Nếu chúng ta nói về bảng tính, chúng ta phải nói đến Excel, một ứng dụng được tung ra thị trường vào năm 1985, nhưng đã không trở thành một tài liệu tham khảo trên thị trường cho đến năm 1993, khi nó vượt qua Lotus-1-2-3 toàn năng. Ngày nay Excel là được tích hợp với nhau và không thể tách rời khỏi Office 365.
Trong những năm qua, Excel chỉ được cải tiến, cung cấp một số lượng lớn các giải pháp, giải pháp cho cả công ty và cá nhân. Một trong những chức năng mà nó cung cấp cho chúng tôi, cho cả người dùng và cho các công ty, là khả năng tạo danh sách thả xuống, một chức năng rất hữu ích mà chúng tôi sẽ dạy tiếp theo.
Excel có sẵn cho cả Windows và macOS và qua Web, với các phiên bản đầy đủ. Mặc dù đúng là chúng tôi có phiên bản dành cho thiết bị di động, nhưng điều này nó không quá hoàn chỉnh giống như cái mà chúng ta có thể tìm thấy trong các phiên bản dành cho máy tính để bàn. Các bước cần làm theo để tạo danh sách thả xuống trong Excel giống nhau trong Windows, macOS và qua các phiên bản Web.
Mặc dù chúng chỉ có thể được tạo thông qua các phiên bản Excel trên máy tính, những họ có thể được tư vấn và tương tác với bất kỳ phiên bản Excel nào, bao gồm cả phiên bản rút gọn mà Microsoft cung cấp cho chúng ta thông qua ứng dụng Office dành cho thiết bị di động, một ứng dụng hoàn toàn miễn phí.
Danh sách thả xuống là gì
Danh sách thả xuống cho phép chúng tôi chọn từ danh sách các tùy chọn chỉ một tùy chọn, không bao gồm phần còn lại. Loại danh sách này cho phép chúng tôi sử dụng các giá trị mặc định để tránh nhập dữ liệu sai hoặc có lỗi chính tả (cho phép chúng tôi thực hiện các bộ lọc tìm kiếm cụ thể).
Trong các công ty, những danh sách này cho phép bạn tổ chức và quản lý các công việc và quản lý hàng ngày của mình theo cách hiệu quả hơn nhiều, cũng như cung cấp một liên lạc chuyên nghiệp mà không bao giờ gây phiền hà. Số lượng danh sách thả xuống mà chúng tôi có thể tạo là không giới hạn, vì vậy chúng ta có thể tạo một hộp danh sách cho từng ô trên trang tính.
Những loại danh sách này rất hữu ích khi tạo hóa đơn (trong đó mỗi khái niệm khác với khái niệm trước đó), theo dõi lượt truy cập, tạo cơ sở dữ liệu để áp dụng các bộ lọc tùy chỉnh cho phép chúng tôi kiểm soát lượng hàng trong kho ... Nếu bạn đã xem đến bài viết này, rất có thể bạn đã hiểu rõ về cách sử dụng mà bạn định cung cấp cho hàm Excel tuyệt vời này.
Cách tạo danh sách thả xuống trong Excel
Danh sách thả xuống lấy dữ liệu từ các bảng mà trước đó chúng ta phải tạo để sử dụng làm nguồn. Nếu mục đích của trang tính mà chúng ta muốn tạo danh sách thả xuống là để in nó, chúng ta phải đặt nguồn dữ liệu thành một trang tính riêng biệt khác, một trang tính mà chúng ta có thể gọi là Dữ liệu.
Như tôi đã nhận xét ở trên, trong cùng một trang tính, chúng ta có thể tạo danh sách thả xuống vô hạn, vì vậy nếu chúng ta không muốn tạo trang tính cho từng nguồn dữ liệu, chúng ta có thể sử dụng cùng một trang tính, mà không loại bỏ dữ liệu mà chúng ta đã phân phối. một nguồn cho các danh sách mà chúng tôi đã tạo. Sau khi chúng tôi rõ ràng về cách chúng hoạt động, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn các bước để làm theo tạo danh sách thả xuống trong Excel.
Tạo nguồn dữ liệu
Điều đầu tiên chúng ta phải làm là tạo nguồn dữ liệu, dữ liệu được sử dụng để tạo danh sách thả xuống. Nếu trước đây chúng tôi không tạo dữ liệu này, danh sách thả xuống họ sẽ không có gì để hiển thị. Để tạo nguồn dữ liệu, chúng tôi mở một trang tính mới trong Excel, nhấp đúp vào tên và chúng tôi sẽ đặt tên là Dữ liệu.
Để không liên quan đến nguồn dữ liệu của từng danh sách thả xuống mà chúng ta muốn tạo, chúng ta phải viết như giá trị đầu tiên tên của danh sách, cho dù thành phố, mô hình, quốc gia, quần áo ... Nếu chúng ta chỉ định tạo một danh sách, thì không cần thiết phải viết tên trong ô đầu tiên.
Tiếp theo, chúng tôi phải viết tất cả các tùy chọn mà chúng tôi muốn được hiển thị trong danh sách thả xuống, một bên dưới cái kia trong cùng một cột để giúp chọn nguồn dữ liệu dễ dàng hơn. Khi chúng tôi đã tạo nguồn dữ liệu, bây giờ chúng tôi có thể tạo danh sách thả xuống.
Tạo danh sách thả xuống
- Ở nơi đầu tiên chúng tôi chọn các ô nơi chúng tôi muốn các danh sách thả xuống được hiển thị.
- Tiếp theo, nhấp vào tùy chọn Dữ liệu (không phải trang tính) trên ruy-băng. Trong các tùy chọn, hãy nhấp vào Xác thực dữ liệu.
- Trong tab Cấu hình> Tiêu chí xác thực> Cho phép, chúng tôi chọn danh sách.
- Tiếp theo chúng ta vào ô Nguồn gốc và bấm vào biểu tượng ở cuối ô để chọn phạm vi ô chứa dữ liệu.
- Tiếp theo, nhấp vào Bảng dữ liệu và chúng tôi chọn phạm vi ô chứa dữ liệu, bỏ đi tên của ô đã cho phép chúng tôi xác định dữ liệu này. Khi chúng tôi đã chọn phạm vi dữ liệu, chúng tôi nhấn Enter.
- Chúng tôi đã tạo danh sách thả xuống đầu tiên trên trang tính Excel chính. Trong tất cả các ô mà chúng tôi đã chọn để hiển thị danh sách thả xuống, một mũi tên hướng xuống hiện được hiển thị mời chúng tôi nhấp vào chọn từ tất cả các tùy chọn mà chúng tôi đã thiết lập trước đó trong Bảng dữ liệu.
Khi chúng tôi đã tạo danh sách thả xuống đầu tiên, chúng tôi phải thực hiện quá trình tương tự để tạo phần còn lại của danh sách thả xuống mà chúng tôi muốn hoặc cần.