PowerPoint har blivit den bästa applikationen vi har till vårt förfogande skapa presentationer av något slag, antingen med bilder, videor, musik, interaktiv grafik ... Allt som kommer att tänka på finns i PowerPoint, även om vissa funktioner ibland inte är lätta att hitta.
Som man säger: Ju mer socker desto sötare (men inte hälsosammare). Detta ordspråk gäller perfekt för presentationerna vi skapar via PowerPoint. Ju fler bilder, videor (om det inte är en extern länk) eller ljudfiler vi inkluderar, det utrymme som den resulterande filen kommer att uppta kommer att ha en större storlek.
Om presentationen kommer att göras personligen, betyder det utrymme som upptas av den slutliga filen väldigt lite, eftersom innehållskvalitetspremie framför allt. Men om vi måste dela filen med andra personer (t.ex. klienter) kan vi inte presentera en 500 MB-fil för dig via en länk till ett molnlagringssystem. Det enda alternativet i dessa fall är att minska kvaliteten på filen genom att komprimera PowerPoint.
När vi pratar om att komprimera en PowerPoint talar jag inte om att använda en applikation av Zip-typ, vilket tvingar mottagaren att dekomprimera den (om de vet hur), utan snarare använda inbyggd komprimeringsmetod som Microsoft själv erbjuder oss genom PowerPoint, ett komprimeringssystem som ansvarar för att minska den slutliga storleken.
Komprimera en Powerpoint
PowerPoint erbjuder oss tre alternativ när vi komprimerar filen som vi har skapat, alternativ som är anpassade till användningen och syftet som vi planerar att göra med den och innehåll som inkluderar.
Om du inkluderar några video- eller ljudfiler kommer PowerPoint att erbjuda oss inom menyn Arkiv> Information alternativet Mediefilens storlek och prestanda. Om du inte inkluderar någon typ av video- eller ljudfil, kommer den här menyn inte att visas. De tre alternativen det erbjuder oss är:
PowerPoint-komprimeringsalternativ
- Full HD (1080p). Detta komprimeringsalternativ gör att vi kan minska den slutliga filstorleken genom att ändra upplösningen på videon eller videoklippen som vi har inkluderat upp till 1080p samtidigt som vi behåller ljudkvaliteten.
- HD (720p). I det andra alternativet reduceras videokvaliteten till 720p, den standardkvalitet som vi för närvarande kan hitta på YouTube utan att gå längre.
- Standard (480p). Om vi vill minska den slutliga filstorleken till maximalt måste vi välja Standard 480p, ett perfekt alternativ om vi vill dela den resulterande filen via e-post.
När vi är klara om vilken typ av komprimering vi vill använda måste vi klicka på den för att starta komprimeringsprocessen, komprimering som bara påverkar videon (och dess motsvarande ljud) som vi har lagt till presentationen. I det här fallet är det en 25 minuters video i 720p-upplösning. Denna komprimeringsmetod komprimerar också storleken på bilderna, även om detta alternativ också är tillgängligt när videor eller ljudfiler inte ingår.
För att ge dig en uppfattning om storleksminskningen som vi kan få, nedan visar jag dig Resultat erhållna efter komprimering av PowerPoint-filen med alla tre komprimeringsmetoderna. Den ursprungliga arkivfilen, som innehåller en 25-minuters video i 1080p-upplösning, är 393 MB.
- Komprimera PowerPoint-filen med en 25 minuters video i 720-upplösning med hjälp av komprimeringsmetod Full HD (1080p): 1.7 MB. Praktiskt taget detsamma. Eftersom det är ett alternativ att minska upplösningen på videon, och den är i 720p-upplösning, kommer den inte att öka sin storlek för att anpassa den till 1080p, det handlar om att minska utrymmet den upptar, inte justera upplösningen.
- Komprimera PowerPoint-filen med en 25 minuters video i 720-upplösning med hjälp av HD-komprimeringsmetod (720p): 8 MB. Videon har samma upplösning som komprimeringsformatet som vi har använt, så den minskning vi får är också minimal.
- Komprimera PowerPoint-filen med en 25 minuters video i 720-upplösning med hjälp av komprimeringsmetod Standard (480p): 54 MB. Även om komprimeringen inte är särskilt hög, om den slutliga storleken på filen har minskats.
En aspekt som vi måste ta hänsyn till när vi lägger till videor till PowerPoint-presentationer är dess syfte: kontorspresentation, skicka via e-post ... eftersom vi beroende på dess syfte kan välja att lägga till videor i sin ursprungliga upplösning eller använda lägsta möjliga upplösning utan att därmed förlora reproduktionskvaliteten.
Komprimera bilder i PowerPoint
Om presentationen vi har skapat inkluderar endast bilder, alternativet Storlek och prestanda för multimediefiler visas inte i informationsmenyn i PowerPoint, eftersom endast videor och ljud hör till multimediainnehåll. Genom att visa oss detta alternativ tvingar PowerPoint oss att använda den specifika funktionen som finns i applikationen för att minska storleken på bilderna för att minska den slutliga storleken på filen som vi har skapat.
För att minska storleken på bilderna som vi har inkluderat i en PowerPoint-fil måste vi utföra följande steg:
- Först av allt måste vi välj någon av bilderna som ingår i filen.
- Därefter går vi in i bandet till Format.
- Inom Format, på vänster sida, klicka på Komprimera bilder.
- En dialogruta visas med alternativet Använd endast den här bilden (Vi måste avmarkera den här rutan så att alla bilder i filen komprimeras).
- Därefter måste vi fastställa vilken upplösning vi vill att de inkluderade bilderna ska bevara från följande alternativ
- Hifi: Bevarar kvaliteten på originalbilden.
- HD- perfekt för HD-upplösning
- Skriv: Kvalitet som gör att vi kan skriva ut bilderna med en bra upplösning och visas med utmärkt kvalitet på alla skärmar.
- web: Det här alternativet är det som vi måste välja om vi ska göra presentationen via webben eller via en projektor.
- E-post. Minska storleken på filen så att den kan skickas via e-post.
- Använd standardupplösningen. Detta alternativ bevarar den ursprungliga upplösningen för alla bilder som ingår i presentationen.
När vi har fastställt det format som vi vill att alla bilder i vår fil ska erbjuda måste vi spara ändringar så att vi kan se hur mycket PowerPoint-filutrymme som har minskats.