Gmail es el servicio de correo electrónico más utilizado en todo el mundo, y no porque sea Google, sino porque es uno de los mejores servicios de correo electrónico que podemos encontrar en el mercado. El número de opciones que Gmail pone a nuestra disposición se va incrementado año tras año.
Además, conforme van pasando los años, desde Google han ido integrando la mayoría de sus servicios, de forma que podemos acceder a videollamadas de Meet, archivos almacenados en Google Drive, Calendario, Calendario… rápidamente sin tener que ir visitando las respectivas webs. Si quieres sacar el máximo partido a Gmail, a continuación de mostramos los mejores trucos para Gmail.
Todos los cambios en cuanto a funcionamiento de Gmail se reflejarán en toda nuestra cuenta de correo, no solo en el navegador que utilicemos sino también en las aplicaciones para móviles o de escritorio que utilicemos para consultarlo, por lo que hay tenerlo en cuenta a la hora de modificar algunos de los diferentes ajustes que podemos hacer en nuestra cuenta.
Borrar un correo enviado
Enviar un correo o respuesta a un correo fuera de tono, a un destinatario equivocado o sin satisfacer por completo la información que se nos ha solicitado es un problema que en ocasiones puede tener graves consecuencias.
Afortunadamente, desde Gmail podemos borrar un correo enviado antes de que sea leído siempre y cuando seamos rápidos y nos demos cuenta del error que hemos cometido. Esta función también se encuentra disponible en Outlook, sin embargo, mientras que en Gmail está activada de forma nativa, en Outlook tenemos que activarla previamente.
Personalizar el fondo de Gmail
Pasar muchas horas delante del ordenador es una labor tediosa, sobre todo cuando nos pasamos la mayoría del tiempo delante de la misma aplicación / web. Gmail nos permite reemplazar la imagen de fondo, imagen que se mostrará tanto en la parte derecha del navegador (donde se encuentran las carpetas) como en la parte superior (desde donde podemos hacer búsquedas de correos) y en la zona de los correos a modo de transparencia.
Para cambiar el fondo de Gmail, tenemos que pulsar en la rueda dentada situada en la esquina superior derecha y en la sección Temas, pulsar sobre los que se muestran o bien pulsar en Ver todo, para que se muestren todos los fondos que podemos utilizar en Gmail. Si no nos gusta ninguna de las imágenes que nos muestran, podemos utilizar cualquier que tengamos almacenada en nuestra cuenta de Google Drive.
Cambiar la densidad de los menajes
Si quieres aprovechar al máximo el tamaño de tu pantalla, es probable que te interese hacer uso de la opción que nos ofrece Gmail que nos permite ajustar la separación entre los mensajes y carpetas.
De forma nativa, está establecida la opción Cómoda, que nos ofrece una separación más que suficiente para acceder y encontrar los correos a golpe de vista.
Si establecemos la opción compacta, la separación entre los correos se reducirá al máximo, al igual que el tamaño de las diferentes carpetas donde se clasifican los correos que recibimos, una función que viene muy bien en pantallas pequeñas.
Esta opción la entramos al pulsar sobre la rueda dentada situada en la esquina superior derecha de la pantalla, dentro de la sección Densidad, la primera que se muestra.
Añadir a una firma a los correos
Si quieres añadir una firma a todos tus correos, tanto los que envías como los que respondes, donde añadir tu nombre completo, tu ocupación, puesto de trabajo junto con otras formas de contactarte, deber seguir los pasos que os detallo a continuación.
- Pulsar en la rueda dentada y en Ver todos los ajustes.
- Dentro de Ajustes, en la pestaña General, nos desplazamos hacia abajo hasta la sección Firma.
- A continuación, pulsamos en +Crear, establecemos el nombre de la firma que queremos crear (podemos crear diferentes firmas) y en el cuadro de la derecha, escribimos los datos que queremos compartir con cada correo nuevo que enviemos o respondamos.
