Hvordan lage en mappe i Gmail

Blant mange av de praktiske verktøyene den tilbyr oss Gmail mapper spiller en fremtredende rolle. Gjennom dem er det lettere å organisere e-postene våre og klassifisere de forskjellige meldingene. Vi får se hvordan lage en mappe i Gmail og alle fordelene vi kommer til å oppnå hvis vi bruker dem riktig.

Det er verdt å bruke litt tid på å sette posten vår i orden, ikke bare til jobbe bedre med dem og har mer effektiv tilgang til informasjon de sparer, men også for å få en klarere og renere visning når vi åpner skjermen på e-posten vår.

På denne måten vil det være nødvendig å opprette nye mapper, navngi dem riktig og fremfor alt, bruke dem godt. Det vil si, lagre e-postene som vi mottar i den tilsvarende mappen. Hvis vi er minimalt metodiske, vil vi unngå å falle tilbake i det forrige kaoset.

Gmail-etiketter

Det er en forskjell mellom Gmails mappeorganisasjonssystem og de til andre e-postadministratorer. Egentlig er det et enkelt spørsmål om navn: du kaller dem ikke mapper, men etiketter.

En mappe (eller etikett, i tilfelle av Gmail) er en plass dedikert til å lagre og organisere visse typer informasjon i et datasystem. Gmail-etiketter er en metode for Merk e-poster og grupper dem i henhold til emnet.

Tag-systemet viser seg å være mye mer praktisk enn mappesystemet, ettersom det lar oss gjøre det tilordne flere etiketter til samme e-post. Mappene som brukes av andre e-postadministratorer tillater ikke den fleksibiliteten. I dem, for å inkludere en melding i to mapper, vil det være nødvendig å lage flere kopier av den samme meldingen og deretter lagre dem i hver av mappene som er opprettet for hvert emne. Kort sagt, taggene gjør at klassifiseringssystemet blir mer effektivt og søkemodusen mer smidig.

Opprett Gmail-mappe (eller Gmail-etikett)

Når forskjellen mellom mapper og etiketter er avklart, samt fordelene ved den ene fremfor den andre, er det på tide å forklare hvordan man jobber med sistnevnte. Men siden begge begrepene ofte brukes som synonymer, vil vi her snakke om hverandre opprette mappe i gmail eller opprett etikett i Gmail.

Vi kan gjøre det fra hvilken som helst enhet, selv om datamaskinen sannsynligvis er det som brukes mest, spesielt når e-post brukes til profesjonelle formål. Dette er trinnene du må følge:

Først får vi tilgang til e-posten vår. På startskjermen går vi til venstre kolonne, der en liste over standardetiketter (sosial, varsler, fora, kampanjer) vises. Der må du bla ned og velge alternativet "Plus". Der, som vist i skjermbildet ovenfor, må vi klikke på alternativet "ny tag".

Deretter åpnes en boks der vi skriver navnet på den nye etiketten og stedet vi vil tilordne den. Faktisk, reirmerker er en annen måte å si "opprett underkoder eller undermapper". Ved å bruke dette alternativet blir den nyopprettede etiketten klassifisert i en annen høyere etikett eller kategori.

Så klikker vi "Skape". Til slutt, med etiketten allerede aktivert, gjenstår det bare å velge e-postene vi vil merke med den.

Til slutt, hvis vi ønsker å se alle e-postene som er tildelt en bestemt etikett, må vi gå til venstre kolonne og søke i listen etter den aktuelle etiketten (du må kanskje klikke på "Mer"-knappen for å se den). Vi kan også se etikettene ved siden av emnet for e-posten i de forskjellige skuffene.

Triks for å dra nytte av Gmail-etiketter

Her er noen tips som vil hjelpe oss å organisere og administrere etiketter i Gmail mer effektivt:

fargede etiketter

Å tilordne forskjellige farger til hver etikett er en veldig visuell og enkel måte å enkelt identifisere e-postene våre på. For eksempel bruker mange brukere fargen rød for å markere prioriterte eller hastende e-poster.

Følg disse trinnene for å legge til en bestemt farge på en etikett:

1. Vi holder først musepekeren over venstre sidefeltetikett.
2. Så klikker vi på trepunktsikon vises ved siden av merkenavnet.
3. Vi velger "Etikettfarge" i menyen og velg en av fargene fra listen eller velg alternativet "Legg til egendefinert farge".

Gi nytt navn til tagger

Hvis det vi ønsker å gjøre er å endre navnet på en etikett, er trinnene som skal følges lik de i forrige seksjon:

1. Vi klikker på trepunktsikon ved siden av merkenavnet i venstre sidefelt.
2. Så velger vi alternativet "Redigere" og skriv et nytt navn for taggen din.
3. Dette navnet vil automatisk gjelde for alle e-poster merket med den etiketten.

nestede tagger

Vi sa ovenfor at Gmail gir oss muligheten til å etablere et visst hierarki i etikettsystemet med "nesting"-alternativet. På denne måten kan de lage etiketter og underetiketter på forskjellige nivåer. Dette er en veldig praktisk funksjon. Tenk deg et enkelt eksempel: en topp-tag kalt "fakturaer" som kan inneholde andre nestede tagger som tilsvarer hver måned i året, hver klient osv.

Slik lager du underetiketter eller nestede etiketter i Gmail:

1. Igjen går vi til etiketten og klikker på trepunktsikon ved siden av merkenavnet.
2. I alternativene som vises velger vi "Legg til underetikett".
3. I boksen som vises, alternativet «Nest tag in». I rullegardinmenyen nederst kan du velge andre steder.

Tilordne etiketter automatisk til nye meldinger

Dette er en veldig praktisk funksjon som du kan automatisere deler av arbeidet med å organisere og klassifisere e-postene dine med. For å dra nytte av det, ber vi om hjelp fra gmail-filtre. Ideen er å sette opp et filter slik at e-poster mottatt som oppfyller visse kriterier automatisk får en bestemt etikett.

Fremgangsmåten som skal følges er disse:

1. Vi klikker på ikonet Innstillinger i Gmail (øverst til høyre).
2. I menyen velger vi "Se alle innstillinger."
3. La oss gå til fanen "Filtre og blokkerte adresser", der vi klikker på alternativet "Lag et nytt filter".
4. I popup-vinduet må du angi filterkriterier og deretter tilordne taggen.
5. Til slutt klikker vi videre "Bruk filter".

Vis og skjul etiketter

I venstre sidefelt i Gmail er det nok plass til å holde 500 etiketter. Selv om vi ikke kommer til å trenge så mange, kan det noen ganger være mer behagelig å vise bare de vi trenger eller bruker regelmessig, og skjule resten. Dette er prosessen som skal følges:

Nok en gang går vi til etikettens tre prikker-ikon i venstre sidefelt. Der krysser vi av i boksen  "Vis skjul" i den posisjonen vi ønsker i henhold til våre preferanser.

Fjern tagger

Hvis vi ikke lenger trenger en bestemt tag, kan vi enkelt fjerne den, siden e-poster knyttet til den vil ikke bli slettet. Selvfølgelig, når du sletter en tag, vil alle undertaggene som er nestet i den også forsvinne.

For å fjerne en etikett i Gmail, gå ganske enkelt til etikettens ikon med tre prikker igjen og velg "Fjern tag". Så lett.