Gmail er den mest brukte e-posttjenesten i verden, og ikke fordi det er Google, men fordi det er en av beste e-posttjenester som vi kan finne i markedet. Antall alternativer som Gmail stiller til rådighet for oss øker år etter år.
I løpet av årene har Google dessuten integrert de fleste av tjenestene sine, slik at vi får tilgang til Meet videosamtaler, filer lagret i Google Drive, Kalender, Kalender ... raskt uten å måtte besøke de respektive nettstedene. Hvis du vil få mest mulig ut av Gmail, viser vi nedenfor de beste triksene for Gmail.
Alle endringer angående hvordan Gmail fungerer vil gjenspeiles i hele e-postkontoen vår, ikke bare i nettleseren vi bruker, men også i mobil- eller stasjonære applikasjoner som vi bruker for å konsultere den, så det må tas i betraktning når du endrer noen av de forskjellige innstillingene vi kan gjøre i kontoen vår.
Slett en sendt e-post
Å sende en e-post eller svare på en e-post ut av samsvar, til feil mottaker eller ikke fullstendig tilfredsstiller informasjonen som er blitt bedt om fra oss, er et problem du noen ganger kan ha alvorlige konsekvenser.
Heldigvis fra Gmail kan vi slett en sendt e-post før den leses Så lenge vi er raske og innser feilen vi har gjort. Denne funksjonen er imidlertid også tilgjengelig i Outlook i Gmail aktiveres den naturlig, i Outlook må vi aktivere det tidligere.
Tilpass Gmail-bakgrunnen
Å tilbringe mange timer foran datamaskinen er en kjedelig oppgave, spesielt når vi tilbringer mesteparten av tiden foran samme applikasjon / nett. Gmail tillater oss erstatt bakgrunnsbilde, bilde som vil vises både i høyre del av nettleseren (der mappene er) og i den øvre delen (hvorfra vi kan søke etter e-post) og i området e-post som gjennomsiktighet.
For å endre bakgrunnen til Gmail, må vi klikke på tannhjulet øverst til høyre og på Temaer, klikk på de som vises eller klikk på Vis alle, slik at alle midlene vi kan bruke i Gmail vises. Hvis vi ikke liker noen av bildene som vises for oss, kan vi bruke de som vi har lagret i Google Drive-kontoen vår.
Endre tettheten til meldingene
Hvis du vil få mest mulig ut av størrelsen på skjermen din, er det sannsynlig at du er interessert i å benytte deg av alternativet som Gmail tilbyr oss som tillater oss juster skillet mellom meldinger og mapper.
På en innfødt måte er det komfortable alternativet etablert, som gir oss mer enn nok atskillelse til få tilgang til og finn e-post på et øyeblikk.
Hvis vi setter det kompakte alternativet, skillet mellom postene vil bli redusert til det maksimale, samt størrelsen på de forskjellige mappene der e-postene vi mottar er klassifisert, en funksjon som kommer godt med på små skjermer.
Dette alternativet angis ved å klikke på tannhjulet øverst til høyre på skjermen, innenfor Tetthetsdel, den første som vises.
Legg til en signatur i e-post
Hvis du vil legg til en signatur i alle e-postene dineBåde de du sender og de du svarer på, hvor du skal legge til ditt fulle navn, yrke, jobbtittel sammen med andre måter å kontakte deg på, må du følge trinnene nedenfor.
- Trykk på tannhjulet og på Se alle innstillinger.
- Innenfor Justeringer, i fanen general, ruller vi ned til Signatur-delen.
- Klikk deretter på + Opprett, vi etablerer navnet på signaturen som vi ønsker å lage (vi kan lage forskjellige signaturer) og i boksen til høyre skriver vi dataene vi vil dele med hver nye e-post vi sender eller svarer på.
Hvis vi bare vil legge til signaturen i nye e-poster, må vi endre verdien nederst i den delen For svar / fremover av Unsigned.