Si solo queremos añadir la firma a los correos nuevos, en la parte inferior de esa sección, debemos modificar el valor Para respuestas/reenvíos por Sin firma.
Respuestas automáticas
Si nos vamos a ir unos días de vacaciones, debemos informar a nuestros contactos para que durante ese período de descanso, no esperen una respuesta por nuestra parte.
- Dentro de Ajustes, en la pestaña General, nos desplazamos hacia abajo hasta la sección Respuesta automática.
- A continuación, marcamos la casilla Respuesta automática activada y configuramos el primer y último día en el que estará activada la respuesta automática.
- Seguidamente, configuramos el Asunto. Es importante establecer en este campo que estamos de vacaciones.
- En el mensaje que se enviará podemos añadir el período de vacaciones que vamos a disfrutar, para que sepan en todo momento que durante esos días no vamos a poder responder.
Si solo queremos que nuestros contactos reciban este mensaje, debemos marcar la casilla Enviar respuesta solo a mis contactos, opción situada justo al final de esta opción.
Etiqueta y clasifica tus correos de forma automática
Las etiquetas, también conocidas como carpetas, nos permiten clasificar automáticamente todos los correos que recibamos dependiendo de quien sea el remitente, el asunto, el tamaño del archivo… Estas etiquetas, se muestran junto a cada correo que coincide con los parámetros que hemos establecido y se encuentran clasificados debajo de la bandeja de entrada, destacados, enviados….
Todos los correos que se etiqueten automáticamente, seguirán estando disponible en la bandeja de entrada (a no ser que los archivemos) pero además, estarán disponible en las etiquetas / carpetas que creemos. Si borramos una etiqueta, los correos asociados a los correos no se eliminarán.
Cada nueva etiqueta que creamos, se habilita por defecto para que clientes de terceros de correo (Mostrar en IMAP), puedan acceder a ellas y mostrar todas las etiquetas / carpetas en la aplicación. Si no queremos que la aplicación para leer correos en el móvil muestre estas etiquetas, debemos desmarcar la casilla de cada etiqueta.
Para crear etiquetas en Gmail para clasificar los correos debemos acceder a los Ajustes, en la pestaña Etiquetas y pulsamos en Nueva etiqueta. Ahora tenemos que crear filtros para que los las etiquetas se apliquen a los correos de forma automática.
Para crea los filtros accedemos a los Ajustes de Gmail y pulamos en la pestaña Filtros y direcciones bloqueadas. Justo al final, pulsamos en Crear un filtro.
A continuación, establecemos los valores que deben cumplir los correos a los que queremos asociarle una etiqueta. Una vez establecidos, pulsamos en Continuar para seguir configurando el filtro.
Seguidamente debemos establecer en que etiqueta queremos que se almacenen los correos que cumplan los requisitos que hemos establecido en el apartado anterior. Además también podemos configurar el filtro para que marquen como leídos automáticamente, eliminarlos, marcarlos como importantes… Finalmente pulsamos en Crear.
Enviar correos desde otras direcciones de correo
Esta opción nos permite configurar otras cuentas de correo para enviar desde Gmail, emails sin tener que acceder a otras páginas web. Esta función es ideal si utilizamos diferentes cuentas de correo en el día a día e ir cambiado de correo nos acaba complicando la existencia y el trabajo. Esta opción se encuentra dentro de los Ajustes de Gmail, en la pestaña Carpetas e importación, dentro de la sección Enviar cómo.
Reenviar todos los correos
Esta opción es ideal si queremos tener una copia de todos los correos que recibimos en nuestra cuenta aunque su utilidad más habitual es permitir que otras personas puedan contestar a los correos que recibimos cuando estamos de vacaciones (si previamente hemos activado la función que os he mostrado más arriba).
Para reenviar correos en Gmail, debemos acceder a los Ajustes de Gmail y dirigirnos hasta la pestaña Reenvío y correo POP/IMAP. En la primera sección, Reenvío, debemos añadir la cuenta de correo a la que automáticamente se enviarán todos los correos que recibamos.
