Excel сам по себе стал лучшим приложением для создания электронных таблиц любого типа, от тех, которые позволяют нам вести повседневный учет, до электронные таблицы, связанные с базой данных, помимо того, что позволяет нам представлять данные, которые они включают, в виде графиков.
Лас- выпадающие списки и динамические таблицы, которые Excel позволяет нам создавать, - это две функции, с помощью которых мы можем получить максимум от этого, последняя является одной из самых мощных функций, предлагаемых этим приложением в Office 365.
Что такое сводные таблицы
Вероятно, вы не раз слышали о сводных таблицах, одной из более практичные и мощные функции, которые предлагает нам Excel и это позволяет нам очень быстро и легко управлять большими объемами данных.
Динамические таблицы, которые мы можем создавать с помощью Excel, не только позволяют нам извлекать данные из таблиц, но также позволяют нам извлекать данные из баз данных, созданных с помощью Access, Приложение Microsoft для создания баз данных.
Хорошо, но что такое сводные таблицы? Сводные таблицы фильтры, которые мы можем применить к базам данных и это также позволяет нам проводить суммирование результатов. Если вы регулярно используете фильтры в своих электронных таблицах, если вы используете сводные таблицы, вы увидите, как сокращается время вашего взаимодействия с ними.
Как создавать сводные таблицы
Чтобы создать сводные таблицы, нам нужен источник данных, источник данных, который может быть электронной таблицей, которую мы обычно используем для хранения данных. Если мы используем базу данных, созданную в Access, мы можем установить источник данных в таблицу, в которой хранятся все записи.
Если источником данных является текстовый файлРазделив данные запятыми, мы можем создать из этого файла электронную таблицу, из которой извлекать данные для создания сводных таблиц. Если этот тип плоского файла является единственным источником файлов, который нам нужен для создания динамических таблиц, мы должны увидеть возможность извлечения данных в другом формате или создания макроса, который автоматически заботится о создании динамических таблиц каждый раз. мы импортируем данные.
Хотя его название может подразумевать сложность, это далеко от истины. Создавать сводные таблицы это очень простой процесс, если мы выполним все шаги, указанные ниже.
Форматировать источник данных
После того, как мы создали базу данных, мы должны отформатировать ее так, чтобы Excel уметь распознавать которые представляют собой ячейки, содержащие данные, и ячейки, содержащие имена записей, которые мы хотим отфильтровать для создания динамических таблиц.
Чтобы отформатировать таблицу, первое, что мы должны сделать, это выбрать все ячейки, которые являются частью таблицы, и нажать кнопку Формат в виде таблицы, расположенной на главной ленте.
Затем будут показаны различные макеты, макеты, которые не только изменяют внешний вид таблицы, но и сообщают Excel, что это потенциальный источник данных. В этом разделе не имеет значения, какой вариант мы выберем. На вопрос Где данные в таблице? Мы должны установить флажок Список содержит заголовки.
Таким образом, мы указываем Excel, что первая строка таблицы представляет имя данных в таблице, чтобы создать динамические таблицы, которые позволит нам применять автоматические фильтры. Когда у нас есть таблица с данными и мы ее правильно отформатировали, мы можем создавать динамические таблицы.
Создавать сводные таблицы
- Первое, что мы должны сделать, это выбрать стол где данные, которые будут частью динамической таблицы, включая ячейки, которые показывают нам, какой тип данных они включают (в нашем случае муниципалитет, работник, справочник, кг).
- Далее переходим на ленту и нажимаем на вставить.
- Внутри Insert нажмите Динамический стол и диалоговое окно с именем Создайте сводную таблицу.
- В этом диалоговом окне мы находим два варианта:
- Выберите данные, которые хотите проанализировать. Поскольку мы выбрали таблицу, которую хотели использовать для создания сводной таблицы, она уже отображается выбранной под именем Table1. Мы можем изменить это имя, если намереваются добавить больше таблиц в ту же электронную таблицу.
- Выберите, где вы хотите разместить сводную таблицу. Если мы не хотим смешивать исходные данные со сводной таблицей, рекомендуется создать новую электронную таблицу, которую мы можем назвать сводной таблицей, чтобы не путать с листом, на котором отображаются данные, который мы можем назвать данными .
Если мы выполнили все шаги, результат должен быть похож на тот, что на изображении выше. Если нет, вам следует повторить все шаги еще раз. На панели справа (панель, которую мы можем перемещать по приложению или оставить плавающей) показаны выбранные нами данные, к которым мы должны применяем нужные нам фильтры.
Мы можем настроить следующие параметры:
фильтры
Здесь мы размещаем (перетаскивая поля, расположенные выше) поля, которые мы хотим показать, отражающие количество или сумму. В случае с примером я разместил поля Муниципалитет, Работник и Ссылка, чтобы иметь возможность выбрать общее количество ссылок. были проданы вместе (Муниципалитет, работник и справка) или муниципалитетами, работниками или ссылками.
В «Ценности» мы включили суммирование всех референций которые были проданы. В случае примера, 6 представляет количество ссылок, которые продали все работники всех ссылок в муниципалитете Новельда.
Колонны
В этом разделе мы должны разместить все поля, которые мы хотим отображается в формате раскрывающегося столбца для выбора и отображения всех результатов, связанных с этим значением.
В этом примере мы поместили поле «Муниципалитет» в столбцы, чтобы оно показало нам сумма количества ссылок которые были проданы во всех муниципалитетах. Если мы воспользуемся фильтрами, расположенными выше, мы сможем дополнительно отфильтровать результаты, установив точное количество проданных ссылок и того, какой работник их продал.
Строки
Раздел «Строки» позволяет нам установить, какие значения отображается строками и функция такая же, как и для столбцов, но с изменением ориентации. Как видно на изображении выше, при размещении поля «Муниципалитет» в «Файлы» результаты поиска отображаются в строках, а не в столбцах.
Величины
В этом разделе мы должны добавить поля, которые мы хотим, чтобы мы показать итоги. При перетаскивании поля «Кг» в раздел «Значения» автоматически создается столбец, в котором отображается общее количество килограммов, проданных городами, что представляет собой добавленный нами фильтр строк.
В этом разделе у нас также есть справочная учетная запись. Он настроен на отображение количество городов или продуктов. Поле Sum of KG настроено так, чтобы показать общий кг. Чтобы изменить действие, которое мы хотим выполнить дома в одном из установленных полей, мы должны щелкнуть по (i), расположенному справа от поля.
Практический совет
Если вы зашли так далеко, вы можете подумать сводные таблицы - очень сложный мир трогать не стоит. Напротив, как вы, возможно, видели в этой статье, все сводится к тестированию, тестированию и тестированию, пока мы не сможем отображать данные так, как мы хотим, чтобы они отображались.
Если вы добавляете поле в раздел, который вам не нужен, вам просто нужно перетащить его за пределы листа, и оно будет удалено. Сводные таблицы предназначены для больших объемов данных, не для таблиц из 10 0 20 записей. В этих случаях мы можем использовать фильтры напрямую.