Automatiske svar
Hvis vi skal på ferie i noen dager, må vi informere kontaktene våre slik at i løpet av hvileperioden, ikke forvent svar fra oss.
- Innenfor Justeringer, i fanen general, ruller vi ned til delen Automatisk svar.
- Deretter merker vi boksen Autosvar på og vi konfigurerer den første og siste dagen som den automatiske responsen aktiveres.
- Deretter konfigurerer vi virksomhet. Det er viktig å fastslå på dette feltet at vi er på ferie.
- I meldingen som skal sendes kan vi legg til ferieperiode som vi kommer til å glede oss over, slik at de til enhver tid vet at vi i løpet av de dagene ikke vil være i stand til å svare.
Hvis vi bare vil at kontaktene våre skal motta denne meldingen, må vi merke av i ruten Send svar bare til kontaktene mine, alternativet som ligger rett på slutten av dette alternativet.
Merk og klassifiser e-postene dine automatisk
Merkelapper, også kjent som mapper, tillater oss å klassifiserer automatisk alle e-postmeldinger vi mottar avhengig av hvem avsenderen er, emnet, filens størrelse ... Disse etikettene vises ved siden av hver e-post som samsvarer med parametrene vi har etablert og er klassifisert under innboksen, omtalt, sendt ....
Alle e-poster som blir merket automatisk, vil fremdeles være tilgjengelig i innboksen (med mindre vi arkiverer dem), men i tillegg vil de være tilgjengelige i etikettene / mappene vi oppretter. Hvis vi sletter en etikett, slettes ikke e-postadressene som er knyttet til e-postene.
Hver nye etikett som vi oppretter, er aktivert som standard slik at tredjeparts e-postklienter (Vis i IMAP) kan få tilgang til dem og vise alle koder / mapper i appen. Hvis vi ikke vil at applikasjonen skal lese e-postmeldinger på mobilen for å vise disse etikettene, må vi fjerne merket for hver etikett.
Til lage etiketter i Gmail For å klassifisere e-postmeldingene må vi få tilgang til Justeringer, i fanen Merker og klikk på Ny etikett. Nå må vi lage filtre slik at etikettene blir brukt på e-postene automatisk.
For å lage filtrene får vi tilgang til Gmail-innstillingene og klikker på fanen Filtre og blokkerte adresser. Rett på slutten klikker vi på Lag et filter.
Deretter setter vi verdier som e-post må oppfylle som vi vil knytte en etikett til. Når du er etablert, klikker du på Fortsett for å fortsette å konfigurere filteret.
Neste må vi fastslå i hvilken etikett vi vil at e-postene skal lagres som oppfyller kravene som vi har etablert i forrige avsnitt. I tillegg kan vi også konfigurere filteret slik at de blir merket som lest automatisk, slette dem, merke dem som viktige ... Til slutt, klikk på Opprett.
Send e-post fra andre e-postadresser
Dette alternativet lar oss konfigurere andre e-postkontoer for å sende e-post fra Gmail uten å måtte få tilgang til andre websider. Denne funksjonen det er ideelt hvis vi bruker forskjellige e-postkontoer På en daglig basis og endring av post ender opp med å komplisere vår eksistens og vårt arbeid. Dette alternativet finnes i Gmail-innstillingene, i kategorien Mapper og import, i delen Send hvordan.
Videresend alle e-poster
Dette alternativet er ideelt hvis vi vil ha en kopi av alle e-postene vi mottar i kontoen vår, selv om den vanligste bruken er å la andre mennesker svare på e-postene vi mottar når vi er på ferie (Hvis vi tidligere har aktivert funksjonen som jeg har vist deg ovenfor).
For å videresende e-post i Gmail, må vi få tilgang til Justeringer Gmail og gå til fanen Videresending og POP / IMAP-post. I den første delen, jeg videresending, vi må legg til e-postkonto som alle e-postmeldinger vi mottar vil bli sendt automatisk.
