Excel đã trở thành ứng dụng tốt nhất để tạo bất kỳ loại bảng tính nào, từ những bảng tính cho phép chúng tôi thực hiện kế toán hàng ngày đến bảng tính liên quan đến cơ sở dữ liệu, ngoài việc cho phép chúng tôi biểu diễn dữ liệu mà chúng bao gồm trong biểu đồ.
các danh sách thả xuống và các bảng động mà Excel cho phép chúng tôi tạo, là hai trong số các hàm mà chúng tôi có thể tận dụng tối đa nó, chức năng thứ hai là một trong những chức năng mạnh mẽ nhất được cung cấp bởi ứng dụng này trong Office 365.
Bảng tổng hợp là gì
Có thể nhiều lần bạn đã nghe nói về bảng tổng hợp, một trong những các hàm thực tế và mạnh mẽ hơn mà Excel cung cấp cho chúng ta và nó cho phép chúng tôi quản lý một lượng lớn dữ liệu rất nhanh chóng và dễ dàng.
Các bảng động mà chúng tôi có thể tạo bằng Excel, không chỉ cho phép chúng tôi trích xuất dữ liệu từ các bảng mà còn cho phép chúng tôi trích xuất dữ liệu từ cơ sở dữ liệu được tạo bằng Access, Ứng dụng của Microsoft để tạo cơ sở dữ liệu.
Ok, nhưng bảng tổng hợp là gì? Bảng tổng hợp là bộ lọc mà chúng tôi có thể áp dụng cho cơ sở dữ liệu và điều đó cũng cho phép chúng tôi thực hiện tổng kết các kết quả. Nếu bạn thường xuyên sử dụng bộ lọc trong bảng tính của mình, nếu bạn sử dụng bảng tổng hợp, bạn sẽ thấy thời gian bạn tương tác với chúng giảm đi như thế nào.
Cách tạo bảng tổng hợp
Để tạo bảng tổng hợp, chúng tôi cần một nguồn dữ liệu, nguồn dữ liệu có thể là bảng tính mà chúng tôi thường sử dụng để lưu trữ dữ liệu. Nếu chúng ta sử dụng cơ sở dữ liệu được tạo trong Access, chúng ta có thể đặt nguồn dữ liệu thành bảng nơi lưu trữ tất cả các bản ghi.
Nếu nguồn dữ liệu là tệp văn bảnVới dữ liệu được phân tách bằng dấu phẩy, chúng ta có thể tạo từ tệp đó một bảng tính từ đó trích xuất dữ liệu để tạo bảng tổng hợp. Nếu loại tệp phẳng này là nguồn tệp duy nhất mà chúng ta phải tạo bảng động, chúng ta sẽ thấy khả năng có thể trích xuất dữ liệu ở định dạng khác hoặc tạo macro tự động tạo bảng động mỗi lần. chúng tôi nhập dữ liệu.
Mặc dù tên của nó có thể ám chỉ sự phức tạp, nhưng không có gì khác xa sự thật. Tạo bảng tổng hợp nó là một quá trình rất đơn giản, nếu chúng tôi làm theo tất cả các bước mà chúng tôi chỉ ra bên dưới.
Định dạng nguồn dữ liệu
Khi chúng tôi đã tạo cơ sở dữ liệu, chúng tôi phải định dạng nó để Excel có thể nhận ra là các ô chứa dữ liệu và là các ô chứa tên của các bản ghi mà chúng ta muốn lọc để tạo bảng động.
Để định dạng bảng, điều đầu tiên chúng ta phải làm là chọn tất cả các ô là một phần của bảng và nhấp vào nút định dạng dưới dạng bảng nằm trên dải băng Trang chủ.
Tiếp theo, các bố cục khác nhau sẽ được hiển thị, các bố cục không chỉ sửa đổi tính thẩm mỹ của bảng mà còn cho Excel biết rằng đó là một nguồn dữ liệu tiềm năng. Trong phần đó, chúng ta chọn tùy chọn nào không quan trọng. Cho câu hỏi Dữ liệu trong bảng ở đâu? Chúng ta phải đánh dấu vào ô Danh sách có chứa các tiêu đề.
Bằng cách này, chúng tôi cho Excel biết rằng hàng đầu tiên của bảng đại diện cho tên của dữ liệu trong bảng, để tạo các bảng động, sẽ cho phép chúng tôi áp dụng các bộ lọc tự động. Khi chúng ta có bảng với dữ liệu và chúng ta đã định dạng nó một cách chính xác, chúng ta có thể tạo các bảng động.
Tạo bảng tổng hợp
- Điều đầu tiên chúng ta phải làm là chọn bàn đâu là dữ liệu sẽ là một phần của bảng động, bao gồm các ô cho chúng ta biết chúng bao gồm loại dữ liệu nào (trong trường hợp của chúng tôi là Thành phố, Công nhân, Tham chiếu, Kg).
- Tiếp theo, chúng tôi đi đến dải băng và nhấp vào Chèn.
