Gmail là dịch vụ email được sử dụng nhiều nhất trên thế giới, không phải vì nó là Google, mà vì nó là một trong những dịch vụ email tốt nhất mà chúng ta có thể tìm thấy trên thị trường. Số lượng các tùy chọn mà Gmail cung cấp cho chúng tôi đang tăng lên hàng năm.
Ngoài ra, nhiều năm trôi qua, Google đã tích hợp hầu hết các dịch vụ của mình, để chúng ta có thể truy cập cuộc gọi video Meet, các tệp được lưu trữ trong Google Drive, Lịch, Lịch ... một cách nhanh chóng mà không cần phải truy cập các trang web tương ứng. Nếu bạn muốn tận dụng tối đa Gmail, chúng tôi sẽ hiển thị bên dưới các thủ thuật tốt nhất cho Gmail.
Tất cả các thay đổi về cách hoạt động của Gmail sẽ được phản ánh trong toàn bộ tài khoản email của chúng tôi, không chỉ trong trình duyệt mà chúng tôi sử dụng mà còn trong các ứng dụng dành cho thiết bị di động hoặc máy tính để bàn mà chúng tôi sử dụng để tham khảo nó, vì vậy cần phải tính đến khi sửa đổi một số cài đặt khác nhau mà chúng tôi có thể thực hiện trong tài khoản của mình.
Xóa một email đã gửi
Gửi email hoặc trả lời email không đúng quy cách, không đúng người nhận hoặc không hoàn toàn đáp ứng thông tin được yêu cầu từ chúng tôi là một vấn đề mà đôi khi bạn có thể mắc phải hậu quả nghiêm trọng.
May mắn thay, từ Gmail, chúng tôi có thể xóa một email đã gửi trước khi nó được đọc Miễn là chúng ta nhanh nhạy và nhận ra lỗi lầm mà chúng ta đã mắc phải. Tính năng này cũng có sẵn trong Outlook, tuy nhiên, trong khi trong Gmail, nó được kích hoạt nguyên bản, trong Outlook, chúng ta phải kích hoạt nó trước đó.
Tùy chỉnh nền Gmail
Dành nhiều giờ trước máy tính là một công việc tẻ nhạt, đặc biệt là khi chúng ta dành phần lớn thời gian trước cùng một ứng dụng / web. Gmail cho phép chúng tôi thay hình nền, hình ảnh sẽ được hiển thị ở cả phần bên phải của trình duyệt (nơi chứa các thư mục) và ở phần trên (từ nơi chúng tôi có thể tìm kiếm email) và trong khu vực email như là sự minh bạch.
Để thay đổi nền của Gmail, chúng ta phải nhấp vào bánh răng ở góc trên bên phải và trên Phần chủ đề, nhấp vào những người được hiển thị hoặc nhấp vào xem tất cả, để tất cả các khoản tiền mà chúng tôi có thể sử dụng trong Gmail đều được hiển thị. Nếu không thích bất kỳ hình ảnh nào được hiển thị cho mình, chúng tôi có thể sử dụng bất kỳ hình ảnh nào mà chúng tôi đã lưu trữ trong tài khoản Google Drive của mình.
Thay đổi mật độ của tin nhắn
Nếu bạn muốn tận dụng tối đa kích thước màn hình của mình, có khả năng là bạn quan tâm đến việc sử dụng tùy chọn mà Gmail cung cấp cho chúng tôi để cho phép chúng tôi điều chỉnh sự tách biệt giữa thư và thư mục.
Theo cách gốc, tùy chọn Thoải mái được thiết lập, cung cấp cho chúng tôi quá nhiều sự tách biệt để truy cập và tìm email trong nháy mắt.
Nếu chúng tôi đặt tùy chọn nhỏ gọn, sự tách biệt giữa các bức thư sẽ được giảm thiểu đến mức tối đa, cũng như kích thước của các thư mục khác nhau nơi các email chúng tôi nhận được được phân loại, một chức năng hữu ích trên màn hình nhỏ.
Chúng tôi nhập tùy chọn này bằng cách nhấp vào bánh răng nằm ở góc trên bên phải của màn hình, trong Phần mật độ, cái đầu tiên được hiển thị.