Hvis vi ikke vil at alle korridorene skal videresendes, kan vi lage et filter slik at bare e-post som oppfyller forskjellige betingelser blir videresendt. Som vi kan se, tilbyr Gmail oss ethvert alternativ som du kommer til å tenke på.
Lag e-postmaler
Hvis vanligvis mange av e-postene vi sender de har samme struktur som vi kopierer fra et Word-dokument (for eksempel), kan vi gjøre det til en mal for å svare raskere.
Denne funksjonen er naturlig deaktivert, så vi må først konfigurere den gjennom Justeringer fra Gmail i seksjonen avansert.
Deretter må vi opprette en ny e-post, skriv teksten som vi vil bruke som mal og klikk på de tre vertikale punktene nederst i det valgte nye e-postvinduet Maler> Lagre slettinger som mal.
Til bruk den malen, vi oppretter en ny e-post, vi går til de tre punktene vertikalt plassert i nedre høyre hjørne og polerer inn Maler> Malnavn som vi har skapt.
Bruk bredskjerm i full skjerm
Gmail lar oss dra nytte av hele størrelsen på skjermen, og viser ikke bare mappene og listen over e-poster, men også teksten til hver e-post vi klikker uten å måtte få tilgang til den. Dette alternativet tillater oss vise teksten i e-postene på høyre side av skjermen eller nederst og den ligger rett under avataren til kontoen vår.
Slett e-post som tar mye plass
Gmail tilbyr oss 15 GB ledig plass til å lagre alle e-postene vi mottar og lagre noen andre dokumenter i Google Drive. Hvis vi regelmessig mottar filer som tar mye plass, kan e-postkontoen vår fylles raskt og uten å vite det, trenger å ansette ekstra lagringsplass.
For å finne hvilke e-poster som tar mer plass i Gmail-kontoen din, må du skrive i søkefeltet "størrelse: 10mb" (uten anførselstegn) hvis vi vil at den skal vise oss e-postene som opptar den plassen eller lignende. I tillegg lar den oss velge fra hvilken dato vi vil utføre søket.
Legg til oppgaver og lag hendelser.
Hvis en e-post har en spesifikt begrep som vi må svare på, kan vi legge det direkte til oppgavelisten vår for alltid å ha den for hånden og at den ikke passerer oss når som helst. I tillegg kan vi raskt se alle e-postmeldingene vi har ventet på for å svare på et øyeblikk.
Hvis det er en begivenhet, kan vi legg den til i kalenderen vår, angir manuelt når den skal holdes slik at Google-kalenderen minner oss på smarttelefonen eller Gmail direkte via en e-post.
Fremhev meldinger
Hvis en av meldingene krever spesiell oppmerksomhet og vi vil ikke at den skal gå seg vill i innboksen, vi kan markere den ved å klikke på stjernen vi finner rett foran avsenderens navn. Vi finner alle de utvalgte meldingene i den merkede taggen / mappen.
Planlegg levering av post
Hvis du vil sende svaret til en e-post på et bestemt tidspunkt, trenger du ikke å være foran datamaskinen din, siden Gmail gir deg muligheten til å planlegge når vi vil at den skal sendes. Dette alternativet tillater oss velg både dagen og tidspunktet vi vil at den skal sendes.
For å få tilgang til denne funksjonen, må vi klikke på pil opp som er riktig til høyre for Send inn-knappen.
Tastaturgenveier
Disse snarveiene gjelder for Mac. Andre tastekombinasjoner vises på Windows
De fleste av de mest brukte applikasjonene tilbyr oss en serie hurtigtaster som lar oss øke produktiviteten når vi regelmessig bruker de samme funksjonene. Nettlesere har alle de samme hurtigtastene, men i tillegg har Gmail også en serie med hurtigtaster.
Denne funksjonen er naturlig deaktivert, så vi må først aktivere den gjennom Justeringer fra Gmail i seksjonen avansert. Deretter aktiverer vi boksen Tilpasset tastekombinasjon.
