O PowerPoint tornou-se por seus próprios méritos a melhor aplicação de que dispomos para crie apresentações de qualquer tipo, seja com imagens, vídeos, música, gráficos interativos ... Tudo o que vem à mente está disponível no PowerPoint, embora às vezes algumas funções não sejam fáceis de encontrar.
Como diz o ditado: Quanto mais açúcar, mais doce (mas não mais saudável). Este ditado se aplica perfeitamente às apresentações que criamos por meio do PowerPoint. Quanto mais imagens, vídeos (se não for um link externo) ou arquivos de áudio incluirmos, mais espaço o arquivo resultante ocupará terá um tamanho maior.
Se a apresentação for presencial, o espaço ocupado pelo arquivo final pouco importa, pois conteúdo premium de qualidade por cima de tudo. No entanto, se tivermos que compartilhar o arquivo com outras pessoas (como clientes), não podemos apresentar um arquivo de 500 MB a você por meio de um link para um sistema de armazenamento em nuvem. A única opção nesses casos é reduzir a qualidade do arquivo compactando o PowerPoint.
Quando falamos sobre compactar um PowerPoint, não estou falando sobre o uso de um aplicativo do tipo Zip, que força o destinatário a descompactá-lo (se souberem), mas sim usar o método de compressão nativo que a própria Microsoft nos oferece através do PowerPoint, um sistema de compressão que é responsável por reduzir o tamanho final.
Comprimir um PowerPoint
O PowerPoint nos oferece três opções para compactar o arquivo que criamos, opções que se adaptam ao uso e à finalidade que pretendemos fazer com ele e conteúdo que inclui.
Se você incluir qualquer arquivo de vídeo ou áudio, o PowerPoint nos oferecerá, dentro do menu Arquivo> Informações a opção Tamanho e desempenho do arquivo de mídia. Se você não incluir nenhum tipo de arquivo de vídeo ou áudio, este menu não aparecerá. As três opções que nos oferece são:
Opções de compressão do PowerPoint
- FullHD (1080p). Esta opção de compressão nos permite reduzir o tamanho do arquivo final, modificando a resolução do vídeo ou vídeos que incluímos em até 1080p, mantendo a qualidade do áudio.
- HD (720p). Nesta segunda opção, a qualidade do vídeo é reduzida para 720p, a qualidade padrão que podemos encontrar atualmente no YouTube sem ir mais longe.
- Padrão (480p). Se quisermos reduzir ao máximo o tamanho do arquivo final, devemos selecionar Padrão 480p, uma opção ideal se quisermos compartilhar o arquivo resultante por e-mail.
Uma vez que estejamos claros sobre o tipo de compressão que queremos usar, devemos clicar nele para iniciar o processo de compressão, compressão que afeta apenas o vídeo (e seu áudio correspondente) que adicionamos à apresentação. Neste caso, é um vídeo de 25 minutos com resolução de 720p. Este método de compressão também comprime o tamanho das imagens, embora esta opção também esteja disponível quando os vídeos ou arquivos de áudio não estão incluídos.
Para se ter uma ideia da redução de tamanho que podemos obter, abaixo mostro o Resultados obtidos após compactar o arquivo PowerPoint usando todos os três métodos de compactação. O arquivo inicial, que inclui um vídeo de 25 minutos com resolução de 1080p, tem 393 MB.
- Comprimir o arquivo PowerPoint com um vídeo de 25 minutos em resolução de 720 usando o método de compressão Full HD (1080p): 1.7 MB. Praticamente o mesmo. Por se tratar de uma opção para reduzir a resolução do vídeo, e estar em resolução 720p, não aumentará seu tamanho para adaptá-lo para 1080p, trata-se de reduzir o espaço que ele ocupa, não ajustar a resolução.
- Comprimir o arquivo PowerPoint com um vídeo de 25 minutos em resolução de 720 usando o Método de compressão HD (720p): 8 MB. O vídeo está na mesma resolução do formato de compressão que usamos, então a redução que obtemos também é mínima.
- Comprimir o arquivo PowerPoint com um vídeo de 25 minutos em resolução de 720 usando o método de compressão Padrão (480p): 54 MB. Embora a compressão não seja muito alta, se o tamanho final do arquivo foi reduzido.
Um aspecto que devemos levar em consideração ao adicionar vídeos às apresentações em PowerPoint é a sua finalidade: apresentação de escritório, envio por e-mail ... já que dependendo da sua finalidade, podemos optar por adicione vídeos em sua resolução original ou use a resolução mais baixa possível sem perder a qualidade de reprodução.
Compactar imagens no PowerPoint
Se a apresentação que criamos só inclui imagens, a opção Tamanho e desempenho dos arquivos multimídia não será exibida no menu Informações do PowerPoint, uma vez que apenas vídeos e áudios são considerados conteúdos multimídia. Ao mostrar-nos esta opção, o PowerPoint obriga-nos a utilizar a função específica disponível na aplicação para reduzir o tamanho das imagens de forma a reduzir o tamanho final do ficheiro que criamos.
Para reduzir o tamanho das imagens que incluímos em um arquivo PowerPoint, devemos realizar os seguintes passos:
- Primeiro, devemos selecione qualquer uma das imagens que fazem parte do arquivo.
- Em seguida, vamos, dentro da fita, para Formato.
- Dentro Formato, no lado esquerdo, clique em Comprimir imagens.
- Uma caixa de diálogo aparecerá então com a opção Aplicar apenas esta imagem (Devemos desmarcar esta caixa para que todas as imagens do arquivo sejam compactadas).
- Em seguida, devemos estabelecer qual resolução queremos que as imagens incluídas preservem a partir das seguintes opções
- Alta fidelidade: Preserva a qualidade da imagem original.
- HD- perfeito para telas de resolução HD
- Imprimir: Qualidade que nos permitirá imprimir os slides com uma boa resolução e serão exibidos com excelente qualidade em qualquer tela.
- Web: Esta opção é a que devemos selecionar se vamos fazer a apresentação via web ou através de um projetor.
- Correio eletrônico. Reduza ao máximo o tamanho do arquivo para poder enviá-lo por e-mail.
- Use a resolução padrão. Esta opção preserva a resolução original de todas as imagens que fazem parte da apresentação.
Depois de estabelecer o formato que queremos que todas as imagens em nosso arquivo ofereçam, devemos salvar mudanças para que possamos ver quanto espaço de arquivo do PowerPoint foi reduzido.