Thêm chữ ký vào email
Nếu bạn muốn thêm chữ ký vào tất cả các email của bạnCả thư bạn gửi và thư bạn trả lời, nơi thêm họ tên, nghề nghiệp, chức danh của bạn cùng với các cách liên hệ khác, bạn phải làm theo các bước hướng dẫn chi tiết dưới đây.
- Nhấn bánh răng và Xem tất cả các cài đặt.
- Trong Cài đặt, trong tab Tổng Quát, chúng ta kéo xuống phần Chữ ký.
- Tiếp theo, nhấp vào + Tạo, chúng tôi thiết lập tên của chữ ký mà chúng tôi muốn tạo (chúng tôi có thể tạo các chữ ký khác nhau) và trong hộp bên phải, chúng tôi viết dữ liệu mà chúng tôi muốn chia sẻ với mỗi email mới mà chúng tôi gửi hoặc trả lời.
Nếu chúng ta chỉ muốn thêm chữ ký vào các email mới, ở cuối phần đó, chúng ta phải sửa đổi giá trị Để trả lời / chuyển tiếp bởi Chưa ký.
Phản hồi tự động
Nếu chúng tôi sẽ đi nghỉ trong một vài ngày, chúng tôi phải thông báo cho những người liên hệ của mình để trong khoảng thời gian nghỉ ngơi đó, đừng đợi câu trả lời từ chúng tôi.
- Trong Cài đặt, trong tab Tổng Quát, chúng ta kéo xuống phần Trả lời tự động.
- Tiếp theo, chúng tôi đánh dấu hộp Tự động trả lời đang bật và chúng tôi định cấu hình ngày đầu tiên và ngày cuối cùng mà phản hồi tự động sẽ được kích hoạt.
- Tiếp theo, chúng tôi định cấu hình kinh doanh. Điều quan trọng là phải xác định trong lĩnh vực này rằng chúng ta đang đi nghỉ.
- Trong tin nhắn sẽ được gửi đi, chúng tôi có thể thêm thời gian nghỉ mà chúng tôi sẽ tận hưởng, để họ luôn biết rằng trong những ngày đó chúng tôi sẽ không thể đáp ứng.
Nếu chúng tôi chỉ muốn các liên hệ của mình nhận được thông báo này, chúng tôi phải chọn hộp Chỉ gửi trả lời cho các liên hệ của tôi, tùy chọn nằm ngay cuối tùy chọn này.
Gắn nhãn và phân loại email của bạn tự động
Thẻ, còn được gọi là thư mục, cho phép chúng tôi tự động phân loại tất cả các email chúng tôi nhận được tùy thuộc vào người gửi là ai, chủ đề, kích thước của tệp… Các nhãn này được hiển thị bên cạnh mỗi email phù hợp với các thông số mà chúng tôi đã thiết lập và được phân loại dưới hộp thư đến, đặc trưng, đã gửi….
Tất cả các email được tự động gắn thẻ, sẽ vẫn có sẵn trong hộp thư đến (trừ khi chúng tôi lưu trữ chúng) nhưng ngoài ra, chúng sẽ có sẵn trong các nhãn / thư mục mà chúng tôi tạo. Nếu chúng tôi xóa một nhãn, các email được liên kết với các email sẽ không bị xóa.
Mỗi thẻ mới mà chúng tôi tạo được bật theo mặc định để ứng dụng thư bên thứ ba (Hiển thị trong IMAP), có thể truy cập chúng và hiển thị tất cả các thẻ / thư mục trong ứng dụng. Nếu chúng ta không muốn ứng dụng đọc email trên thiết bị di động hiển thị các nhãn này, chúng ta phải bỏ chọn hộp cho mỗi nhãn.
đến tạo nhãn trong Gmail Để phân loại email, chúng ta phải truy cập vào Cài đặt, trong tab thẻ và nhấp vào Nhãn mới. Bây giờ chúng ta phải tạo các bộ lọc để các nhãn được tự động áp dụng cho các email.
Để tạo bộ lọc, chúng tôi truy cập Cài đặt Gmail và nhấp vào tab Bộ lọc và địa chỉ bị chặn. Ngay ở cuối, chúng tôi nhấp vào Tạo bộ lọc.
