Excel is op zijn eigen merites de beste toepassing geworden om spreadsheets van welke aard dan ook te maken, van die waarmee we de dagelijkse boekhouding kunnen uitvoeren tot database gerelateerde spreadsheets, naast dat we de gegevens die ze in grafieken bevatten, kunnen weergeven.
De vervolgkeuzelijsten en de dynamische tabellen die we met Excel kunnen maken, zijn twee van de functies waarmee we kunnen haal er het maximale uit, waarbij de laatste een van de krachtigste functies is die wordt aangeboden door deze applicatie binnen Office 365.
Wat zijn draaitabellen?
Het is waarschijnlijk dat u meer dan eens hebt gehoord van draaitabellen, een van de meer praktische en krachtige functies die Excel ons biedt en het stelt ons in staat om zeer snel en gemakkelijk grote hoeveelheden gegevens te beheren.
De dynamische tabellen die we met Excel kunnen maken, stellen ons niet alleen in staat om de gegevens uit tabellen te extraheren, maar stellen ons ook in staat gegevens extraheren uit databases die zijn gemaakt met Access, Microsoft's applicatie voor het maken van databases.
Ok, maar wat zijn draaitabellen? Draaitabellen zijn filters die we kunnen toepassen op databases en dat stelt ons ook in staat om sommaties van de resultaten uit te voeren. Als u regelmatig filters in uw spreadsheets gebruikt, als u draaitabellen gebruikt, zult u zien hoe de tijd die u ermee bezig bent, wordt verkort.
Hoe draaitabellen te maken
Om draaitabellen te maken, we hebben een gegevensbron nodig, gegevensbron die de spreadsheet kan zijn die we gewoonlijk gebruiken om de gegevens op te slaan. Als we een database gebruiken die is gemaakt in Access, kunnen we de gegevensbron instellen op de tabel waarin alle records zijn opgeslagen.
Als de gegevensbron een tekstbestand isMet de gegevens gescheiden door komma's, kunnen we van dat bestand een spreadsheet maken waaruit we de gegevens kunnen extraheren om de draaitabellen te maken. Als dit type plat bestand de enige bron van bestanden is die we hebben om dynamische tabellen te maken, zouden we de mogelijkheid moeten zien om de gegevens in een ander formaat te extraheren of een macro te maken die automatisch zorgt voor het maken van de dynamische tabellen elke keer wij importeren de gegevens.
Hoewel de naam misschien complexiteit suggereert, is niets minder waar. Draaitabellen maken het is een heel eenvoudig proces, als we alle stappen volgen die we hieronder aangeven.
Gegevensbron formatteren
Zodra we de database hebben gemaakt, moeten we deze zo formatteren dat Excel kunnen herkennen welke de cellen zijn die gegevens bevatten en welke de cellen zijn die de namen bevatten van de records die we willen filteren om de dynamische tabellen te maken.
Om een tabel op te maken, moeten we eerst alle cellen selecteren die deel uitmaken van de tabel en op de knop klikken Formaat als een tabel op het Home-lint.
Vervolgens worden verschillende lay-outs getoond, lay-outs die niet alleen de esthetiek van de tabel wijzigen, maar Excel vertellen dat het een potentiële gegevensbron is. In dat gedeelte maakt het niet uit welke optie we selecteren. Naar de vraag Waar staan de gegevens in de tabel? We moeten het vakje aanvinken De lijst bevat kopteksten.
Op deze manier geven we aan Excel aan dat de eerste rij van de tabel de naam van de gegevens in de tabel vertegenwoordigt, om de dynamische tabellen te creëren, die stelt ons in staat om geautomatiseerde filters toe te passen. Zodra we de tabel met de gegevens hebben en deze correct hebben opgemaakt, kunnen we de dynamische tabellen maken.
Draaitabellen maken
- Het eerste wat we moeten doen is selecteer tafel waar zijn de gegevens die deel uitmaken van de dynamische tabel, inclusief de cellen die ons laten zien welk type gegevens ze bevatten (in ons geval gemeente, werknemer, referentie, kg).
- Vervolgens gaan we naar het lint en klikken op invoegen.
- Binnen Invoegen, klik op Dynamische tabel en een dialoogvenster met de naam Draaitabel maken.
