Excel telah menjadi, dengan kemampuannya sendiri, aplikasi terbaik untuk membuat spreadsheet dalam bentuk apa pun, mulai dari yang memungkinkan kita melakukan akuntansi sehari-hari hingga spreadsheet terkait database, selain memungkinkan kami untuk merepresentasikan data yang mereka sertakan dalam grafik.
itu daftar drop-down dan tabel dinamis yang memungkinkan Excel untuk kita buat, adalah dua fungsi yang dapat kita gunakan dapatkan yang terbaik darinya, yang terakhir menjadi salah satu fungsi paling kuat yang ditawarkan oleh aplikasi ini yang ada di dalam Office 365.
Apa itu tabel pivot?
Kemungkinan lebih dari satu kali Anda pernah mendengar tentang tabel pivot, salah satu dari fungsi yang lebih praktis dan kuat yang ditawarkan Excel kepada kami dan memungkinkan kami untuk mengelola data dalam jumlah besar dengan sangat cepat dan mudah.
Tabel dinamis yang dapat kita buat dengan Excel, tidak hanya memungkinkan kita untuk mengekstrak data dari tabel, tetapi juga memungkinkan kita mengekstrak data dari database yang dibuat dengan Access, aplikasi Microsoft untuk membuat database.
Oke, tapi apa itu tabel pivot? Tabel pivot adalah filter yang dapat kita terapkan ke database dan itu juga memungkinkan kita untuk melakukan penjumlahan dari hasil. Jika Anda secara teratur menggunakan filter di spreadsheet Anda, jika Anda menggunakan tabel pivot, Anda akan melihat bagaimana waktu Anda berinteraksi dengannya berkurang.
Cara membuat tabel pivot
Untuk membuat tabel pivot, kami membutuhkan sumber data, sumber data yang dapat berupa spreadsheet yang biasa kita gunakan untuk menyimpan data. Jika kita menggunakan database yang dibuat di Access, kita bisa mengatur sumber data ke tabel tempat semua catatan disimpan.
Jika sumber data adalah file teks textDengan data yang dipisahkan dengan koma, kita dapat membuat dari file itu spreadsheet untuk mengekstrak data untuk membuat tabel pivot. Jika jenis file datar ini adalah satu-satunya sumber file yang kita miliki untuk membuat tabel dinamis, kita harus melihat kemungkinan untuk dapat mengekstrak data dalam format lain atau membuat makro yang secara otomatis menangani pembuatan tabel dinamis setiap saat. kita impor datanya.
Meskipun namanya mungkin menyiratkan kompleksitas, tidak ada yang lebih jauh dari kebenaran. Buat tabel pivot ini adalah proses yang sangat sederhana, jika kita mengikuti semua langkah yang kami tunjukkan di bawah ini.
Format sumber data data
Setelah database dibuat, kita harus memformatnya sehingga Excel dapat mengenali mana sel yang berisi data dan sel mana yang berisi nama rekaman yang ingin kita filter untuk membuat tabel dinamis.
Untuk memformat tabel, hal pertama yang harus dilakukan adalah memilih semua sel yang merupakan bagian dari tabel dan klik tombol Format sebagai tabel yang terletak di pita Beranda.
Selanjutnya, tata letak yang berbeda akan ditampilkan, tata letak yang tidak hanya mengubah estetika tabel, tetapi memberi tahu Excel bahwa itu adalah sumber data potensial. Di bagian itu, tidak masalah opsi mana yang kita pilih. Untuk pertanyaannya Di mana data dalam tabel? Kita harus mencentang kotak Daftar berisi header.
Dengan cara ini, kami menunjukkan kepada Excel bahwa baris pertama tabel mewakili nama data dalam tabel, untuk membuat tabel dinamis, yang akan memungkinkan kita untuk menerapkan filter otomatis. Setelah kami memiliki tabel dengan data, dan kami telah memformatnya dengan benar, kami dapat membuat tabel dinamis.
Buat tabel pivot
- Hal pertama yang harus kita lakukan adalah pilih meja di mana data yang akan menjadi bagian dari tabel dinamis, termasuk sel yang menunjukkan kepada kita jenis data apa yang mereka sertakan (dalam kasus kami Kotamadya, Pekerja, Referensi, Kg).
- Selanjutnya, kita pergi ke pita dan klik menyisipkan.
- Di dalam Sisipkan, klik Tabel dinamis dan kotak dialog bernama Buat tabel pivot.
