অনেক লোক আছে যারা দৈনিক ভিত্তিতে ইমেল ব্যবহার করে এবং ক্ষেত্রগুলির সঠিক অর্থ সম্পর্কে অবগত নয় Cc এবং Bcc এবং কিভাবে তাদের সঠিকভাবে ব্যবহার করতে হয়। অনেক ক্ষেত্রে, এই বিকল্পগুলি ডিফল্টরূপে নিষ্ক্রিয় করা হয় (এটিই ঘটে, উদাহরণস্বরূপ জিমেইল), কিন্তু আমরা সবসময় আমাদের নিষ্পত্তি এবং যা থেকে আমরা মহান সুবিধা নিতে পারেন.
একাধিক প্রাপক থাকলে এই বিকল্পগুলি আমাদের ইমেল পাঠানো নিয়ন্ত্রণ করতে দেয়। কখনও কখনও আমাদের কিছু তথ্য লুকিয়ে রাখতে হয় তাদের গোপনীয়তাকে সম্মান করার জন্য যাদের জন্য আমাদের বার্তাগুলি বা অন্য কোনও কারণে।
Cc এবং Bcc এর সংজ্ঞা
যখন আমরা বার্তা উইন্ডোর শীর্ষে একটি ইমেল লিখতে শুরু করি, আমরা যে প্রোগ্রামই ব্যবহার করি না কেন, দুটি প্রধান ক্ষেত্র উপস্থিত হয়: "জন্য", যেখানে আমরা প্রাপকের ইমেল পরিচয় করিয়ে দিই, এবং "ব্যাপার", যেখানে আমরা কয়েকটি শব্দের সাথে উক্ত বার্তার বিষয়বস্তু ঘোষণা করি।
অনেক সময় এগুলো তেমন দেখা যায় না, কিন্তু মেসেজ বক্সে কোথাও আমরা CC এবং BCC বোতাম দেখতে পাব। আমাদের যখন প্রয়োজন তখন সক্রিয় হতে প্রস্তুত। এগুলিকে ভালভাবে ব্যবহার করার জন্য, আমাদের প্রথমে তাদের সঠিক অর্থ কী তা জানতে হবে। এই সংজ্ঞা হল:
- CC ("With Copy" এর সংক্ষিপ্ত রূপ, এবং ইংরেজিতে অনুলিপি) এই বিকল্পটি ব্যবহার করে আমরা অন্য প্রাপকদের কাছে একটি ইমেলের অনুলিপি পাঠাতে পারি, প্রধানগুলি ছাড়াও এটি সম্বোধন করা হয়েছে৷ তথ্য খোলা আছে, যার অর্থ হল সমস্ত প্রাপকের ইমেলের নাম, প্রধান এবং আমরা যেগুলি কপি করেছি, উভয়ই দৃশ্যমান।
- সিসিও ("উইথ হিডেন কপি" এর সংক্ষিপ্ত রূপ, এবং ইংরেজিতে বিসিসি o অবিকল অনুলিপি) এই বিকল্পের মাধ্যমে, আমরা একটি ইমেলের কপি অন্যান্য প্রাপকদের কাছে পাঠাতে সক্ষম হব, প্রধানগুলি ছাড়াও, কিন্তু একটি ব্যক্তিগত কপি সহ৷ অন্য কথায়, অধ্যক্ষ বা যারা অন্ধ অনুলিপিতে যান তারা কেউই জানতে পারবেন না যে বার্তাটি কাকে পাঠানো হচ্ছে।
জিমেইলে CC এবং BCC
কমবেশি সব ইমেল সার্ভার কপি পাঠানোর জন্য একই সিস্টেম ব্যবহার করে, অন্ধ বা না। কিছুতে, CC এবং Bcc বোতামগুলি অন্যদের তুলনায় আরও স্পষ্টভাবে প্রদর্শিত হয়, তবে তাদের অপারেশন কার্যত অভিন্ন। এই বিকল্পগুলি ব্যবহার করার সঠিক উপায় ব্যাখ্যা করার জন্য, আমরা Gmail বেছে নিয়েছি, যেহেতু এটি বিশ্বের সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত ইমেল পরিষেবা।
যখন আমরা বোতাম টিপুন "লিখ" Gmail-এ, আমরা সবাই জানি যে উইন্ডোটি প্রদর্শিত হয়। CC এবং BCC বিকল্পগুলি পাওয়া যায়, যেমনটি আমরা নীচের ছবিতে দেখাই, ডানদিকে, "টু" লাইনের শেষে:
ডিফল্টরূপে, উভয় বিকল্প নিষ্ক্রিয় করা হয়. এগুলি ব্যবহার করার জন্য আমাদের কেবল মাউস পয়েন্টার দিয়ে যেতে হবে এবং সেগুলিতে ক্লিক করতে হবে। বিকল্পগুলি আলাদাভাবে বা একসাথে ব্যবহার করা যেতে পারে, এটি সবই নির্ভর করে আমরা আমাদের বার্তাটির সাথে কী করতে চাই: একটি উন্মুক্ত গণ ইমেলের জন্য CC বা একটির জন্য BCC যেখানে আমরা চাই না যে প্রাপকরা জানতে পারে যে অন্য কে সেই ইমেলটি পেয়েছে৷
CC এবং BCC কখন ব্যবহার করবেন?
