Има много хора, които използват имейл ежедневно и не са наясно с точното значение на полетата Як и Ск и как да ги използвате правилно. В много случаи тези опции са деактивирани по подразбиране (това се случва, например в Gmail), но които винаги имаме на разположение и от които можем да се възползваме много.
Тези опции ни позволяват да контролираме изпращането на имейли, когато има повече от един получател. Понякога се налага да скрием определена информация, за да уважим поверителността на хората, за които са предназначени нашите съобщения, или поради друга причина.
Дефиниция на Cc и Bcc
Когато започнем да пишем имейл в горната част на прозореца на съобщението, каквато и програма да използваме, се появяват две основни полета: "За", където представяме имейла на получателя, и "Афера", където съобщаваме с няколко думи съдържанието на посоченото съобщение.
Понякога те не са толкова видими, но някъде в полето за съобщения ще видим бутоните CC и BCC. Готов за активиране, когато имаме нужда. За да ги използваме добре, първо трябва да знаем какво точно означават. Това са определенията:
- CC (акроним за „С копие“ и на английски Карбоново копие). Чрез тази опция можем да изпращаме копия на имейл до други получатели, освен основните, до които е адресирано. Информацията е отворена, което означава, че се виждат имената на имейлите на всички получатели, както основните, така и тези, които сме копирали.
- CCO (акроним за «Със скрито копие» и на английски BCC o Скрито копие). Чрез тази опция ще можем да изпратим копия на имейл до други получатели, в допълнение към основните, но с лично копие. С други думи, нито директорите, нито тези, които влизат в скритото копие, няма да могат да знаят до кого друг е изпратено съобщението.
CC и BCC в Gmail
Повече или по-малко всички сървъри за електронна поща използват една и съща система за изпращане на копия, сляпо или не. При някои бутоните CC и Bcc се показват по-ясно, отколкото при други, но работата им е почти идентична. За да илюстрираме правилния начин за използване на тези опции, избрахме Gmail, тъй като това е най-използваната имейл услуга в света.
Когато натиснем бутона "Пиши" в Gmail се появява прозорецът, който всички познаваме. Опциите CC и BCC се намират, както показваме на изображението по-долу, от дясната страна, в края на реда „До“:
По подразбиране и двете опции са деактивирани. За да ги използваме, просто трябва да отидем с показалеца на мишката и да щракнем върху тях. Опциите могат да се използват отделно или заедно, всичко зависи от това какво искаме да направим с нашето съобщение: CC за отворен масов имейл или BCC за такъв, в който не искаме получателите да знаят кой друг е получил този имейл.
Кога да използвате CC и BCC?
Въпреки че всеки потребител е свободен да използва опциите CC и BCC, когато изпраща имейл, най-добре е да ги използвате след обичайни употреби. Нека да видим някои примери как да ги използвате правилно:
Обикновено CC се използва в вътрешни имейли на компания или организация когато е необходимо да се съобщи някаква новина или информация, която засяга група хора или работници. Нека си представим примера на компания, в която графиците на отдел са реформирани. В това информационно съобщение името на имейла на отговорното лице ще бъде поставено в „До“, а след това в „CC“ имейлите на всички хора, които работят в този отдел. Тъй като е a отворена информация, това е най-лесният начин за предаване.
От своя страна използването на CCO позволява други видове комуникации, които могат да се използват и в професионалната сфера. С тази опция можете да добавите лице, на което искате да информирате, че съобщението е изпратено, но чиято самоличност искате да остане скрита от очите на другите получатели. Като общо правило трябва да се използва само Bcc когато контактите не са пряко свързани с нишката на съобщението и не е нужно да четат отговорите.
„Отговори на всички“
Опциите Cc и Bcc също имат значение, когато отговаряте на съобщения. Когато получим съобщение с копие до няколко получатели, ще видим, че имаме възможност за „Отговори на всички“. Ако го използваме, всички имейли, включени в CC, ще получат нашия отговор, но не и тези, които се показват в BCC.
Пример за това, когато това може да бъде много полезна опция: да отговорите на имейл, адресиран до редица хора, които си сътрудничат по даден проект. По този начин цялата група ще разполага с една и съща информация и ще има възможност да види всички коментари и актуализации по проблема.