Excel a devenit, pe propriile sale merite, cea mai bună aplicație pentru a crea foi de calcul de orice fel, de la cele care ne permit să realizăm contabilitate de zi cu zi până la foi de calcul legate de baze de date, pe lângă faptul că ne permite să reprezentăm datele pe care le includ în grafice.
Las liste derulante iar tabelele dinamice pe care Excel ne permite să le creăm sunt două dintre funcțiile cu care putem profitați la maximum de el, aceasta din urmă fiind una dintre cele mai puternice funcții oferite de această aplicație care se află în Office 365.
Ce sunt tabelele pivot
Este probabil ca, în mai multe ocazii, să fi auzit de tabele pivot, unul dintre funcții mai practice și mai puternice pe care ni le oferă Excel și ne permite să gestionăm cantități mari de date foarte rapid și ușor.
Tabelele dinamice pe care le putem crea cu Excel, nu numai că ne permit să extragem datele din tabele, ci ne permite și extrageți date din bazele de date create cu Access, Aplicația Microsoft pentru crearea bazelor de date.
Ok, dar ce sunt tabelele pivot? Tabelele pivot sunt filtre pe care le putem aplica bazelor de date și asta ne permite, de asemenea, să realizăm însumări ale rezultatelor. Dacă utilizați regulat filtre în foile de calcul, dacă utilizați tabele pivot, veți vedea cum se reduce timpul în care interacționați cu acestea.
Cum se creează tabele pivot
Pentru a crea tabele pivot, avem nevoie de o sursă de date, sursă de date care poate fi foaia de calcul pe care o folosim de obicei pentru stocarea datelor. Dacă folosim o bază de date creată în Access, putem seta sursa de date la tabelul în care sunt stocate toate înregistrările.
Dacă sursa de date este un fișier textCu datele separate prin virgule, putem crea din acel fișier o foaie de calcul din care să extragem datele pentru a crea tabelele pivot. Dacă acest tip de fișier plat este singura sursă de fișiere pe care o avem pentru a crea tabele dinamice, ar trebui să vedem posibilitatea de a putea extrage datele într-un alt format sau de a crea o macro care să se ocupe automat de crearea tabelelor dinamice de fiecare dată importăm datele.
Deși numele său poate implica complexitate, nimic nu este mai departe de adevăr. Creați tabele pivot este un proces foarte simplu, dacă urmăm toți pașii pe care îi indicăm mai jos.
Formatați sursa de date
Odată ce am creat baza de date, trebuie să o formatăm astfel încât Excel să poată recunoaște care sunt celulele care conțin date și care sunt celulele care conțin numele înregistrărilor pe care vrem să le filtrăm pentru a crea tabelele dinamice.
Pentru a formata un tabel, primul lucru de făcut este să selectați toate celulele care fac parte din tabel și să faceți clic pe buton Format ca un tabel situat pe panglica Acasă.
Diferite machete vor fi afișate mai jos, machete care nu numai că modifică estetica tabelului, ci spun Excel că este o sursă de date potențială. În acea secțiune, nu contează ce opțiune selectăm. La întrebare Unde sunt datele din tabel? Trebuie să bifăm caseta Lista conține anteturi.
În acest fel, indicăm Excel că primul rând al tabelului reprezintă numele datelor din tabel, pentru a crea tabelele dinamice, care ne va permite să aplicăm filtre automate. Odată ce avem tabelul cu datele și l-am formatat corect, putem crea tabelele dinamice.
Creați tabele pivot
- Primul lucru pe care trebuie să-l facem este selectați tabelul unde sunt datele care vor face parte din tabelul dinamic, inclusiv celulele care ne arată ce tip de date includ (în cazul nostru Municipalitate, Lucrător, Referință, Kg).
- Apoi, mergem la panglică și facem clic pe Introduceți.
- În interiorul Insert, faceți clic pe Tabel dinamic și o casetă de dialog numită Creați un tabel pivot.