যদিও যেকোন ব্যবহারকারী একটি ইমেল পাঠানোর সময় CC এবং BCC বিকল্পগুলি ব্যবহার করতে পারেন, তবে সাধারণ ব্যবহার অনুসরণ করে সেগুলি ব্যবহার করা ভাল। আসুন কীভাবে এগুলি সঠিকভাবে ব্যবহার করবেন তার কিছু উদাহরণ দেখি:
সাধারণত, সিসি ব্যবহার করা হয় একটি কোম্পানি বা একটি প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরীণ ইমেল যখন কিছু সংবাদ বা তথ্য যোগাযোগের প্রয়োজন হয় যা একদল লোক বা শ্রমিককে উদ্বিগ্ন করে। আসুন একটি কোম্পানির উদাহরণ কল্পনা করা যাক যেখানে একটি বিভাগের সময়সূচী সংস্কার করা হয়েছে। এই তথ্যমূলক বার্তায়, দায়িত্বে থাকা ব্যক্তির ইমেলের নাম "টু" এবং তারপরে, "সিসি" তে ওই বিভাগে কর্মরত সমস্ত লোকের ইমেল দেওয়া হবে। যেমন এটি একটি খোলা তথ্য, এটি প্রেরণ করার সবচেয়ে সহজ উপায়।
তার অংশের জন্য, CCO ব্যবহার অন্যান্য ধরনের যোগাযোগের অনুমতি দেয়, যা পেশাদার ক্ষেত্রেও ব্যবহার করা যেতে পারে। এই বিকল্পের সাহায্যে আপনি এমন একজন ব্যক্তিকে যুক্ত করতে পারেন যাকে আপনি জানাতে চান যে বার্তাটি পাঠানো হয়েছে, কিন্তু যার পরিচয় আপনি অন্য প্রাপকদের চোখ থেকে আড়াল রাখতে চান। একটি সাধারণ নিয়ম হিসাবে, Bcc শুধুমাত্র ব্যবহার করা উচিত যখন পরিচিতিগুলি সরাসরি বার্তা থ্রেডের সাথে সম্পর্কিত নয় এবং তাদের উত্তর পড়ার দরকার নেই।
"সবাই উত্তর দিন"
বার্তাগুলির উত্তর দেওয়ার সময় Cc এবং Bcc বিকল্পগুলিও গুরুত্বপূর্ণ৷ যখন আমরা অনেক প্রাপকের কাছে একটি অনুলিপি সহ একটি বার্তা পাই, আমরা দেখতে পাব যে আমাদের কাছে এর বিকল্প রয়েছে "সবাই উত্তর দিন". যদি আমরা এটি ব্যবহার করি, CC-তে অন্তর্ভুক্ত সমস্ত ইমেল আমাদের প্রতিক্রিয়া পাবে, যদিও BCC-তে প্রদর্শিত নয়।
যখন এটি একটি খুব দরকারী বিকল্প হতে পারে তার একটি উদাহরণ: একটি প্রকল্পে সহযোগিতা করছেন এমন অনেক লোককে ঠিকানা দেওয়া একটি ইমেলের উত্তর দিতে। এটি করার মাধ্যমে, পুরো গ্রুপের কাছে একই তথ্য থাকবে এবং সমস্যাটির সমস্ত মন্তব্য এবং আপডেট দেখার সুযোগ থাকবে।