Se falamos de planilhas, temos que falar do Excel, aplicativo que chegou ao mercado em 1985, mas só se tornou referência no mercado em 1993, quando ultrapassou o todo-poderoso Lotus-1-2-3. Hoje o Excel é integrado de forma conjunta e inseparável no Office 365.
Ao longo dos anos, o Excel só melhorou, oferecendo um grande número de soluções, soluções tanto para empresas como para particulares. Uma das funções que nos oferece, tanto para utilizadores como para empresas, é a possibilidade de criar listas suspensas, uma função muito útil que ensinamos a seguir.
O Excel está disponível para Windows e macOS e via Web em versões completas. Embora seja verdade que temos uma versão disponível para dispositivos móveis, este não é tão completo como o que podemos encontrar nas versões para desktop. As etapas a seguir para criar uma lista suspensa no Excel são as mesmas no Windows, no macOS e nas versões da web.
Embora só possam ser criados por meio das versões desktop do Excel, esses eles podem ser consultados e interagidos com qualquer versão do Excel, incluindo a versão reduzida oferecida pela Microsoft por meio do aplicativo Office para dispositivos móveis, um aplicativo totalmente gratuito.
O que são listas suspensas
As listas suspensas nos permitem selecione de uma lista de opções apenas uma opção, excluindo o resto. Este tipo de lista permite utilizar valores predefinidos evitando a introdução de dados errados ou com erros ortográficos (o que nos permite realizar filtros de pesquisa específicos).
Nas empresas, essas listas permitem organizar e gerenciar suas tarefas e gerenciamento do dia a dia de forma muito mais eficiente, além de oferecer um toque profissional que nunca prejudica. O número de listas suspensas que podemos criar é ilimitado, para que possamos criar uma caixa de listagem para cada uma das células em uma planilha.
Esses tipos de listas são muito úteis ao criar faturas (onde cada conceito é diferente do anterior), rastrear visitas, criar bancos de dados para aplicar filtros personalizados que nos permite controlar os estoques em armazéns ... Se você chegou a este artigo, é muito provável que tenha certeza sobre o uso que pretende dar a esta fantástica função Excel.
Como criar listas suspensas no Excel
As listas suspensas obtêm os dados de tabelas que devemos criar previamente para usar como fonte. Se o objetivo da planilha que queremos criar as listas suspensas é imprimi-la, devemos definir a fonte de dados para outra folha separada, uma folha que podemos chamar de Data.
Como comentei acima, na mesma planilha podemos criar listas suspensas infinitas, portanto, se não quisermos criar uma planilha para cada fonte de dados, podemos usar a mesma planilha, sem eliminar os dados que servimos como uma fonte para as listas que já criamos. Assim que tivermos clareza sobre como eles funcionam, mostraremos as etapas a seguir para crie listas suspensas no Excel.
Criar fonte de dados
A primeira coisa que devemos fazer é criar a fonte de dados, dados que são usados para criar as listas suspensas. Se não tivermos criado esses dados anteriormente, a lista suspensa eles não terão nada para mostrar. Para criar a fonte de dados, abrimos uma nova planilha no Excel, clique duas vezes no nome e a chamaremos de Data.
Para não mexer com quais são as fontes de dados de cada uma das listas suspensas que queremos criar, devemos escrever como primeiro valor o nome da lista, sejam cidades, modelos, países, roupas ... Se vamos apenas fazer uma lista, não é necessário escrever o nome na primeira célula.
Em seguida, temos que escrever todas as opções que queremos são exibidos na lista suspensa, um abaixo do outro na mesma coluna para facilitar a seleção da origem dos dados. Depois de criar a fonte dos dados, podemos criar as listas suspensas.
Criar lista suspensa
- Em primeiro lugar nós selecionamos as células onde queremos que as listas suspensas sejam exibidas.
- Em seguida, clique na opção Dados (não folha) na faixa de opções. Dentro das opções, clique em Validação de dados.
- Na guia Configuração> Critérios de validação> Permitir, selecionamos lista.
- Em seguida, vamos para a caixa Origem e clicamos no ícone no final da caixa para selecione o intervalo de células onde os dados estão localizados.
- Em seguida, clique na folha de dados e selecionamos o intervalo de células onde os dados estão localizados, omitindo o nome da célula que nos permitiu identificar esses dados. Depois de selecionar o intervalo de dados, pressionamos Enter.
- Já criamos nossa primeira lista suspensa na planilha principal do Excel. Em todas as células que selecionamos para mostrar uma lista suspensa, uma seta para baixo é exibida agora que nos convida a pressionar para selecione de todas as opções que estabelecemos previamente na folha de dados.
Depois de criar a primeira lista suspensa, devemos execute o mesmo processo para criar o restante das listas suspensas que desejamos ou precisamos.