Trykk på tastekombinasjonen for å få tilgang til listen over tilgjengelige hurtigtaster Skift +?
Arbeid med Gmail uten internettforbindelse
Denne funksjonen er ideell hvis vi skal flytte til et område der vi vet at vi ikke vil ha tilgang til internett, ikke engang via mobiltelefoner, et alternativ som den er bare tilgjengelig hvis vi bruker Google Chrome (fungerer ikke med noen annen nettleser).
Før vi kobler oss fra internett en stund, må vi last ned e-post fra innboksen vår for å kunne jobbe med dem offline.
Denne funksjonen er naturlig deaktivert, så vi må først aktivere den gjennom Justeringer fra Gmail i seksjonen Uten tilkobling. Når du aktiverer alternativet Aktiver frakoblet e-post, må vi etablere:
- E-postsynkronisering: Fra hvilken dato vi ønsker at e-postmeldingene skal lastes ned til datamaskinen vår for å kunne fungere offline (inkludert muligheten for å laste ned vedlegg). Vi kan laste ned e-postene fra siden 7, 30 eller 90 dager.
- Sikkerhet: Hvis vi vil at de nedlastede e-postmeldingene skal forsvinne fra datamaskinen vår når vi har koblet oss til Internett slik at endringene blir synkronisert, må vi slå av frakoblet e-postalternativ.
Hvem har fått tilgang til Gmail-kontoen min
Gmail lar oss enkelt vite hvis noen har fått tilgang til Gmail-kontoen vår Gjennom Detaljer-alternativet nederst til høyre på skjermen. Dette alternativet åpner et nytt vindu med de siste tilkoblingene til Gmail-kontoen vår, som indikerer tilhørende IP, nettleser, operativsystem og applikasjon, samt når den er laget.
Hvor mange uleste meldinger har jeg?
Hvis du er en av brukerne som alltid lar Gmail-fanen være åpen, vil du være interessert i å kjenne til en annen av funksjonene som Gmail gjør tilgjengelig for oss, en funksjon som vil vises antall e-poster vi må lese.
Denne funksjonen er tilgjengelig i Innstillinger, under Avansert-fanen og aktiverer alternativet Ulest meldingsikon. Når den er aktivert, vil fanen der vi har Gmail åpen, vise antall meldinger vi har mottatt, men som ennå ikke har åpnet.
Merk alle meldinger som lest / ulest / stjernemerket dem ...
Hvis du har et stort antall e-poster som du ikke er interessert i å lese (siden de annonserer, nyhetsbrev, meldinger fra sosiale nettverk ...), kan du velge dem og merke dem som lest. Du kan også bruke denne funksjonen til å markere de viktigste meldingene, merk som ulest... Andre e-poster.
For å gjøre dette, må vi bare velge meldingene der vi vil endre statusen deres og klikke på pilen til høyre for en firkant plassert øverst til venstre i innboksen.
Skjul / vis Gmail-etikettnavn
Hvis du ikke vil at jeg alltid skal mappe- / taggenavn vises som vi har opprettet i kontoen vår, kan du raskt skjule den ved å klikke på de tre horisontale linjene øverst til venstre i Gmail. Hver gang vi klikker på denne knappen, vil navnet på etikettene vises eller skjules, men de vil fortsette å vise etikettikonet.
Forsink varsel om ny e-post
En annen interessant funksjon som Gmail gjør tilgjengelig for oss, lar oss forsinke mottaket (ved å ringe det på en eller annen måte) av e-postene vi mottar. På denne måten, hvis vi jobber med å tømme inndatamappen vår, kan vi slett nye e-postmeldinger midlertidig.
Til utsette eller forsinke varselet om en ny e-post, må vi plassere musen over postlinjen der den befinner seg og klikke på ikonet som er representert av en klokke for senere å fastslå når vi vil motta oss nylig.