Tiếp theo, chúng tôi đặt các giá trị mà email phải đáp ứng mà chúng tôi muốn liên kết một nhãn. Sau khi thiết lập, hãy nhấp vào Tiếp tục để tiếp tục định cấu hình bộ lọc.
Tiếp theo chúng ta phải thiết lập nhãn mà chúng tôi muốn các email được lưu trữ đáp ứng các yêu cầu mà chúng tôi đã thiết lập trong phần trước. Ngoài ra chúng ta cũng có thể cấu hình bộ lọc để chúng được đánh dấu là đã đọc tự động, xóa chúng, đánh dấu là quan trọng ... Cuối cùng, nhấn vào Create.
Gửi email từ các địa chỉ email khác
Tùy chọn này cho phép chúng tôi định cấu hình các tài khoản email khác để gửi email từ Gmail mà không cần phải truy cập các trang web khác. Chức năng này thật lý tưởng nếu chúng ta sử dụng các tài khoản email khác nhau Hàng ngày và việc thay đổi thư sẽ làm phức tạp thêm sự tồn tại và công việc của chúng tôi. Tùy chọn này được tìm thấy trong Cài đặt Gmail, trong tab Thư mục và nhập, trong phần Gửi bằng cách nào.
Chuyển tiếp tất cả các email
Tùy chọn này là lý tưởng nếu chúng tôi muốn có một bản sao của tất cả các email mà chúng tôi nhận được trong tài khoản của mình, mặc dù cách sử dụng phổ biến nhất của nó là cho phép người khác trả lời các email chúng tôi nhận được khi chúng tôi đi nghỉ (Nếu trước đó chúng ta đã kích hoạt chức năng mà tôi đã chỉ cho bạn ở trên).
Để chuyển tiếp email trong Gmail, chúng tôi phải truy cập vào Cài đặt Gmail và chuyển đến tab Chuyển tiếp và thư POP / IMAP. Trong phần đầu tiên, Chuyển tiếp, chúng ta phải thêm tài khoản email mà tất cả các email chúng tôi nhận được sẽ được gửi tự động.
Nếu chúng tôi không muốn tất cả các hành lang được chuyển tiếp, chúng tôi có thể tạo một bộ lọc để chỉ những email đáp ứng các điều kiện khác nhau mới được chuyển tiếp. Như chúng ta có thể thấy, Gmail cung cấp cho chúng ta bất kỳ tùy chọn nào mà chúng ta nghĩ đến.
Tạo mẫu email
Nếu thường thì nhiều email chúng tôi gửi chúng có cấu trúc giống nhau mà chúng tôi sao chép từ tài liệu Word (ví dụ), chúng tôi có thể biến tài liệu đó thành một mẫu để phản hồi nhanh hơn.
Chức năng này tự nhiên bị vô hiệu hóa, vì vậy trước tiên chúng ta phải định cấu hình nó thông qua Cài đặt từ Gmail trong phần Nâng cao.
Tiếp theo, chúng ta phải tạo một email mới, viết văn bản mà chúng tôi muốn sử dụng làm mẫu và nhấp vào ba dấu chấm dọc ở cuối cửa sổ email mới đã chọn Mẫu> Lưu Xóa dưới dạng Mẫu.
đến sử dụng mẫu đó, chúng tôi tạo một email mới, chúng tôi đi đến ba điểm theo chiều dọc ở góc dưới bên phải và đánh bóng trong Mẫu> Tên mẫu mà chúng tôi đã tạo.
Sử dụng chiều rộng toàn màn hình
Gmail cho phép chúng ta tận dụng toàn bộ kích thước của màn hình, không chỉ hiển thị các thư mục và danh sách email, mà còn hiển thị văn bản của mỗi email mà chúng ta nhấp vào mà không cần phải truy cập vào nó. Tùy chọn này cho phép chúng tôi hiển thị văn bản của email ở bên phải màn hình hoặc ở cuối màn hình và nó nằm ngay bên dưới hình đại diện của tài khoản của chúng tôi.
