Excel сам по собі став найкращим додатком для створення електронних таблиць будь-якого типу, від тих, що дозволяють нам вести щоденний облік, до таблиці, пов'язані з базою даних, крім того, що дозволяє нам графікувати дані, які вони включають.
The випадаючі списки і динамічні таблиці, які дозволяє нам створювати Excel, - це дві функції, за допомогою яких ми можемо отримати максимум від цього, остання є однією з найпотужніших функцій, пропонованих цією програмою в межах Office 365.
Що таке зведені таблиці
Цілком імовірно, що неодноразово ви чули про зведені таблиці, одну з більш практичні та потужні функції, які пропонує нам Excel і це дозволяє нам управляти великими обсягами даних дуже швидко і легко.
Динамічні таблиці, які ми можемо створювати за допомогою Excel, не тільки дозволяють нам витягувати дані з таблиць, але й дозволяють нам витягувати дані з баз даних, створених за допомогою Access, Додаток Microsoft для створення баз даних.
Гаразд, але що таке зведені таблиці? Зведені таблиці є фільтри, які ми можемо застосувати до баз даних і це також дозволяє нам підсумовувати результати. Якщо ви регулярно використовуєте фільтри в електронних таблицях, якщо використовуєте зведені таблиці, ви побачите, як зменшується час взаємодії з ними.
Як створити зведені таблиці
Щоб створити зведені таблиці, нам потрібне джерело даних, джерелом даних, який може бути електронною таблицею, яку ми зазвичай використовуємо для зберігання даних. Якщо ми використовуємо базу даних, створену в Access, ми можемо встановити джерело даних у таблиці, де зберігаються всі записи.
Якщо джерелом даних є текстовий файлЗ даними, розділеними комами, ми можемо створити з цього файлу електронну таблицю, з якої витягуватиме дані для створення зведених таблиць. Якщо цей тип плоских файлів є єдиним джерелом файлів, які ми маємо створювати динамічні таблиці, ми повинні бачити можливість вилучення даних в іншому форматі або створення макросу, який автоматично подбає про створення динамічних таблиць кожного разу ми імпортуємо дані.
Хоча його назва може означати складність, ніщо не є далі від істини. Створюйте зведені таблиці це дуже простий процес, якщо ми виконаємо всі кроки, які ми вказали нижче.
Форматувати джерело даних
Щойно ми створили базу даних, ми повинні відформатувати її так, щоб Excel вміти розпізнавати які комірки містять дані, а які комірки, що містять імена записів, які ми хочемо відфільтрувати для створення динамічних таблиць.
Для форматування таблиці першим ділом потрібно виділити всі комірки, що входять до таблиці, і натиснути на кнопку Формат як стіл, розташований на стрічці Home.
Нижче будуть показані різні макети, макети, які не тільки змінюють естетику таблиці, але й повідомляють Excel, що це потенційне джерело даних. У цьому розділі не має значення, який варіант ми виберемо. До питання Де дані в таблиці? Ми повинні встановити прапорець. Список містить заголовки.
Таким чином, ми вказуємо Excel, що перший рядок таблиці представляє ім'я даних у таблиці, щоб створити динамічні таблиці, які дозволить нам застосовувати автоматизовані фільтри. Отримавши таблицю з даними та правильно відформатувавши її, ми можемо створити динамічні таблиці.
Створюйте зведені таблиці
- Перше, що ми повинні зробити, це вибрати таблицю де дані, які будуть частиною динамічної таблиці, включаючи клітинки, які показують нам, який тип даних вони включають (у нашому випадку Муніципалітет, Працівник, Довідка, кг).
- Далі ми переходимо до стрічки і натискаємо на Вставити.
- Усередині Вставка натисніть на Динамічна таблиця та діалогове вікно з іменем Створити зведену таблицю.
- У цьому діалоговому вікні ми знаходимо два варіанти:
- Виберіть дані, які потрібно проаналізувати. Оскільки ми вибрали таблицю, яку ми хотіли використовувати для створення динамічної таблиці, вона вже відображається вибраною під назвою Таблиця1. Ми можемо змінити це ім’я на випадок, якщо маємо намір додати більше таблиць в ту саму електронну таблицю.
- Виберіть, де потрібно розмістити зведену таблицю. Якщо ми не хочемо змішувати вихідні дані зі зведеною таблицею, доцільно створити нову електронну таблицю, яку ми можемо назвати Зведеною таблицею, щоб не плутати з аркушем, де відображаються дані, який ми можемо назвати Даними .
Якщо ми виконали всі кроки, результат повинен бути схожий на той, що зображений вище. Якщо ні, вам слід пройти всі етапи ще раз. На панелі праворуч (панелі, яку ми можемо переміщати через програму або залишати її плаваючою) відображаються вибрані нами дані, до яких ми повинні застосувати потрібні нам фільтри.
Параметри, які ми можемо налаштувати, такі:
Фільтрос
Тут ми розміщуємо (перетягуючи поля, розташовані вище) поля, які ми хочемо показати, що відображають величину або суму. У випадку з прикладом я розмістив поля Муніципалітет, Робітник та Довідка, щоб мати змогу вибрати загальну кількість посилань були продані разом (Муніципалітет, працівник та довідник) або муніципалітетами, працівниками чи довідниками.
Серед цінностей ми включили підсумовування всіх посилань які були продані. У випадку з прикладом 6 представляє кількість посилань, які продали всі працівники всіх посилань у муніципалітеті Новельда.
Колони
У цьому розділі ми повинні розмістити всі поля, які ми хочемо відображається у випадаючому форматі стовпця для вибору та відображення всіх результатів, пов’язаних із цим значенням.
У випадку з прикладом ми розмістили поле Муніципалітет у Стовпцях, щоб воно показувало нас сума кількості посилань які продані у всіх муніципалітетах. Якщо ми використовуємо фільтри, розташовані вище, ми можемо додатково фільтрувати результати, встановлюючи точне продане посилання та який працівник їх продав.
Філаси
Розділ "Рядки" дозволяє встановити, які це значення відображається рядками а функція така ж, як і у стовпців, але зміна орієнтації. Як ми бачимо на зображенні вище, при розміщенні поля «Муніципалітет» у «Файлах» результати пошуку відображаються рядками, а не стовпцями.
Valores
У цьому розділі ми повинні додати поля, які ми хочемо показати підсумки. Перетягуючи поле Kg до розділу Значення, автоматично створюється стовпець, де відображається загальний кг, проданий містами, тобто доданий нами фільтр рядків.
У цьому розділі ми також маємо довідковий рахунок. Він налаштований на відображення a кількість міст або продуктів. Поле Сума KG налаштовано таким чином, що показати загальний кг. Щоб змінити, яку дію ми хочемо виконати вдома в одному із встановлених полів, ми повинні натиснути на (i), розташовану праворуч від поля.
Практична порада
Якщо ви зайшли так далеко, ви можете подумати зведені таблиці - це дуже складний світ не варто торкатися. Навпаки, як ви могли бачити в цій статті, все полягає в тестуванні, тестуванні та тестуванні, поки ми не зможемо відображати дані так, як ми хочемо, щоб вони відображались.
Якщо ви додаєте поле в розділ, який ви не хочете, вам просто потрібно перетягнути його з аркуша, і воно буде видалено. Зведені таблиці призначені для великих обсягів даних, не для таблиць 10 0 20 записів. У цих випадках ми можемо використовувати фільтри безпосередньо.