- Di dalam kotak dialog ini kami menemukan dua opsi:
- Pilih data yang ingin Anda analisis. Karena kami telah memilih tabel yang ingin kami gunakan untuk membuat tabel dinamis, tabel tersebut sudah ditampilkan dipilih dengan nama Tabel1. Kami dapat mengubah nama ini jika kami bermaksud menambahkan lebih banyak tabel di spreadsheet yang sama.
- Pilih di mana Anda ingin menempatkan tabel pivot. Jika kita tidak ingin mencampur data sumber dengan tabel pivot, disarankan untuk membuat spreadsheet baru, yang dapat kita sebut Tabel Pivot, agar tidak bingung dengan lembar tempat data ditampilkan, yang dapat kita sebut Data .
Jika semua langkah sudah kita lakukan, maka hasilnya akan seperti pada gambar di atas. Jika tidak, Anda harus melalui semua langkah lagi. Di panel di sebelah kanan (panel yang dapat kita pindahkan melalui aplikasi atau membiarkannya mengambang) data yang telah kita pilih ditampilkan yang harus kita terapkan filter yang kita butuhkan.
Parameter yang dapat kita konfigurasikan adalah sebagai berikut:
Filtros
Di sini kita menempatkan (dengan menyeret bidang yang terletak di atas) bidang yang ingin kita tampilkan yang mencerminkan kuantitas atau jumlah. Dalam kasus contoh, saya telah menempatkan bidang Kotamadya, Pekerja dan Referensi untuk dapat memilih jumlah referensi telah dijual bersama (Kotamadya, Pekerja dan Referensi) atau oleh Kota, Pekerja atau Referensi.
Dalam Nilai, kami telah menyertakan have penjumlahan dari semua referensi yang telah terjual. Dalam kasus contoh, 6 mewakili jumlah referensi yang telah dijual oleh semua pekerja dari semua referensi di kotamadya Novelda.
Kolom
Di bagian ini, kita harus menempatkan semua bidang yang kita inginkan ditampilkan dalam format kolom tarik-turun untuk memilih dan menampilkan semua hasil yang terkait dengan nilai tersebut.
Dalam kasus contoh, kami telah menempatkan bidang Kota di Kolom, sehingga menunjukkan kepada kami jumlah dari jumlah referensi yang telah dijual di semua kota. Jika kami menggunakan filter, yang terletak di atas, kami dapat menyaring lebih lanjut hasilnya, menetapkan referensi pasti yang terjual dan pekerja mana yang telah menjualnya.
Baris
Bagian Baris memungkinkan kita untuk menentukan nilai mana yang ditampilkan oleh baris dan fungsinya sama dengan kolom tetapi mengubah orientasinya. Seperti yang dapat kita lihat pada gambar di atas, ketika menempatkan bidang Kota di File, hasil pencarian ditampilkan dalam baris dan bukan dalam kolom.
Nilai
Di bagian ini kita harus menambahkan bidang yang kita inginkan tampilkan total. Saat menyeret bidang Kg ke bagian Nilai, kolom secara otomatis dibuat di mana total kg yang telah terjual oleh kota ditampilkan, yang merupakan filter Baris yang telah kami tambahkan.
Dalam bagian ini, kami juga memiliki Akun Referensi. Ini dikonfigurasi untuk menampilkan jumlah kota atau produk. Bidang Jumlah KG dikonfigurasi sehingga tunjukkan total Kg. Untuk mengubah tindakan apa yang ingin kita lakukan di rumah di salah satu bidang yang ditetapkan, kita harus mengklik (i) yang terletak di sebelah kanan bidang.
Tip praktis
Jika Anda sudah sampai sejauh ini, Anda mungkin berpikir tabel pivot adalah dunia yang sangat kompleks tidak layak disentuh. Justru sebaliknya, bagaimana Anda mungkin telah melihat di artikel ini, semuanya adalah masalah pengujian, pengujian dan pengujian sampai kita dapat menampilkan data seperti yang kita inginkan untuk ditampilkan.
Jika Anda menambahkan bidang di bagian yang tidak Anda inginkan, Anda hanya perlu menyeretnya keluar dari lembar untuk menghapusnya. Tabel pivot ditujukan untuk data dalam jumlah besar, bukan untuk tabel 10 0 20 record. Untuk kasus ini, kita dapat menggunakan filter secara langsung.