Gmail este cel mai utilizat serviciu de e-mail din lume și nu pentru că este Google, ci pentru că este unul dintre cele mai bune servicii de e-mail pe care le putem găsi pe piață. Numărul de opțiuni pe care Gmail ni le pune la dispoziție crește de la an la an.
În plus, odată cu trecerea anilor, Google a integrat majoritatea serviciilor sale, astfel încât să putem accesa apeluri video Meet, fișiere stocate în Google Drive, Calendar, Calendar ... rapid, fără a fi nevoie să vizitați site-urile web respective. Dacă doriți să profitați la maximum de Gmail, vă prezentăm mai jos cele mai bune trucuri pentru Gmail.
Toate modificările cu privire la modul în care funcționează Gmail se va reflecta în întregul nostru cont de e-mail, nu numai în browserul pe care îl folosim, ci și în aplicațiile mobile sau desktop pe care le folosim pentru a-l consulta, deci trebuie luat în considerare la modificarea unora dintre diferitele setări pe care le putem face în contul nostru.
Ștergeți un e-mail trimis
Trimiterea unui e-mail sau răspunsul la un e-mail dezactivat, către destinatarul greșit sau care nu satisfac complet informațiile care ne-au fost solicitate este o problemă pe care uneori o puteți avea consecințe serioase.
Din fericire, din Gmail putem ștergeți un e-mail trimis înainte de a fi citit Atâta timp cât suntem rapizi și ne dăm seama de greșeala pe care am făcut-o. Cu toate acestea, această caracteristică este disponibilă și în Outlook în Gmail este activat nativ, în Outlook trebuie să îl activăm anterior.
Personalizați fundalul Gmail
A petrece multe ore în fața computerului este o sarcină plictisitoare, mai ales atunci când petrecem cea mai mare parte a timpului în fața aceleiași aplicații / web. Gmail ne permite înlocuiți imaginea de fundal, imagine care va fi afișată atât în partea dreaptă a browserului (unde sunt folderele), cât și în partea superioară (de unde putem căuta e-mailuri) și în zona e-mailurilor ca transparență.
Pentru a schimba fundalul Gmail, trebuie să facem clic pe roata dințată situată în colțul din dreapta sus și pe Secțiunea Teme, faceți clic pe cele afișate sau faceți clic pe Ver todo, astfel încât să fie afișate toate fondurile pe care le putem folosi în Gmail. Dacă nu ne place niciuna dintre imaginile care ni se arată, putem folosi oricare pe care am stocat-o în contul nostru Google Drive.
Schimbați densitatea mesajelor
Dacă doriți să profitați la maximum de dimensiunea ecranului, este posibil să fiți interesat să folosiți opțiunea pe care Gmail ne-o oferă, care ne permite reglați separarea dintre mesaje și foldere.
Într-un mod nativ, este stabilită opțiunea Confortabil, care ne oferă o separare mai mult decât suficientă accesați și găsiți e-mailuri dintr-o privire.
Dacă setăm opțiunea compactă, separarea dintre mailuri se va reduce la maxim, precum și dimensiunea diferitelor foldere în care sunt clasificate e-mailurile pe care le primim, o funcție care este utilă pe ecrane mici.
Intrăm în această opțiune făcând clic pe roata dințată situată în colțul din dreapta sus al ecranului, în interiorul Secțiunea densitate, primul afișat.
Adăugați o semnătură la e-mailuri
Dacă doriți adăugați o semnătură la toate e-mailurileAtât cele pe care le trimiteți, cât și cele la care răspundeți, unde să vă adăugați numele complet, ocupația, titlul postului împreună cu alte modalități de a vă contacta, trebuie să urmați pașii detaliați mai jos.
- Apăsați roata dințată și Vedeți toate setările.
- În setări, în fila General, derulăm în jos până la secțiunea Semnătură.
- Apoi, faceți clic pe + Creați, stabilim numele semnăturii pe care dorim să o creăm (putem crea semnături diferite) și în caseta din dreapta, scriem datele pe care dorim să le împărtășim cu fiecare e-mail nou pe care îl trimitem sau la care răspundem.
Dacă dorim doar să adăugăm semnătura noilor e-mailuri, în partea de jos a secțiunii respective, trebuie să modificăm valoarea Pentru răspunsuri / înainte de Nesemnat.
