Excel har, på egen hand, blivit den bästa applikationen för att skapa kalkylark av något slag, från de som gör det möjligt för oss att utföra den dagliga redovisningen till databasrelaterade kalkylblad, förutom att vi kan representera de data de innehåller i grafer.
den rullgardinslistor och de dynamiska tabellerna som Excel tillåter oss att skapa är två av de funktioner som vi kan använda få ut det mesta av det, den senare är en av de mest kraftfulla funktionerna som erbjuds av denna applikation inom Office 365.
Vad är pivottabeller
Det är troligt att du vid mer än ett tillfälle har hört talas om pivottabeller, en av de mer praktiska och kraftfulla funktioner som Excel erbjuder oss och det gör att vi kan hantera stora mängder data mycket snabbt och enkelt.
De dynamiska tabellerna som vi kan skapa med Excel gör att vi inte bara kan extrahera data från tabeller utan också tillåta oss extrahera data från databaser som skapats med Access, Microsofts applikation för att skapa databaser.
Okej, men vad är pivottabeller? Pivottabeller är filter som vi kan tillämpa på databaser och det gör det också möjligt för oss att genomföra summeringar av resultaten. Om du regelbundet använder filter i dina kalkylark och om du använder pivottabeller ser du hur tiden du interagerar med dem minskas.
Hur man skapar pivottabeller
För att skapa pivottabeller, vi behöver en datakälla, datakälla som kan vara kalkylbladet som vi vanligtvis använder för att lagra data. Om vi använder en databas som skapats i Access kan vi ställa in datakällan till tabellen där alla poster är lagrade.
Om datakällan är en textfilMed data separerade med kommatecken kan vi skapa en kalkylark från den filen för att extrahera data för att skapa pivottabellerna. Om den här typen av platt fil är den enda källan till filer som vi har för att skapa dynamiska tabeller, bör vi se möjligheten att kunna extrahera data i ett annat format eller skapa ett makro som automatiskt tar hand om att skapa de dynamiska tabellerna varje gång vi importerar data.
Även om dess namn kan innebära komplexitet är ingenting längre ifrån sanningen. Skapa pivottabeller det är en mycket enkel process, om vi följer alla steg som vi anger nedan.
Formatera datakälla
När vi väl har skapat databasen måste vi formatera den så att Excel kunna känna igen vilka är cellerna som innehåller data och vilka celler som innehåller namnen på de poster som vi vill filtrera för att skapa de dynamiska tabellerna.
För att formatera en tabell är det första vi måste göra att välja alla celler som ingår i tabellen och klicka på knappen Formatera som ett bord på hembandet.
Därefter visas olika layouter, layouter som inte bara ändrar tabellens estetik, utan säger till Excel att det är en potentiell datakälla. I det avsnittet spelar det ingen roll vilket alternativ vi väljer. Till frågan Var finns uppgifterna i tabellen? Vi måste markera rutan Listan innehåller rubriker.
På detta sätt anger vi för Excel att den första raden i tabellen representerar namnet på data i tabellen för att skapa de dynamiska tabellerna som tillåter oss att använda automatiska filter. När vi väl har tabellen med data och vi har formaterat den korrekt kan vi skapa de dynamiska tabellerna.
Skapa pivottabeller
- Det första vi måste göra är välj tabell var är data som kommer att ingå i den dynamiska tabellen, inklusive celler som visar oss vilken typ av data de innehåller (i vårt fall Kommun, arbetare, referens, Kg).
- Därefter går vi till menyfliksområdet och klickar på infoga.
- Klicka på inuti insatsen Dynamiskt bord och en dialogruta med namnet Skapa pivottabell.
- Inom denna dialogruta hittar vi två alternativ:
- Välj de data du vill analysera. Eftersom vi har valt den tabell som vi ville använda för att skapa den dynamiska tabellen visas den redan vald under namnet Table1. Vi kan ändra det här namnet om vi tänker lägga till fler tabeller i samma kalkylark.
- Välj var du vill placera pivottabellen. Om vi inte vill blanda källdata med pivottabellen är det lämpligt att skapa ett nytt kalkylblad, som vi kan kalla pivottabell för att inte förväxla med arket där data visas, som vi kan kalla Data .
Om vi har gjort alla steg bör resultatet vara detsamma som i bilden ovan. Om inte, bör du gå igenom alla stegen igen. I panelen till höger (panel som vi kan flytta genom applikationen eller låta den flyta) visas de data som vi har valt som vi måste tillämpa de filter vi behöver.
Parametrarna som vi kan konfigurera är följande:
Filtros
Här placerar vi (genom att dra i fälten ovan) de fält som vi vill visa som återspeglar en kvantitet eller en summa. I fallet med exemplet har jag placerat fälten Kommun, Arbetare och Referens för att kunna välja det totala antalet referenser har sålts tillsammans (Kommun, arbetare och referens) eller av kommuner, arbetare eller referenser.
Inom värden har vi inkluderat summering av alla referenser som har sålts. I fallet med exemplet representerar 6 antalet referenser som alla arbetare i alla referenser i Novelda kommun har sålt.
kolonner
I det här avsnittet måste vi placera alla fält som vi vill visas i ett nedrullningsbart kolumnformat för att välja och visa alla resultat relaterade till det värdet.
I fallet med exemplet har vi placerat fältet Kommun i kolumner så att det visar oss summan av antalet referenser som har sålts i alla kommuner. Om vi använder filtren ovan kan vi ytterligare filtrera resultaten, fastställa exakt såld referens och vilken arbetare som har sålt dem.
rader
I avsnittet Rader kan vi fastställa vilka värden som är visas av rader och funktionen är densamma som med kolumnerna men ändrar orientering. Som vi kan se i bilden ovan visas sökresultaten i rader och inte i kolumner när du placerar kommunfältet i filer.
värden
I det här avsnittet måste vi lägga till de fält som vi vill att vi ska visa totalsumman. När du drar Kg-fältet till avsnittet Värden skapas automatiskt en kolumn där det totala kg som har sålts av städer visas, vilket är radfiltret som vi har lagt till.
Inom detta avsnitt har vi också referenskonto. Den är konfigurerad för att visa en antal städer eller produkter. Fältet Summa av KG är konfigurerat så att visa totalt Kg. För att ändra vilken åtgärd vi vill utföra hemma i ett av de etablerade fälten måste vi klicka på (i) till höger om fältet.
Praktiskt tips
Om du har nått det så här långt kan du tänka pivottabeller är en mycket komplex värld inte värt att röra vid. Tvärtom, hur du kanske har sett i den här artikeln, allt handlar om att testa, testa och testa tills vi kan visa data som vi vill att de ska visas.
Om du lägger till ett fält i ett avsnitt som du inte vill ha, behöver du bara dra det ur arket så tas det bort. Pivottabeller är avsedda för stora mängder data, inte för tabeller med 10 0 20 poster. I dessa fall kan vi använda filtren direkt.