Xóa các email chiếm nhiều dung lượng
Gmail cung cấp cho chúng tôi 15 GB dung lượng miễn phí để lưu trữ tất cả các email chúng tôi nhận được và lưu trữ một số tài liệu khác trong Google Drive. Nếu chúng tôi thường xuyên nhận được các tệp chiếm nhiều dung lượng, tài khoản email của chúng tôi có thể đầy nhanh chóng mà không nhận ra, cần thuê thêm kho.
Để tìm email nào chiếm nhiều dung lượng hơn trong tài khoản Gmail của bạn, bạn phải viết vào thanh tìm kiếm "size: 10mb" (không có dấu ngoặc kép) nếu chúng tôi muốn nó hiển thị cho chúng tôi các email chiếm không gian đó hoặc tương tự. Ngoài ra, nó cho phép chúng tôi chọn ngày mà chúng tôi muốn thực hiện tìm kiếm.
Thêm vào nhiệm vụ và tạo sự kiện.
Nếu một email có thuật ngữ cụ thể trong đó chúng ta phải trả lời, chúng ta có thể thêm nó trực tiếp vào danh sách nhiệm vụ của mình để luôn có nó trong tầm tay và nó không vượt qua chúng ta bất cứ lúc nào. Ngoài ra, bằng cách này, chúng tôi có thể nhanh chóng tham khảo tất cả các email mà chúng tôi đang chờ trả lời trong nháy mắt.
Nếu đó là một sự kiện, chúng tôi có thể thêm nó vào lịch của chúng tôi, cài đặt thủ công khi nào lịch sẽ được giữ để lịch Google nhắc chúng ta trực tiếp trên điện thoại thông minh hoặc Gmail của chúng ta thông qua email.
Đánh dấu tin nhắn
Nếu một trong những thông báo yêu cầu sự chú ý đặc biệt và chúng tôi không muốn nó bị lạc trong hộp thư đến, chúng tôi có thể đánh dấu nó bằng cách nhấp vào ngôi sao mà chúng tôi tìm thấy ngay trước tên người gửi. Chúng tôi sẽ tìm thấy tất cả các thư nổi bật trong thẻ / thư mục Nổi bật.
Lên lịch gửi thư
Nếu bạn muốn gửi thư trả lời cho một email vào một thời điểm cụ thể, bạn không cần phải đứng trước máy tính của mình, vì Gmail cho phép bạn có thể lên lịch khi chúng tôi muốn gửi thư. Tùy chọn này cho phép chúng tôi chọn cả ngày và giờ chúng tôi muốn nó được gửi.
Để truy cập vào chức năng này, chúng ta phải bấm vào mũi tên lên bên phải ở bên phải của nút Gửi.
Phím tắt
Các phím tắt này hợp lệ cho Mac. Các tổ hợp phím khác được hiển thị trên Windows
Hầu hết các ứng dụng được sử dụng nhiều nhất đều cung cấp cho chúng ta một loạt phím tắt cho phép chúng ta tăng năng suất khi chúng ta thường xuyên sử dụng các chức năng giống nhau. Các trình duyệt có tất cả các phím tắt giống nhauNgoài ra, Gmail cũng có một loạt phím tắt riêng.
Chức năng này tự nhiên bị vô hiệu hóa, vì vậy trước tiên chúng ta phải kích hoạt nó thông qua Cài đặt từ Gmail trong phần Nâng cao. Tiếp theo, chúng ta kích hoạt hộp tổ hợp phím Tùy chỉnh.
Để truy cập danh sách các phím tắt khả dụng, hãy bấm tổ hợp phím Shift +?
Làm việc với Gmail mà không cần kết nối Internet
Chức năng này là lý tưởng nếu chúng tôi sắp chuyển đến một khu vực mà chúng tôi biết rằng chúng tôi sẽ không có quyền truy cập internet, thậm chí không thông qua điện thoại di động, một tùy chọn Nó chỉ khả dụng nếu chúng tôi sử dụng Google Chrome (không hoạt động với bất kỳ trình duyệt nào khác).
Trước khi ngắt kết nối Internet một lúc, chúng ta phải tải xuống email từ hộp thư đến của chúng tôi để có thể làm việc với họ ngoại tuyến.