Răspunsuri automate
Dacă vom pleca în vacanță pentru câteva zile, trebuie să ne informăm contactele pentru ca în perioada respectivă de odihnă, nu vă așteptați la un răspuns de la noi.
- În setări, în fila General, derulăm în jos până la secțiunea Răspuns automat.
- Apoi, marcăm caseta Răspuns automat activat și configurăm prima și ultima zi în care va fi activat răspunsul automat.
- Apoi, configurăm Despre. Este important să stabilim în acest domeniu că suntem în vacanță.
- În mesajul de trimis putem adăugați perioada de vacanță de care ne vom bucura, astfel încât ei să știe în orice moment că în acele zile nu vom putea răspunde.
Dacă vrem doar ca contactele noastre să primească acest mesaj, trebuie să bifăm caseta Trimiteți răspuns numai contactelor mele, opțiune aflată chiar la sfârșitul acestei opțiuni.
Etichetați și clasificați-vă automat e-mailurile
Etichetele, cunoscute și sub numele de foldere, ne permit acest lucru clasifica automat toate e-mailurile pe care le primim în funcție de cine este expeditorul, subiectul, dimensiunea fișierului ... Aceste etichete sunt afișate lângă fiecare e-mail care corespunde parametrilor pe care i-am stabilit și sunt clasificați în căsuța de e-mail, prezentate, trimise ....
Toate e-mailurile care sunt etichetate automat, va fi disponibil în continuare în căsuța de e-mail (cu excepția cazului în care le arhivăm), dar în plus, acestea vor fi disponibile în etichetele / folderele pe care le creăm. Dacă ștergem o etichetă, e-mailurile asociate cu e-mailurile nu vor fi șterse.
Fiecare etichetă nouă pe care o creăm este activată în mod implicit, astfel încât clienții de e-mail terți (Arată în IMAP) să poată accesați-le și afișați toate etichetele / folderele din aplicație. Dacă nu dorim ca aplicația să citească e-mailuri pe mobil pentru a afișa aceste etichete, trebuie să debifăm caseta pentru fiecare etichetă.
la creați etichete în Gmail Pentru a clasifica e-mailurile trebuie să accesăm setări, în fila Tag-uri și faceți clic pe Etichetă nouă. Acum trebuie să creăm filtre, astfel încât etichetele să fie aplicate automat la e-mailuri.
Pentru a crea filtrele, accesăm setările Gmail și facem clic pe filă Filtre și adrese blocate. Chiar la final, facem clic pe Creați un filtru.
Apoi, setăm valorile pe care trebuie să le îndeplinească e-mailurile cărora vrem să le asociem o etichetă. Odată stabilit, faceți clic pe continua pentru a continua configurarea filtrului.
În continuare trebuie stabiliți în ce etichetă dorim să fie stocate e-mailurile care îndeplinesc cerințele stabilite în secțiunea anterioară. În plus, putem configura filtrul astfel încât să fie marcat ca citit automat, ștergeți-le, marcați-le ca importante ... În cele din urmă, faceți clic pe Creare.
Trimiteți e-mailuri de la alte adrese de e-mail
Această opțiune ne permite să configurăm alte conturi de e-mail pentru a trimite e-mailuri din Gmail fără a fi nevoie să accesați alte pagini web. Această funcție este ideal dacă folosim conturi de e-mail diferite În fiecare zi și schimbarea corespondenței ajunge să ne complice existența și munca. Această opțiune se găsește în Setările Gmail, în fila Foldere și import, din secțiune Trimite cum.
Redirecționați toate e-mailurile
Această opțiune este ideală dacă dorim să avem o copie a tuturor e-mailurilor pe care le primim în contul nostru, deși cea mai obișnuită utilizare a acesteia este de a permite altor persoane să răspundeți la e-mailurile pe care le primim când suntem în vacanță (Dacă am activat anterior funcția pe care v-am arătat-o mai sus).
Pentru a redirecționa e-mailurile în Gmail, trebuie să accesăm setări Gmail și accesați fila Redirecționare și poștă POP / IMAP. În prima secțiune, expediere I, noi trebuie adăugați un cont de e-mail către care vor fi trimise automat toate e-mailurile pe care le primim.
