Gmail is de meest gebruikte e-mailservice ter wereld, en niet omdat het Google is, maar omdat het een van de beste e-maildiensten die we op de markt kunnen vinden. Het aantal opties dat Gmail ons ter beschikking stelt, neemt jaar na jaar toe.
Bovendien heeft Google in de loop der jaren de meeste van zijn services geïntegreerd, zodat we snel toegang hebben tot Meet-videogesprekken, bestanden die zijn opgeslagen in Google Drive, Agenda, Agenda ... zonder de respectieve websites te hoeven bezoeken. Als je het meeste uit Gmail wilt halen, laten we het hieronder zien: de beste trucs voor Gmail.
Alle wijzigingen met betrekking tot hoe Gmail werkt wordt weerspiegeld in ons hele e-mailaccount, niet alleen in de browser die we gebruiken, maar ook in de mobiele of desktop-applicaties die we gebruiken om het te raadplegen, dus er moet rekening mee worden gehouden bij het wijzigen van enkele van de verschillende instellingen die we in ons account kunnen maken.
Een verzonden e-mail verwijderen
Het verzenden van een e-mail of het beantwoorden van een e-mail die niet klopt, naar de verkeerde ontvanger of niet volledig voldoet aan de informatie die van ons is gevraagd, is een probleem dat u soms kunt hebben serieuze gevolgen.
Gelukkig kunnen we dat vanuit Gmail een verzonden e-mail verwijderen voordat deze wordt gelezen Zolang we maar snel zijn en beseffen welke fout we hebben gemaakt. Deze functie is echter ook beschikbaar in Outlook, terwijl: in Gmail is het native geactiveerd, in Outlook moeten we het eerder activeren.
Pas de Gmail-achtergrond aan
Vele uren achter de computer doorbrengen is een vervelende taak, vooral wanneer we het grootste deel van de tijd voor dezelfde applicatie / internet doorbrengen. Gmail staat ons toe achtergrondafbeelding vervangen, afbeelding die zowel in het rechtergedeelte van de browser (waar de mappen zijn) als in het bovenste gedeelte (van waaruit we naar e-mails kunnen zoeken) en in het gebied van e-mails als transparantie wordt weergegeven.
Om de achtergrond van Gmail te wijzigen, moeten we klikken op het tandwiel in de rechterbovenhoek en op de Thema's sectie, klik op de weergegeven of klik op Bekijk alle, zodat al het geld dat we in Gmail kunnen gebruiken, wordt weergegeven. Als we een van de aan ons getoonde afbeeldingen niet leuk vinden, kunnen we alle afbeeldingen gebruiken die we hebben opgeslagen in ons Google Drive-account.
Wijzig de dichtheid van de berichten
Als u de grootte van uw scherm optimaal wilt benutten, bent u waarschijnlijk geïnteresseerd om gebruik te maken van de optie die Gmail ons biedt waarmee we pas de scheiding tussen berichten en mappen aan.
Op een native manier is de Comfortabele optie tot stand gekomen, die ons meer dan voldoende scheiding biedt om toegang tot en vind e-mails in één oogopslag.
Als we de compacte optie instellen, de scheiding tussen de mails wordt tot het maximum beperkt, evenals de grootte van de verschillende mappen waarin de e-mails die we ontvangen zijn geclassificeerd, een functie die handig is op kleine schermen.
Deze optie wordt geopend door te klikken op het tandwiel in de rechterbovenhoek van het scherm, binnen het Dichtheidssectie, de eerste getoond.
Een handtekening toevoegen aan e-mails
Als u wilt dat voeg een handtekening toe aan al je e-mailsZowel degene die u verzendt als degene waarop u antwoordt, waar u uw volledige naam, uw beroep, functietitel en andere manieren om contact met u op te nemen, kunt toevoegen, moet u de onderstaande stappen volgen.
- Druk op het tandwiel en op Bekijk alle instellingen.
- Binnen Instellingen, In de flens Algemeen, scrollen we naar beneden naar het gedeelte Handtekening.
- Klik vervolgens op + Maken, we bepalen de naam van de handtekening die we willen maken (we kunnen verschillende handtekeningen maken) en in het vak aan de rechterkant schrijven we de gegevens die we willen delen met elke nieuwe e-mail die we verzenden of waarop we reageren.
