¿Qué es CC y CCO en un correo?

CCO

Hay muchas personas que usan el correo electrónico a diario y desconocen con exactitud el significado de los campos CC y CCO y cómo usarlos de manera correcta. En muchas ocasiones, estas opciones vienen desactivadas por defecto (esto es lo que ocurre, por ejemplo en Gmail), pero que siempre tenemos a nuestra disposición y a los que podemos sacar bastante provecho.

Estas opciones nos permiten controlar el envío de correos electrónicos cuando hay más de un destinatario. A veces, necesitamos ocultar cierta información para respetar la privacidad de las personas a quienes van destinadas nuestros mensajes o por cualquier otra razón.

Definición de CC y CCO

Cuando empezamos a escribir un correo electrónico en la parte de arriba de la ventana del mensaje, sea cual sea el programa que usemos, aparecen dos campos principales: «Para», donde introducimos el correo electrónico del destinatario, y «Asunto», donde anunciamos con unas pocas palabras el contenido de dicho mensaje.

A veces no están tan visibles, pero en algún sitio del cuadro de mensaje vamos a ver los botones de CC y CCO. Listos para ser activados cuando así lo necesitemos. Para usarlos bien, primero tenemos que saber exactamente cuál es su significado. Estas son las definiciones:

  • CC (siglas de «Con Copia», y en inglés Carbon Copy). Usando esta opción podemos enviar copias de un correo a otros destinatarios, además de los principales a los que va dirigido. La información es abierta, lo cual quiere decir que el nombre de los correos de todos los destinatarios, tato los principales como los que hemos puesto en copia, están a la vista.
  • CCO (siglas de «Con Copia Oculta», y en inglés BCC o Blind Carbon Copy). Mediante esta opción, vamos a poder enviar copias de un correo a otros destinatarios, además de los principales, pero con copia privada. Es decir, ni los principales ni los que van en la copia oculta van a poder saber a quién más se les envía el mensaje.

Usar CC y CCO en Gmail

Más o menos todos los servidores de correo electrónico usan el mismo sistema para enviar copias, ocultas o no. En algunos, los botones CC y CCO se muestran más claramente que en otros, pero su funcionamiento es prácticamente idéntico. Para ilustrar el modo correcto de usar estas opciones, hemos escogido Gmail, ya que este es el servicio de correo electrónico más usado en todo el mundo.

Cuando pulsamos el botón de «Redactar» en Gmail, aparece la ventana que todos conocemos. Las opciones CC y CCO se encuentra, tal y como mostramos en la imagen de abajo, en la parte de la derecha, al final de la línea de «Para»:

cc y cco en gmail

Por defecto, ambas opciones se encuentran desactivadas. Para utilizarlas simplemente tenemos que ir con el puntero del ratón y hacer clic sobre ellas. Se pueden utilizar as opciones por separado o conjuntamente, todo depende de lo que deseemos hacer con nuestro mensaje: CC para un correo masivo en abierto o CCO para uno en el que no queremos que los destinatarios sepan quién más ha recibido ese correo.

¿Cuándo usar CC y CCO?

Aunque cualquier usuario es libre de utilizar las opciones CC y CCO cuando realiza un envío de correo electrónico, lo más adecuado es utilizarlas siguiendo los usos comunes. Vamos a ver algunos ejemplos de cómo utilizarlas correctamente:

Normalmente, se usa CC en los correos internos de una empresa o de una organización cuando hay que comunicar alguna noticia o información que ataña a un grupo de personas o trabajadores. Imaginemos el ejemplo de una empresa en la que se han reformado los horarios de un departamento. En este mensaje informativo se pondrá el nombre del correo del responsable en «Para» y después, en «CC», los correos de todas las personas que trabajan en ese departamento. Como se trata de una información abierta, esta es la manera más simple de transmitirla.

Por su parte, el uso de CCO permite otro tipo de comunicaciones, que también se pueden usar en el ámbito profesional. Con esta opción se puede agregar a una persona a la que queremos informar de que el mensaje ha sido enviado, pero cuya identidad deseamos que permanecer oculta a los ojos del resto de destinatarios. Como regla general, CCO debe usarse solamente cuando los contactos no están relacionados de forma directa con la cadena de mensajes y no es necesario que lean las respuestas.

«Responder a todos»

cc y cco email

También importan las opciones CC y CCO a la hora de responder a los mensajes. Cuando nos llega un mensaje con copia a varios destinatarios, veremos que contamos con la opción de «Responder a todos». Si la utilizamos, todos los correos incluidos en CC recibirán nuestra respuesta, aunque no los que figuran en CCO.

Un ejemplo de cuando esta puede ser una opción muy útil: para responder a un correo electrónico dirigido a una serie de personas que colaboran en un proyecto. Al hacerlo, todo el grupo dispondrá de la misma información y tendrán la oportunidad de ver todos los comentarios y actualizaciones sobre el asunto.


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