Dacă nu dorim ca toate coridoarele să fie transmise, putem creați un filtru astfel încât să fie redirecționate numai e-mailurile care îndeplinesc condiții diferite. După cum putem vedea, Gmail ne oferă orice opțiune care ne vine în minte.
Creați șabloane de e-mail
Dacă de obicei multe dintre e-mailurile pe care le trimitem au aceeași structură pe care îl copiem dintr-un document Word (de exemplu), putem transforma documentul respectiv într-un șablon pentru a răspunde mai rapid.
Această funcție este dezactivată nativ, deci trebuie mai întâi să o configurăm prin setări din Gmail în cadrul secțiunii avansat.
Apoi, trebuie să creăm un nou e-mail, scrieți textul pe care dorim să îl folosim ca șablon și faceți clic pe cele trei puncte verticale din partea de jos a ferestrei de e-mail noi selectate Șabloane> Salvați ștergerile ca șablon.
la folosiți acel șablon, creăm un nou e-mail, mergem la cele trei puncte verticale situate în colțul din dreapta jos și lustruim Șabloane> Nume șablon pe care l-am creat
Utilizați lățimea ecranului complet
Gmail ne permite să profităm de întreaga dimensiune a ecranului, afișând nu numai folderele și lista de e-mailuri, ci și textul fiecărui e-mail pe care facem clic fără a fi nevoie să îl accesăm. Această opțiune ne permite afișați textul e-mailurilor în partea dreaptă a ecranului sau în partea de jos și se află chiar sub avatarul contului nostru.
Ștergeți e-mailurile care ocupă mult spațiu
Gmail ne oferă 15 GB spațiu gratuit pentru a stoca toate e-mailurile pe care le primim și pentru a stoca alte documente în Google Drive. Dacă primim în mod regulat fișiere care ocupă mult spațiu, contul nostru de e-mail se poate umple rapid și fără să ne dăm seama, trebuie să angajați spațiu de stocare suplimentar.
Pentru a găsi ce e-mailuri ocupă mai mult spațiu în contul dvs. Gmail, trebuie să scrieți în bara de căutare „dimensiune: 10 mb” (fără ghilimele) dacă vrem să ne arate e-mailurile care ocupă acel spațiu sau altele similare. În plus, ne permite să selectăm din ce dată dorim să efectuăm căutarea.
Adăugați la sarcini și creați evenimente.
Dacă un e-mail are un termen specific în care trebuie să răspundem, îl putem adăuga direct la lista noastră de sarcini pentru a-l avea întotdeauna la îndemână și că nu ne trece niciodată. În plus, în acest fel, putem consulta rapid toate e-mailurile la care avem în așteptare pentru a răspunde dintr-o privire.
Dacă este un eveniment, putem adăugați-l la calendarul nostru, setarea manuală a momentului în care va fi ținut astfel încât calendarul Google să ne reamintească pe smartphone-ul nostru sau Gmail direct printr-un e-mail.
Evidențiați mesajele
Dacă unul dintre mesaje necesită o atenție specială și nu vrem să se piardă în căsuța de e-mail, o putem evidenția făcând clic pe steaua pe care o găsim chiar în fața numelui expeditorului. Vom găsi toate mesajele prezentate în eticheta / folderul Featured.
Programați livrarea e-mailului
Dacă doriți să trimiteți răspunsul la un e-mail la un anumit moment, nu trebuie să vă aflați în fața computerului dvs., deoarece Gmail vă permite să programați când dorim să fie trimis. Această opțiune ne permite selectați atât ziua, cât și ora la care dorim să fie trimise.
Pentru a accesa această funcție, trebuie să facem clic pe săgeata în sus care este dreapta în dreapta butonului Trimitere.
Comenzi rapide de la tastatură
Aceste comenzi rapide sunt valabile pentru Mac. Alte combinații de taste sunt afișate pe Windows
Majoritatea aplicațiilor cele mai utilizate ne oferă o serie de comenzi rapide de la tastatură care ne permit să ne creștem productivitatea atunci când folosim în mod regulat aceleași funcții. Browserele au toate aceleași comenzi rapide de la tastatură, dar în plus, Gmail are și o serie de comenzi rapide de la tastatură.