Si no queremos que se reenvíen todos los corros podemos crear un filtro para que únicamente los emails que cumplan diferentes condiciones, sean reenviados. Como podemos ver, Gmail nos ofrece cualquier opción que se nos pase por la cabeza.
Crea plantillas de correo
Si habitualmente muchos de los correos que enviamos tienen la misma estructura que copiamos de un documento de Word (por ejemplo), podemos convertir ese documento en una plantilla para responder más rápidamente.
Esta función se encuentra desactivada de forma nativa, por lo que previamente debemos configurarla a través de los Ajustes de Gmail dentro de la sección Avanzado.
A continuación, tenemos que crear un correo nuevo, redactar el texto que queremos utilizar como plantilla y pulsar en los tres puntos en vertical que se encuentran en la parte inferior de la ventana del correo nuevo seleccionado Plantillas > Guardar borrados como plantilla.
Para utilizar esa plantilla, creamos un correo nuevo, nos dirigimos a los tres putos en vertical situados en la esquina inferior derecha y pulamos en Plantillas > Nombre de la plantilla que hemos creado.
Utilizar todo el ancho de pantalla
Gmail nos permite aprovechar todo el tamaño de la pantalla, mostrando no solo las carpetas y el listado de correos, sino también el texto de cada correos que pulsamos sin tener que acceder a él. Esta opción nos permite mostrar el texto de los correos en la parte derecha de la pantalla o en la parte inferior y se encuentra justo debajo del avatar de nuestra cuenta.
Borrar correos que ocupan mucho espacio
Gmail nos ofrece 15 GB de espacio gratuito para almacenar todos los correos que recibimos y almacenar algún que otro documentos en Google Drive. Si recibimos habitualmente archivos que ocupan mucho espacio, nuestra cuenta de correo puede llenarse rápidamente y sin darnos cuenta, necesitar contratar almacenamiento extra.
Para encontrar que emails ocupan más espacio en tu cuenta de Gmail, debes escribir en la barra de búsquedas «size:10mb» (sin las comillas) si queremos que nos muestre los correos que ocupan ese espacio o similar. Además, nos permite seleccionar desde que fecha queremos realizar la búsqueda.
Añadir a tareas y crear eventos.
Si un correo tiene un plazo específico en el que tenemos que contestar, podemos añadirlo directamente a nuestra lista de tareas para tenerlo siempre a mano y que no se nos pase en ningún momento. Además, de esta forma, podemos consultar rápidamente todos los emails que tenemos pendiente de contestar a golpe de vista.
Si se trata de un evento, podemos añadirlo a nuestro calendario, estableciendo manualmente cuando se celebrará para que el calendario de Google nos lo recuerde en nuestro smartphone o Gmail directamente a través de un email.
Destacar mensajes
Si uno de los mensajes requiere de especial atención y no queremos que se nos pierda en la bandeja de entrada, podemos destacarlo pulsando sobre la estrella que encontramos justo delante del nombre del remitente. Todos los mensajes destacados los vamos a encontrar dentro de la etiqueta/carpeta Destacados.
Programar el envío de correo
Si quieres enviar la respuesta a un correo a una hora determinada, no hace falta que estés delante de tu equipo, ya que Gmail te permite la posibilidad de programar cuando queremos que se envíe. Esta opción nos permite seleccionar tanto el día como la hora a la que queremos que se envíe.
Para acceder a esta función, debemos pulsar sobre la flecha hacia arriba que se encuentra justo a la derecha del botón Enviar.
Atajos de teclado
Estos atajos con válidos para Mac. En Windows se muestran otras combinaciones de teclas
La mayoría de las aplicaciones más utilizadas, nos ofrece una serie de atajos de teclado que nos permiten incrementar nuestra productividad cuando utilizamos habitualmente las mismas funciones. Los navegadores tienen todos los mismos atajos de teclado, pero además, Gmail, también tiene una serie de atajos de teclado propios.