Als we de handtekening alleen aan nieuwe e-mails willen toevoegen, onderaan die sectie, moeten we de waarde wijzigen Voor antwoorden / doorsturen door niet-ondertekend.
Automatische reacties
Als we een paar dagen op vakantie gaan, moeten we onze contacten informeren zodat we tijdens die rustperiode, verwacht geen antwoord van ons.
- Binnen Instellingen, In de flens Algemeen, scrollen we naar beneden naar het gedeelte Automatisch beantwoorden.
- Vervolgens markeren we de doos Automatisch beantwoorden aan en we configureren de eerste en laatste dag waarop de automatische reactie wordt geactiveerd.
- Vervolgens configureren we de bedrijf. Het is belangrijk om op dit gebied vast te stellen dat we op vakantie zijn.
- In het te verzenden bericht kunnen we vakantieperiode toevoegen waar we van gaan genieten, zodat ze te allen tijde weten dat we die dagen niet kunnen reageren.
Als we alleen willen dat onze contacten dit bericht ontvangen, moeten we het vakje aanvinken Stuur alleen een antwoord naar mijn contacten, optie die zich net aan het einde van deze optie bevindt.
Label en classificeer uw e-mails automatisch
Tags, ook wel mappen genoemd, stellen ons in staat om classificeer automatisch alle e-mails die we ontvangen afhankelijk van wie de afzender is, het onderwerp, de grootte van het bestand ... Deze labels worden weergegeven naast elke e-mail die overeenkomt met de parameters die we hebben vastgesteld en worden geclassificeerd onder de inbox, aanbevolen, verzonden ....
Alle e-mails die automatisch worden getagd, zal nog steeds beschikbaar zijn in de inbox (tenzij we ze archiveren) maar daarnaast zullen ze beschikbaar zijn in de labels / mappen die we maken. Als we een label verwijderen, worden de e-mails die aan de e-mails zijn gekoppeld niet verwijderd.
Elk nieuw label dat we maken, is standaard ingeschakeld, zodat e-mailclients van derden (weergeven in IMAP) dit kunnen: open ze en toon alle tags / mappen in de app. Als we niet willen dat de applicatie e-mails op de mobiel leest om deze labels weer te geven, moeten we het selectievakje voor elk label uitschakelen.
naar labels maken in Gmail Om de e-mails te classificeren, moeten we toegang krijgen tot de Instellingen, In de flens Tags en klik op Nieuw label. Nu moeten we filters maken zodat de labels automatisch op de e-mails worden toegepast.
Om de filters te maken, gaan we naar de Gmail-instellingen en klikken op het tabblad Filters en geblokkeerde adressen. Helemaal aan het einde klikken we op Maak een filter.
Vervolgens stellen we de waarden waaraan e-mails moeten voldoen waaraan we een label willen koppelen. Eenmaal ingesteld, klik op Voortzetten om door te gaan met het configureren van het filter.
Vervolgens moeten we bepalen in welk label we de e-mails willen opslaan die voldoen aan de eisen die we in de vorige paragraaf hebben gesteld. Daarnaast kunnen we het filter ook zo configureren dat ze automatisch als gelezen worden gemarkeerd, verwijderen, markeren als belangrijk ... Klik ten slotte op Aanmaken.
E-mails verzenden vanaf andere e-mailadressen
Met deze optie kunnen we andere e-mailaccounts configureren om e-mails vanuit Gmail te verzenden zonder dat we naar andere webpagina's hoeven te gaan. Deze functie: het is ideaal als we verschillende e-mailaccounts gebruiken Het dagelijks wisselen van post bemoeilijkt ons bestaan en werk. Deze optie is te vinden in de Gmail-instellingen, op het tabblad Mappen en importeren, in de sectie Verzend hoe.
Alle e-mails doorsturen
Deze optie is ideaal als we een kopie willen hebben van alle e-mails die we in ons account ontvangen, hoewel het meest gebruikelijke gebruik is om andere mensen toe te staan beantwoord de e-mails die we ontvangen als we op vakantie zijn (Als we eerder de functie hebben geactiveerd die ik je hierboven heb laten zien).
Om e-mails in Gmail door te sturen, moeten we toegang hebben tot de Instellingen Gmail en ga naar het tabblad Doorsturen en POP / IMAP-mail. In het eerste deel, Doorsturen, Moeten we e-mailaccount toevoegen waarnaar alle e-mails die we ontvangen automatisch worden verzonden.