Această funcție este dezactivată nativ, deci trebuie mai întâi să o activăm prin setări din Gmail în cadrul secțiunii avansat. Apoi, activăm caseta de combinație de taste personalizate.
Pentru a accesa lista de comenzi rapide de la tastatură disponibile, apăsați combinația de taste Shift +?
Lucrați cu Gmail fără conexiune la internet
Această funcție este ideală dacă ne mutăm într-o zonă în care știm că nu vom avea acces la internet, nici măcar prin intermediul telefoanelor mobile, o opțiune care este disponibil numai dacă folosim Google Chrome (nu funcționează cu niciun alt browser).
Înainte de a ne deconecta o vreme de la internet, trebuie descărcați e-mailuri din căsuța de e-mail pentru a putea lucra cu ei offline.
Această funcție este dezactivată nativ, deci trebuie mai întâi să o activăm prin setări din Gmail în cadrul secțiunii Fără conexiune. La activarea opțiunii Activare poștă offline, trebuie să stabilim:
- Sincronizare mail: De la ce dată dorim ca e-mailurile să fie descărcate pe computerul nostru pentru a putea funcționa offline (inclusiv posibilitatea de a descărca atașamente). Putem descărca e-mailurile de acum 7, 30 sau 90 de zile.
- Securitate: Dacă dorim ca e-mailurile descărcate să dispară de pe computerul nostru după ce ne-am conectat la internet, astfel încât modificările să fie sincronizate, trebuie să dezactivați opțiunea E-mail offline.
Cine a accesat contul meu Gmail
Gmail ne permite să știm cu ușurință dacă cineva a accesat contul nostru Gmail Prin opțiunea Detalii din partea din dreapta jos a ecranului. Această opțiune va deschide o fereastră nouă cu cele mai recente conexiuni la contul nostru Gmail, indicând IP-ul corespunzător, browserul, sistemul de operare și aplicația, precum și când a fost realizată.
Câte mesaje necitite am?
Dacă sunteți unul dintre utilizatorii care lasă întotdeauna fila Gmail deschisă, veți fi interesat să cunoașteți o altă funcție pe care Gmail ne-o pune la dispoziție, o funcție care va afișa numărul de e-mailuri pe care trebuie să le citim.
Această funcție este disponibilă în Setări, în fila Advanced și activează opțiunea Pictogramă mesaj necitit. Când este activată, fila în care avem Gmail deschis va afișa numărul de mesaje pe care le-am primit, dar nu le-am deschis încă.
Marcați toate mesajele ca citite / necitite / marcate cu stea ...
Dacă aveți un număr mare de e-mailuri pe care nu vă interesează să le citiți (deoarece sunt reclame, buletine informative, mesaje de pe rețelele de socializare ...) le puteți selecta și marca ca citite. De asemenea, puteți utiliza această funcție pentru evidențiați cele mai importante mesaje, marcați-le ca necitite... Alte e-mailuri.
Pentru a face acest lucru, trebuie doar să selectăm mesajele în care dorim să le modificăm starea și să facem clic pe săgeata din dreapta unui pătrat situat în colțul din stânga sus al căsuței de e-mail.
Ascunde / Afișează numele etichetelor Gmail
Dacă nu vrei să fac mereu sunt afișate numele folderelor / etichetelor pe care le-am creat în contul nostru, îl puteți ascunde rapid făcând clic pe cele trei linii orizontale din colțul din stânga sus al Gmail. De fiecare dată când facem clic pe acest buton, numele etichetelor va fi afișat sau ascuns, dar vor continua să afișeze pictograma etichetelor.
Întârziți notificarea noului e-mail
O altă funcție interesantă pe care Gmail ne-o pune la dispoziție ne permite să amânăm recepția (apelând-o într-un fel) a e-mailurilor pe care le primim. În acest fel, dacă lucrăm la golirea folderului de intrare, putem ștergeți e-mailuri noi temporar.
la amânați sau întârziați notificarea unui nou e-mail, trebuie să așezăm mouse-ul peste linia de poștă unde este situat și să facem clic pe pictograma reprezentată de un ceas pentru a stabili ulterior când vrem să ne primim recent.