Esta función se encuentra desactivada de forma nativa, por lo que previamente debemos activarla a través de los Ajustes de Gmail dentro de la sección Avanzado. Seguidamente, habilitamos la casilla Combinación de teclas personalizadas.
Para acceder a listado de atajos de teclado disponibles pulsamos la combinación de teclas Mayús (Shift) + ?
Trabaja con Gmail sin conexión a internet
Esta función es ideal si vamos desplazarnos a una zona donde sabemos que no vamos a tener acceso a internet, ni siquiera a través del móvil, una opción que solo está disponible si hacemos uso de Google Chrome (no funciona con ningún otro navegador).
Antes de desconectarnos durante un tiempo de internet, debemos descargarnos los correos de nuestra bandeja de entrada para poder trabajar con ellos sin conexión.
Esta función se encuentra desactivada de forma nativa, por lo que previamente debemos activarla a través de los Ajustes de Gmail dentro de la sección Sin conexión. Al activar la opción Habilitar el correo sin conexión, debemos establecer:
- Sincronización de correos: Desde que fecha queremos que se descarguen los correos en nuestro equipo para poder trabajar sin conexión (incluyendo la posibilidad descargar los adjuntos). Podemos descargar los correos de hace 7, 30 o 90 días.
- Seguridad: Si queremos que los correos descargados desaparezcan de nuestro equipo una vez nos hemos conectado a internet para que se sincronicen los cambios, debemos desactivar la opción Correo sin conexión.
Quién ha accedido a mi cuenta de Gmail
Gmail nos permite conocer fácilmente si alguna persona ha accedido a nuestra cuenta de Gmail a través de la opción Detalles que se encuentra en parte inferior derecha de la pantalla. Esta opción nos abrirá una nueva ventana con las últimas conexiones a nuestra cuenta de Gmail, indicando la IP correspondiente, el navegador, sistema operativo y aplicación además de cuando se ha realizado.
¿Cuántos mensajes tengo sin leer?
Si eres de los usuarios que siempre deja la pestaña abierta de Gmail, te interesará conocer otra de las funciones que Gmail pone a nuestra disposición, una función que mostrará el número de correos que tenemos por leer.
Esta función se encuentra disponible en Ajustes, dentro de la pestaña Avanzados y habilitando la opción Icono de mensaje sin leer. Al activarla, en la pestaña donde tenemos abierto Gmail se mostrará el número de mensajes que hemos recibido pero que todavía no hemos abierto.
Marcar todos los mensajes como leídos / no leídos / destacarlos…
Si tienes un gran número de correos que no interesa leer (ya que son publicidad, boletines, mensajes de redes sociales…) puedes seleccionarlos y marcarlos como leídos. También puedes utilizar esta función para destacar los mensajes más importantes, marcar como no leídos… otros correos.
Para hacerlo, tan solo tenemos que seleccionar los mensajes en los que queremos modificar su estado y pulsar en la flecha que se encuentra a la derecha de un cuadrado situado en la parte superior izquierda de la bandeja de entrada.
Ocultar/Mostrar los nombres de las etiquetas de Gmail
Si no quieres que siempre se muestren las nombres de las carpetas/etiquetas que hemos creado en nuestra cuenta, puedes ocultar rápidamente pulsando sobre las tres líneas en horizontal que se encuentra en la esquina superior izquierda de Gmail. Cada vez pulsemos sobre este botón, el nombre de las etiquetas se mostrará u ocultara, pero seguirán mostrando el icono de las etiquetas.
Retrasar la notificación de un correo nuevo
Otra de las funciones interesantes que Gmail pone a nuestra disposición nos permite retrasar la recepción (por llamarlo de alguna manera) de los correos que recibimos. De esta forma, si estamos trabajando en vaciar nuestra carpeta de entrada, podemos eliminar los nuevos correos temporalmente.
Para posponer o retrasar la notificación de un nuevo correo, debemos situar el ratón sobre la línea del correo donde se encuentra y pulsar en el icono representado por un reloj para posteriormente establecer cuando queremos recibirnos nuevamente.