Als we niet willen dat alle gangen worden doorgestuurd, kunnen we maak een filter zodat alleen e-mails die aan andere voorwaarden voldoen, worden doorgestuurd. Zoals we kunnen zien, biedt Gmail ons elke optie die in je opkomt.
E-mailsjablonen maken
Als meestal veel van de e-mails die we sturen ze hebben dezelfde structuur dat we kopiëren uit een Word-document (bijvoorbeeld), kunnen we dat document omzetten in een sjabloon om sneller te reageren.
Deze functie is van nature gedeactiveerd, dus we moeten deze eerst configureren via de Instellingen van Gmail binnen de sectie vergevorderd.
Vervolgens moeten we een nieuwe e-mail maken, schrijf de tekst die we als sjabloon willen gebruiken en klik op de drie verticale stippen onderaan het geselecteerde nieuwe e-mailvenster Sjablonen> Verwijderingen opslaan als sjabloon.
naar gebruik dat sjabloon, we maken een nieuwe e-mail, we gaan naar de drie punten verticaal in de rechter benedenhoek en polijsten in Sjablonen> Sjabloonnaam die we hebben gemaakt
Volledige schermbreedte gebruiken
Met Gmail kunnen we profiteren van de volledige grootte van het scherm, waarbij niet alleen de mappen en de lijst met e-mails worden weergegeven, maar ook de tekst van elke e-mail waarop we klikken zonder dat we deze hoeven te openen. Met deze optie kunnen we toon de tekst van de e-mails aan de rechterkant van het scherm of onderaan en het bevindt zich net onder de avatar van ons account.
Verwijder e-mails die veel ruimte in beslag nemen
Gmail biedt ons 15 GB vrije ruimte om alle e-mails die we ontvangen op te slaan en enkele andere documenten op te slaan in Google Drive. Als we regelmatig bestanden ontvangen die veel ruimte in beslag nemen, kan ons e-mailaccount snel en zonder het te beseffen vol raken, extra opslagruimte moeten huren.
Om te zien welke e-mails meer ruimte innemen in je Gmail-account, moet je in de zoekbalk "grootte: 10mb" (zonder de aanhalingstekens) schrijven als we willen dat het ons laat zien de e-mails die die ruimte innemen of iets dergelijks. Bovendien kunnen we hiermee selecteren vanaf welke datum we de zoekopdracht willen uitvoeren.
Voeg toe aan taken en creëer evenementen.
Als een e-mail een heeft specifieke term waarin we moeten antwoorden, kunnen we het direct toevoegen aan onze takenlijst om het altijd bij de hand te hebben en dat het ons op geen enkel moment passeert. Bovendien kunnen we op deze manier in één oogopslag alle e-mails raadplegen die we nog moeten beantwoorden.
Als het een evenement is, kunnen we voeg het toe aan onze agenda, handmatig instellen wanneer deze wordt vastgehouden, zodat de Google-agenda ons rechtstreeks via een e-mail op onze smartphone of Gmail herinnert.
Markeer berichten
Als een van de berichten vereist speciale aandacht en we willen niet dat het verloren gaat in de inbox, we kunnen het markeren door op de ster te klikken die we net voor de naam van de afzender vinden. We zullen alle aanbevolen berichten vinden in de Featured tag / folder.
Postbezorging plannen
Als je het antwoord op een e-mail op een bepaald tijdstip wilt verzenden, hoef je niet achter je computer te zitten, aangezien Gmail je de mogelijkheid biedt om in te plannen wanneer we willen dat het wordt verzonden. Met deze optie kunnen we selecteer zowel de dag als het tijdstip waarop we het willen verzenden.
Om toegang te krijgen tot deze functie, moeten we op de pijl omhoog klikken die rechts is rechts van de knop Verzenden.
Sneltoetsen voor het toetsenbord
Deze sneltoetsen zijn geldig voor Mac. Andere toetscombinaties worden weergegeven op Windows
De meeste van de meest gebruikte applicaties bieden ons een reeks sneltoetsen waarmee we onze productiviteit kunnen verhogen wanneer we regelmatig dezelfde functies gebruiken. Browsers hebben allemaal dezelfde sneltoetsen, maar daarnaast heeft Gmail ook een reeks eigen sneltoetsen.