Chức năng này tự nhiên bị vô hiệu hóa, vì vậy trước tiên chúng ta phải kích hoạt nó thông qua Cài đặt từ Gmail trong phần Không có kết nối. Khi kích hoạt tùy chọn Bật thư ngoại tuyến, chúng ta phải thiết lập:
- Đồng bộ hóa thư: Kể từ ngày nào chúng tôi muốn các email được tải xuống máy tính của chúng tôi để có thể hoạt động ngoại tuyến (bao gồm cả khả năng tải xuống tệp đính kèm). Chúng tôi có thể tải xuống các email từ trước 7, 30 hoặc 90 ngày.
- An ninh: Nếu chúng tôi muốn các email đã tải xuống biến mất khỏi máy tính của mình sau khi chúng tôi kết nối với internet để các thay đổi được đồng bộ hóa, chúng tôi phải tắt tùy chọn Thư ngoại tuyến.
Ai đã truy cập vào tài khoản Gmail của tôi
Gmail cho phép chúng tôi dễ dàng biết nếu ai đó đã truy cập vào tài khoản Gmail của chúng tôi Thông qua tùy chọn Chi tiết được tìm thấy ở phần dưới bên phải của màn hình. Tùy chọn này sẽ mở ra một cửa sổ mới với các kết nối mới nhất đến tài khoản Gmail của chúng tôi, cho biết IP, trình duyệt, hệ điều hành và ứng dụng tương ứng, cũng như thời điểm nó được tạo.
Tôi có bao nhiêu tin nhắn chưa đọc?
Nếu bạn là một trong những người dùng luôn để tab Gmail mở, bạn sẽ muốn biết một chức năng khác mà Gmail cung cấp cho chúng tôi, một chức năng sẽ hiển thị số lượng email chúng tôi phải đọc.
Chức năng này có sẵn trong Cài đặt, trong tab Nâng cao và bật tùy chọn Biểu tượng tin nhắn chưa đọc. Khi được kích hoạt, tab nơi chúng tôi mở Gmail sẽ hiển thị số lượng thư mà chúng tôi đã nhận được nhưng chưa mở.
Đánh dấu tất cả các tin nhắn là đã đọc / chưa đọc / gắn dấu sao cho chúng ...
Nếu bạn có một số lượng lớn email mà bạn không muốn đọc (vì chúng là quảng cáo, bản tin, tin nhắn từ mạng xã hội ...), bạn có thể chọn chúng và đánh dấu là đã đọc. Bạn cũng có thể sử dụng chức năng này để đánh dấu các tin nhắn quan trọng nhất, đánh dấu là chưa đọc… Các email khác.
Để làm điều này, chúng tôi chỉ cần chọn các thư mà chúng tôi muốn sửa đổi trạng thái của chúng và nhấp vào mũi tên ở bên phải của một hình vuông nằm ở phía trên bên trái của hộp thư đến.
Ẩn / Hiển thị tên nhãn Gmail
Nếu bạn không muốn tôi luôn luôn tên thư mục / thẻ được hiển thị mà chúng tôi đã tạo trong tài khoản của mình, bạn có thể nhanh chóng ẩn nó bằng cách nhấp vào ba đường ngang ở góc trên bên trái của Gmail. Mỗi lần chúng ta nhấp vào nút này, tên của nhãn sẽ được hiển thị hoặc bị ẩn, nhưng chúng sẽ tiếp tục hiển thị biểu tượng nhãn.
Thông báo trễ về email mới
Một chức năng thú vị khác mà Gmail cung cấp cho chúng tôi cho phép chúng tôi trì hoãn việc nhận (bằng cách gọi nó theo một cách nào đó) các email chúng tôi nhận được. Bằng cách này, nếu chúng tôi đang làm trống thư mục đầu vào của mình, chúng tôi có thể xóa các email mới tạm thời.
đến hoãn hoặc trì hoãn thông báo về một email mới, chúng ta phải đặt chuột qua dòng thư nơi nó được đặt và nhấp vào biểu tượng được biểu thị bằng đồng hồ để thiết lập sau này khi chúng ta muốn nhận chúng tôi. một lần nữa.