هناك العديد من الأشخاص الذين يستخدمون البريد الإلكتروني بشكل يومي ولا يدركون المعنى الدقيق للحقول نسخة إلى و نسخة مخفية الوجهة وكيفية استخدامها بشكل صحيح. في العديد من المناسبات ، يتم إلغاء تنشيط هذه الخيارات افتراضيًا (هذا ما يحدث ، على سبيل المثال في جوجل) ، ولكن لدينا دائمًا تحت تصرفنا ويمكننا الاستفادة منه بشكل كبير.
تتيح لنا هذه الخيارات التحكم في إرسال رسائل البريد الإلكتروني عندما يكون هناك أكثر من مستلم واحد. نحتاج أحيانًا إلى إخفاء معلومات معينة لاحترام خصوصية الأشخاص الذين تستهدفهم رسائلنا أو لأي سبب آخر.
تعريف Cc و Bcc
عندما نبدأ في كتابة رسالة بريد إلكتروني في الجزء العلوي من نافذة الرسالة ، أيًا كان البرنامج الذي نستخدمه ، يظهر حقلين رئيسيين: "ل"، حيث نقدم البريد الإلكتروني للمستلم ، و "الموضوع"، حيث نعلن ببضع كلمات محتوى الرسالة المذكورة.
في بعض الأحيان لا تكون مرئية جدًا ، ولكن في مكان ما في مربع الرسائل ، سنرى أزرار CC و BCC. جاهز للتفعيل عندما نحتاج إليه. لاستخدامها جيدًا ، علينا أولاً أن نعرف بالضبط ما تعنيه. هذه هي التعريفات:
- CC (اختصار لكلمة "With Copy" ، وباللغة الإنجليزية نسخة كربونية). باستخدام هذا الخيار ، يمكننا إرسال نسخ من رسالة بريد إلكتروني إلى مستلمين آخرين ، بالإضافة إلى النسخ الرئيسية الموجهة إليهم. المعلومات مفتوحة ، مما يعني أن اسم رسائل البريد الإلكتروني لجميع المستلمين ، سواء الأساسيين منهم أو الذين نسختهم ، مرئي.
- تكليفا (اختصار لـ "With Hidden Copy" ، وباللغة الإنجليزية BCC o نسخة كربونية صماء). من خلال هذا الخيار ، سنتمكن من إرسال نسخ من البريد الإلكتروني إلى المستلمين الآخرين ، بالإضافة إلى المستلمين الأساسيين ، ولكن بنسخة خاصة. بعبارة أخرى ، لن يتمكن المديرون ولا أولئك الموجودون في النسخة المخفية من معرفة من آخر يتم إرسال الرسالة إليه.
CC و BCC في Gmail
تستخدم جميع خوادم البريد الإلكتروني بشكل أو بآخر نفس النظام لإرسال النسخ ، سواء أكانت عمياء أم لا. في بعض الحالات ، يتم عرض أزرار CC و Bcc بشكل أكثر وضوحًا من الأزرار الأخرى ، لكن تشغيلهما متطابق تقريبًا. لتوضيح الطريقة الصحيحة لاستخدام هذه الخيارات ، اخترنا Gmail ، نظرًا لأن هذه هي خدمة البريد الإلكتروني الأكثر استخدامًا في العالم.
عندما نضغط على الزر "يكتب" في Gmail ، تظهر النافذة التي نعرفها جميعًا. تم العثور على خياري CC و BCC ، كما نوضح في الصورة أدناه ، على الجانب الأيمن ، في نهاية السطر "إلى":
افتراضيًا ، يتم تعطيل كلا الخيارين. لاستخدامها ، علينا ببساطة الذهاب بمؤشر الماوس والنقر عليها. يمكن استخدام الخيارات بشكل منفصل أو معًا ، كل هذا يتوقف على ما نريد أن نفعله برسالتنا: نسخة لبريد إلكتروني جماعي مفتوح أو نسخة مخفية الوجهة (BCC) لرسالة لا نريد أن يعرف المستلمون فيها من تلقى هذا البريد الإلكتروني أيضًا.
متى يتم استخدام CC و BCC؟
على الرغم من أن أي مستخدم له الحرية في استخدام خياري CC و BCC عند إرسال بريد إلكتروني ، فمن الأفضل استخدامه باتباع الاستخدامات الشائعة. دعونا نرى بعض الأمثلة عن كيفية استخدامها بشكل صحيح:
عادة ، يتم استخدام CC في رسائل البريد الإلكتروني الداخلية لشركة أو مؤسسة عندما يكون من الضروري توصيل بعض الأخبار أو المعلومات التي تهم مجموعة من الأشخاص أو العمال. لنتخيل مثال شركة تم فيها تعديل جداول القسم. في هذه الرسالة الإعلامية ، سيتم وضع اسم البريد الإلكتروني للشخص المسؤول في "إلى" ثم في "CC" ، رسائل البريد الإلكتروني لجميع الأشخاص الذين يعملون في هذا القسم. كما هو المعلومات المفتوحة، فهذه هي أبسط طريقة لنقلها.
من جانبه ، يسمح استخدام CCO بأنواع أخرى من الاتصالات ، والتي يمكن استخدامها أيضًا في المجال المهني. باستخدام هذا الخيار ، يمكنك إضافة شخص تريد إبلاغه بأنه قد تم إرسال الرسالة ، ولكن هويته تريد أن تظل مخفية عن أعين المستلمين الآخرين. كقاعدة عامة ، يجب استخدام نسخة مخفية الوجهة فقط عندما لا تكون جهات الاتصال مرتبطة مباشرة بسلسلة الرسائل ولا يحتاجون إلى قراءة الإجابات.
"أجب على الجميع"
يعتبر الخياران "نسخة إلى" و "نسخة مخفية الوجهة" مهمين أيضًا عند الرد على الرسائل. عندما نتلقى رسالة بنسخة إلى عدة مستلمين ، سنرى أن لدينا خيار "أجب على الجميع". إذا استخدمناها ، فستتلقى جميع رسائل البريد الإلكتروني المضمنة في CC ردنا ، على الرغم من أنها ليست تلك التي تظهر في نسخة مخفية الوجهة.
مثال على متى يمكن أن يكون هذا خيارًا مفيدًا للغاية: الرد على بريد إلكتروني موجه إلى عدد من الأشخاص الذين يتعاونون في مشروع ما. من خلال القيام بذلك ، ستحصل المجموعة بأكملها على نفس المعلومات وستتاح لها الفرصة لرؤية جميع التعليقات والتحديثات المتعلقة بالمسألة.