- Binnen dit dialoogvenster vinden we twee opties:
- Selecteer de gegevens die u wilt analyseren. Omdat we de tabel hebben geselecteerd die we wilden gebruiken om de dynamische tabel te maken, wordt deze al geselecteerd weergegeven onder de naam Tabel1. We kunnen deze naam wijzigen als we van plan zijn meer tabellen in dezelfde spreadsheet toe te voegen.
- Selecteer waar u de draaitabel wilt plaatsen. Als we de brongegevens niet willen mixen met de draaitabel, is het raadzaam om een nieuwe spreadsheet te maken, die we Pivot Table kunnen noemen, om niet te verwarren met het blad waar de gegevens worden weergegeven, die we Data kunnen noemen .
Als we alle stappen hebben uitgevoerd, zou het resultaat vergelijkbaar moeten zijn met dat in de bovenstaande afbeelding. Zo niet, dan moet u alle stappen opnieuw doorlopen. In het paneel aan de rechterkant (paneel dat we door de applicatie kunnen verplaatsen of laten zweven) worden de gegevens getoond die we hebben geselecteerd waarnaar we moeten pas de filters toe die we nodig hebben.
De parameters die we kunnen configureren zijn de volgende:
Filtros
Hier plaatsen we (door de velden erboven te slepen) de velden die we willen tonen die een hoeveelheid of een som weergeven. In het geval van het voorbeeld heb ik de velden Gemeente, Werknemer en Referentie geplaatst om het totale aantal referenties te kunnen selecteren zijn samen verkocht (Gemeente, werknemer en referentie) of door gemeenten, werknemers of referenties.
Binnen Waarden hebben we de optelling van alle referenties die zijn verkocht. In het voorbeeld staat 6 voor het aantal referenties dat alle arbeiders van alle referenties in de gemeente Novelda hebben verkocht.
kolommen
In deze sectie moeten we alle velden plaatsen die we willen weergegeven in een drop-down kolomformaat om alle resultaten met betrekking tot die waarde te selecteren en weer te geven.
In het geval van het voorbeeld hebben we het veld Gemeente in Kolommen geplaatst, zodat het ons laat zien de som van het aantal referenties die in alle gemeenten zijn verkocht. Als we de filters hierboven gebruiken, kunnen we de resultaten verder filteren, door de exacte verkochte referentie vast te stellen en welke werknemer ze heeft verkocht.
rijen
De sectie Rijen stelt ons in staat om vast te stellen welke de waarden zijn die weergegeven door rijen en de functie is hetzelfde als bij de kolommen, maar de oriëntatie verandert. Zoals we in de bovenstaande afbeelding kunnen zien, worden de zoekresultaten bij het plaatsen van het veld Gemeente in Bestanden in rijen weergegeven en niet in kolommen.
Waarden
In deze sectie moeten we de velden toevoegen die we willen dat we hebben toon totalen. Wanneer u het Kg-veld naar het gedeelte Waarden sleept, wordt automatisch een kolom gemaakt waarin het totale aantal kg wordt weergegeven dat door steden is verkocht, dit is het rijfilter dat we hebben toegevoegd.
Binnen deze sectie hebben we ook een referentieaccount. Het is geconfigureerd om een aantal steden of producten. Het veld Som van KG is zo geconfigureerd dat: toon totaal Kg. Om te wijzigen welke actie we thuis willen uitvoeren in een van de vastgestelde velden, moeten we klikken op de (i) rechts van het veld.
Praktische tip
Als je zo ver bent gekomen, denk je misschien draaitabellen is een zeer complexe wereld niet de moeite waard om aan te raken. Integendeel, zoals je misschien in dit artikel hebt gezien, is alles een kwestie van testen, testen en testen totdat we de gegevens kunnen weergeven zoals we willen dat ze worden weergegeven.
Als u een veld toevoegt aan een sectie die u niet wilt, hoeft u het alleen maar uit het werkblad te slepen zodat het wordt verwijderd. Draaitabellen zijn bedoeld voor grote hoeveelheden gegevens, niet voor tabellen van 10 0 20 records. Voor deze gevallen kunnen wij direct gebruik maken van de filters.