excelu.
Stvorite izvor podataka
Prvo što moramo učiniti je stvoriti izvor podataka, podatke koji se koriste za stvaranje padajućih popisa. Ako prethodno nismo stvorili ove podatke, padajući popis neće imati što pokazati. Da bismo stvorili izvor podataka, otvaramo novi list u Excelu, dvaput kliknite na ime i mi ćemo ga nazvati Data.
Da se ne bismo miješali s kojim su izvorima podataka svakog padajućeg popisa koji želimo stvoriti, moramo napisati kao prva vrijednost ime popisa, bili to gradovi, modeli, zemlje, odjeća ... Ako ćemo samo stvoriti popis, nije potrebno upisivati ime u prvu ćeliju.
Dalje, moramo napisati sve opcije koje želimo prikazani su na padajućem popisu, jedan ispod drugog u istom stupcu radi lakšeg odabira izvora podataka. Nakon što kreiramo izvor podataka, možemo stvoriti padajuće popise.
Stvori padajući popis
- prvo odabiremo stanice gdje želimo da se prikazuju padajući popisi.
- Zatim kliknite opciju Podaci (ne list) na vrpci. Unutar opcija kliknite na Provjera valjanosti podataka.
- Na kartici Konfiguracija> Kriteriji za provjeru> Dopusti da odaberemo popis.
- Dalje idemo u okvir Izvor i kliknite ikonu na kraju okvira do odaberite raspon ćelija u kojima se nalaze podaci.
- Zatim kliknite na podatkovni list i odabiremo raspon ćelija u kojima se nalaze podaci, izostavljajući ime ćelije koja nam je omogućila da identificiramo ove podatke. Nakon što odaberemo raspon podataka, pritisnemo Enter.
- Već smo stvorili svoj prvi padajući popis na glavnom Excelovom listu. U svim ćelijama koje smo odabrali za prikaz padajućeg popisa sada se prikazuje strelica prema dolje koja nas poziva da kliknemo na odaberite iz svih opcija koje smo prethodno utvrdili u Tehničkom listu.
Nakon što stvorimo prvi padajući popis, moramo izvesti isti postupak kako bismo stvorili ostatak padajućih popisa koje želimo ili trebamo.