- În această casetă de dialog găsim două opțiuni:
- Selectați datele pe care doriți să le analizați. Deoarece am selectat tabelul pe care am vrut să îl folosim pentru a crea tabelul dinamic, acesta este deja afișat selectat sub numele Table1. Putem schimba acest nume în cazul în care intenționăm să adăugăm mai multe tabele în aceeași foaie de calcul.
- Selectați unde doriți să plasați tabelul pivot. Dacă nu dorim să amestecăm datele sursă cu tabelul pivot, este recomandabil să creăm o nouă foaie de calcul, pe care o putem numi Pivot Table, pentru a nu ne confunda cu foaia în care sunt afișate datele, pe care o putem numi Date .
Dacă am făcut toți pașii, rezultatul ar trebui să fie similar cu cel din imaginea de mai sus. Dacă nu, ar trebui să parcurgeți din nou toți pașii. În panoul din dreapta (panoul pe care îl putem deplasa prin aplicație sau lăsând-o plutitoare) sunt afișate datele pe care le-am selectat, pe care trebuie să le aplică filtrele de care avem nevoie.
Parametrii pe care îi putem configura sunt următorii:
filtre
Aici plasăm (prin glisarea câmpurilor situate deasupra) câmpurile pe care dorim să le arătăm care reflectă o cantitate sau o sumă. În cazul exemplului, am plasat câmpurile Municipalitate, Lucrător și Referință pentru a putea selecta numărul total de referințe au fost vândute împreună (Municipalitate, lucrător și referință) sau de către municipalități, muncitori sau referințe.
În cadrul valorilor, am inclus însumarea tuturor referințelor care au fost vândute. În cazul exemplului, 6 reprezintă numărul de referințe pe care toți lucrătorii din toate referințele din municipiul Novelda le-au vândut.
coloane
În această secțiune, trebuie să plasăm toate câmpurile pe care le dorim sunt afișate într-un format de coloană drop-down pentru a selecta și afișa toate rezultatele legate de acea valoare.
În cazul exemplului, am plasat câmpul Municipalitate în Coloane, astfel încât să ne arate suma numărului de referințe care au fost vândute în toate municipiile. Dacă folosim filtrele, situate mai sus, putem filtra rezultatele, stabilind referința exactă vândută și care lucrător le-a vândut.
cozi
Secțiunea Rânduri ne permite să stabilim care sunt valorile care afișat pe rânduri iar funcția este aceeași ca și în coloane, dar schimbând orientarea. După cum putem vedea în imaginea de mai sus, atunci când plasați câmpul Municipalitate în Fișiere, rezultatele căutării sunt afișate în rânduri și nu în coloane.
valorile
În această secțiune trebuie să adăugăm câmpurile pe care le dorim arată totaluri. Când trageți câmpul Kg în secțiunea Valori, se creează automat o coloană în care sunt afișate kilogramele totale vândute de orașe, care este filtrul Rând pe care l-am adăugat.
În cadrul acestei secțiuni, avem și Cont de referință. Este configurat pentru a afișa un numărul de orașe sau produse. Câmpul Suma KG este configurat astfel încât arată Kg total. Pentru a modifica ce acțiune dorim să efectuăm acasă într-unul dintre câmpurile stabilite, trebuie să facem clic pe (i) situat în dreapta câmpului.
Sfat practic
Dacă ați ajuns până aici, s-ar putea să vă gândiți tabelele pivot este o lume foarte complexă nu merită atins. Dimpotrivă, cum ați văzut în acest articol, totul este o chestiune de testare, testare și testare până când putem afișa datele așa cum dorim să fie afișate.
Dacă adăugați un câmp într-o secțiune pe care nu îl doriți, trebuie doar să îl trageți din foaie, astfel încât să fie eliminat. Tabelele pivot sunt destinate cantităților mari de date, nu pentru tabele de 10 0 20 înregistrări. Pentru aceste cazuri, putem folosi filtrele direct.