- Bên trong Chèn, nhấp vào Bảng động và một hộp thoại có tên Tạo bảng tổng hợp.
- Trong hộp thoại này, chúng tôi tìm thấy hai tùy chọn:
- Chọn dữ liệu bạn muốn phân tích. Khi chúng tôi đã chọn bảng mà chúng tôi muốn sử dụng để tạo bảng động, nó đã được chọn dưới tên Table1. Chúng ta có thể thay đổi tên này trong trường hợp chúng ta có ý định thêm nhiều bảng trong cùng một bảng tính.
- Chọn nơi bạn muốn đặt bảng tổng hợp. Nếu chúng ta không muốn trộn dữ liệu nguồn với bảng tổng hợp, chúng ta nên tạo một bảng tính mới, mà chúng ta có thể gọi là Pivot Table, để không nhầm lẫn với trang tính nơi dữ liệu được hiển thị, mà chúng ta có thể gọi là Data .
Nếu chúng ta đã thực hiện tất cả các bước, kết quả sẽ tương tự như trong hình trên. Nếu không, bạn nên thực hiện lại tất cả các bước. Trong bảng điều khiển bên phải (bảng điều khiển mà chúng tôi có thể di chuyển qua ứng dụng hoặc để nó nổi), dữ liệu chúng tôi đã chọn được hiển thị, chúng tôi phải áp dụng các bộ lọc chúng tôi cần.
Các tham số mà chúng tôi có thể cấu hình như sau:
Filtros
Ở đây chúng tôi đặt (bằng cách kéo các trường nằm ở trên) các trường mà chúng tôi muốn hiển thị phản ánh một số lượng hoặc một tổng. Trong trường hợp của ví dụ, tôi đã đặt các trường Thành phố, Công nhân và Tham chiếu để có thể chọn tổng số tham chiếu đã được bán cùng nhau (Thành phố, Người lao động và Người tham khảo) hoặc theo Thành phố, Người lao động hoặc Người tham khảo.
Trong Giá trị, chúng tôi đã bao gồm tổng hợp của tất cả các tài liệu tham khảo đã được bán. Trong trường hợp của ví dụ, 6 đại diện cho số lượng tài liệu tham khảo mà tất cả nhân viên của tất cả các tài liệu tham khảo trong thành phố Novelda đã bán.
Cột
Trong phần này, chúng ta phải đặt tất cả các trường mà chúng ta muốn hiển thị ở định dạng cột thả xuống để chọn và hiển thị tất cả các kết quả liên quan đến giá trị đó.
Trong trường hợp của ví dụ, chúng tôi đã đặt trường Thành phố trong các Cột, để nó hiển thị cho chúng tôi tổng số tham chiếu đã được bán ở tất cả các thành phố. Nếu chúng tôi sử dụng các bộ lọc ở trên, chúng tôi có thể lọc thêm các kết quả, thiết lập tham chiếu chính xác đã bán và nhân viên nào đã bán chúng.
Hàng
Phần Hàng cho phép chúng tôi thiết lập những giá trị nào hiển thị theo hàng và chức năng giống như với các cột nhưng thay đổi hướng. Như chúng ta có thể thấy trong hình trên, khi đặt trường Đô thị trong Tệp, kết quả tìm kiếm được hiển thị theo hàng chứ không phải theo cột.
giá trị
Trong phần này, chúng ta phải thêm các trường mà chúng ta muốn hiển thị tổng số. Bằng cách kéo trường Kg vào phần Giá trị, một cột được tạo tự động nơi tổng số kg đã được bán theo thị trấn được hiển thị, đó là bộ lọc Hàng mà chúng tôi đã thêm.
Trong phần này, chúng tôi cũng có Tài khoản Tham chiếu. Nó được cấu hình để hiển thị số lượng thành phố hoặc sản phẩm. Trường Tổng số KG được định cấu hình để hiển thị tổng Kg. Để sửa đổi hành động mà chúng ta muốn thực hiện tại nhà trong một trong các trường đã thiết lập, chúng ta phải nhấp vào (i) ở bên phải của trường.
Mẹo thực tế
Nếu bạn đã làm được điều đó đến nay, bạn có thể nghĩ bảng xoay là một thế giới rất phức tạp không đáng để cảm động. Ngược lại, bạn có thể đã thấy như thế nào trong bài viết này, mọi thứ chỉ là vấn đề kiểm tra, thử nghiệm và kiểm tra cho đến khi chúng tôi có thể hiển thị dữ liệu như chúng tôi muốn nó được hiển thị.
Nếu bạn thêm một trường trong một phần mà bạn không muốn, bạn chỉ cần kéo nó ra khỏi trang tính và nó sẽ bị xóa. Bảng tổng hợp dành cho lượng lớn dữ liệu, không dành cho bảng 10 0 20 bản ghi. Đối với những trường hợp này, chúng tôi có thể sử dụng trực tiếp các bộ lọc.