Excel har, på sin egen fortjeneste, blitt den beste applikasjonen for å lage regneark av noe slag, fra de som lar oss utføre daglig regnskap til databaserelaterte regneark, i tillegg til at vi kan representere dataene de inkluderer i grafer.
Las rullegardinlister og de dynamiske tabellene som Excel lar oss lage, er to av funksjonene vi kan få mest mulig ut av detsistnevnte er en av de kraftigste funksjonene som tilbys av dette programmet som ligger i Office 365.
Hva er pivottabeller
Det er sannsynlig at du ved mer enn en anledning har hørt om pivottabeller, en av de mer praktiske og kraftige funksjoner som Excel tilbyr oss og det lar oss administrere store datamengder veldig raskt og enkelt.
De dynamiske tabellene vi kan lage med Excel, lar oss ikke bare trekke ut dataene fra tabellene, men tillater oss også trekke ut data fra databaser opprettet med Access, Microsofts applikasjon for å lage databaser.
Ok, men hva er pivottabeller? Pivottabeller er filtre som vi kan bruke på databaser og som også lar oss gjennomføre summeringer av resultatene. Hvis du regelmessig bruker filtre i regnearkene dine, og hvis du bruker pivottabeller, vil du se hvordan tiden du samhandler med dem reduseres.
Hvordan lage pivottabeller
For å lage pivottabeller, vi trenger en datakilde, datakilde som kan være regnearket vi vanligvis bruker til å lagre dataene. Hvis vi bruker en database opprettet i Access, kan vi sette datakilden til tabellen der alle postene er lagret.
Hvis datakilden er en tekstfilMed dataene atskilt med komma, kan vi opprette et regneark fra den filen for å hente ut dataene for å lage pivottabellene. Hvis denne typen flatfil er den eneste kilden til filer som vi har for å opprette dynamiske tabeller, bør vi se muligheten for å kunne trekke ut dataene i et annet format eller lage en makro som automatisk tar seg av å lage de dynamiske tabellene hver gang vi importerer dataene.
Selv om navnet kan innebære kompleksitet, er ingenting lenger fra sannheten. Lag pivottabeller det er en veldig enkel prosess, hvis vi følger alle trinnene som vi indikerer nedenfor.
Formater datakilde
Når vi har opprettet databasen, må vi formatere den slik at Excel kunne gjenkjenne hvilke celler som inneholder data og hvilke celler som inneholder navnene på postene som vi vil filtrere for å opprette de dynamiske tabellene.
For å formatere en tabell er det første vi må gjøre å velge alle cellene som er en del av tabellen og klikke på knappen Format som et bord på hjemmebåndet.
Ulike oppsett vil bli vist nedenfor, oppsett som ikke bare endrer tabellens estetikk, men forteller Excel at det er en potensiell datakilde. I den delen spiller det ingen rolle hvilket alternativ vi velger. Til spørsmålet Hvor er dataene i tabellen? Vi må merke av i boksen. Listen inneholder overskrifter.
På denne måten indikerer vi overfor Excel at den første raden i tabellen representerer navnet på dataene i tabellen, for å lage de dynamiske tabellene, som vil tillate oss å bruke automatiserte filtre. Når vi har fått tabellen med dataene, og vi har formatert den riktig, kan vi lage de dynamiske tabellene.
Lag pivottabeller
- Det første vi må gjøre er velg tabell hvor er dataene som vil være en del av den dynamiske tabellen, inkludert cellene som viser oss hvilken type data de inkluderer (i vårt tilfelle Kommune, Arbeider, Referanse, Kg).
- Deretter går vi til båndet og klikker på sett.
- Klikk på på innsiden Dynamisk bord og en dialogboks som heter Lag pivottabell.
- Innenfor denne dialogboksen finner vi to alternativer:
- Velg dataene du vil analysere. Da vi har valgt tabellen som vi ønsket å bruke til å lage den dynamiske tabellen, er den allerede vist valgt under navnet Table1. Vi kan endre dette navnet i tilfelle vi har til hensikt å legge til flere tabeller i samme regneark.
- Velg hvor du vil plassere pivottabellen. Hvis vi ikke vil blande kildedataene med pivottabellen, anbefales det å lage et nytt regneark, som vi kan kalle Pivot Table, for ikke å forveksle med arket der dataene vises, som vi kan kalle Data .
Hvis vi har gjort alle trinnene, bør resultatet være likt resultatet i bildet ovenfor. Hvis ikke, bør du gå gjennom alle trinnene igjen. I panelet til høyre (panel som vi kan flytte gjennom applikasjonen eller la det flyte) vises dataene vi har valgt, som vi må bruke filtrene vi trenger.
Parametrene vi kan konfigurere er følgende:
Filtros
Her plasserer vi (ved å dra i feltene over) feltene vi vil vise som gjenspeiler et antall eller en sum. I tilfelle eksemplet har jeg plassert feltene Kommune, Arbeider og Henvisning for å kunne velge totalt antall referanser har blitt solgt sammen (Kommune, arbeider og referanse) eller av kommuner, arbeidere eller referanser.
Innen Verdier har vi tatt med summering av alle referanser som er solgt. I tilfelle eksemplet representerer 6 antall referanser som alle arbeiderne til alle referansene i Novelda kommune har solgt.
kolonner
I denne delen må vi plassere alle feltene vi vil vises i et rullegardinformat for å velge og vise alle resultatene relatert til den verdien.
I tilfelle eksemplet har vi plassert kommune-feltet i kolonner, slik at det viser oss summen av antall referanser som er solgt i alle kommuner. Hvis vi bruker filtrene, som ligger ovenfor, kan vi filtrere resultatene ytterligere, fastslå den nøyaktige referansen som er solgt og hvilken arbeider som har solgt dem.
rader
Radseksjonen lar oss bestemme hvilke verdier som er vises av rader og funksjonen er den samme som med kolonnene, men endrer retning. Som vi kan se på bildet over, vises søkeresultatene i rader og ikke i kolonner når du plasserer kommune-feltet i filer.
verdier
I denne delen må vi legge til feltene vi vil at vi skal viser totaler. Ved å dra Kg-feltet til Verdier-delen opprettes det automatisk en kolonne der det totale kg som er solgt av byene vises, som er radfilteret vi har lagt til.
Innenfor denne delen har vi også referansekonto. Den er konfigurert til å vise en antall byer eller produkter. Sumet av KG-feltet er konfigurert slik at vis totalt Kg. For å endre hvilken handling vi vil utføre hjemme i et av de etablerte feltene, må vi klikke på (i) til høyre for feltet.
Praktisk tips
Hvis du har kommet dit så langt, kan du tenke pivottabeller er en veldig kompleks verden ikke verdt å ta på. Tvert imot, hvordan du kanskje har sett i denne artikkelen, er alt et spørsmål om testing, testing og testing til vi kan vise dataene slik vi vil at de skal vises.
Hvis du legger til et felt i en del du ikke vil ha, trenger du bare å dra det ut av arket, og det vil bli fjernet. Pivottabeller er ment for store datamengder, ikke for tabeller med 10 0 20 poster. I disse tilfellene kan vi bruke filtrene direkte.