Deze functie is standaard gedeactiveerd, dus we moeten deze eerst activeren via de Instellingen van Gmail binnen de sectie vergevorderd. Vervolgens schakelen we het vak Aangepaste toetscombinatie in.
Om toegang te krijgen tot de lijst met beschikbare sneltoetsen, drukt u op de toetsencombinatie Verschuiven +?
Werken met Gmail zonder internetverbinding
Deze functie is ideaal als we gaan verhuizen naar een gebied waarvan we weten dat we geen toegang tot internet zullen hebben, zelfs niet via mobiele telefoons, een optie die het is alleen beschikbaar als we Google Chrome gebruiken (werkt niet met een andere browser).
Voordat we een tijdje de verbinding met internet verbreken, moeten we: download e-mails uit onze inbox offline met ze kunnen werken.
Deze functie is standaard gedeactiveerd, dus we moeten deze eerst activeren via de Instellingen van Gmail binnen de sectie Zonder verbinding. Bij het activeren van de optie Offline mail inschakelen moeten we vaststellen:
- E-mailsynchronisatie: Vanaf welke datum willen we dat de e-mails naar onze computer worden gedownload om offline te kunnen werken (inclusief de mogelijkheid om bijlagen te downloaden). We kunnen de e-mails van geleden downloaden 7, 30 of 90 dagen.
- Veiligheid: Als we willen dat de gedownloade e-mails van onze computer verdwijnen zodra we verbinding hebben gemaakt met internet, zodat de wijzigingen worden gesynchroniseerd, moeten we schakel de optie Offline e-mail uit.
Wie heeft toegang gekregen tot mijn Gmail-account
Gmail stelt ons in staat om gemakkelijk te weten als iemand toegang heeft gehad tot ons Gmail-account Via de optie Details in de rechterbenedenhoek van het scherm. Deze optie opent een nieuw venster met de nieuwste verbindingen met ons Gmail-account, met vermelding van het bijbehorende IP-adres, de browser, het besturingssysteem en de applicatie, evenals wanneer deze is gemaakt.
Hoeveel ongelezen berichten heb ik?
Als je een van de gebruikers bent die het Gmail-tabblad altijd open laat, ben je geïnteresseerd in een van de andere functies die Gmail ons ter beschikking stelt, een functie die zal laten zien het aantal e-mails dat we moeten lezen.
Deze functie is beschikbaar in Instellingen, op het tabblad Geavanceerd en activeert de optie Pictogram ongelezen bericht. Indien geactiveerd, toont het tabblad waar we Gmail open hebben het aantal berichten dat we hebben ontvangen maar nog niet hebben geopend.
Markeer alle berichten als gelezen / ongelezen / geef ze een ster ...
Als u een groot aantal e-mails heeft die u niet wilt lezen (omdat het advertenties, nieuwsbrieven, berichten van sociale netwerken ...) zijn, kunt u deze selecteren en als gelezen markeren. U kunt deze functie ook gebruiken om: markeer de belangrijkste berichten, markeer als ongelezen… Andere e-mails.
Om dit te doen, hoeven we alleen de berichten te selecteren waarin we hun status willen wijzigen en op de pijl rechts van een vierkant te klikken bevindt zich in de linkerbovenhoek van de inbox.
Verberg / toon Gmail-labelnamen
Als je niet wilt dat ik dat altijd doe map-/tagnamen worden weergegeven die we in ons account hebben gemaakt, kunt u deze snel verbergen door op de drie horizontale lijnen in de linkerbovenhoek van Gmail te klikken. Elke keer dat we op deze knop klikken, wordt de naam van de labels weergegeven of verborgen, maar ze blijven het labelpictogram tonen.
Melding van nieuwe e-mail vertragen
Een andere interessante functie die Gmail ons ter beschikking stelt, stelt ons in staat om de ontvangst (door het op de een of andere manier te bellen) van de e-mails die we ontvangen, uit te stellen. Op deze manier kunnen we, als we werken aan het legen van onze invoermap, verwijder nieuwe e-mails tijdelijk.
naar de melding van een nieuwe e-mail uitstellen of uitstellen, moeten we de muis over de postlijn plaatsen waar deze zich bevindt en op het pictogram klikken dat wordt weergegeven door een klok om later vast te stellen wanneer we ons willen ontvangen onlangs.