Hi ha moltes persones que usen el correu electrònic cada dia i desconeixen amb exactitud el significat dels camps CC i CCO i com fer-los servir de manera correcta. En moltes ocasions, aquestes opcions vénen desactivades per defecte (això és el que passa, per exemple a Gmail), però que sempre tenim a la nostra disposició i als que podem treure força profit.
Aquestes opcions permeten controlar l'enviament de correus electrònics quan hi ha més d'un destinatari. De vegades, necessitem amagar certa informació per respectar la privadesa de les persones a qui van destinades els nostres missatges o per qualsevol altra raó.
Definició de CC i CCO
Quan comencem a escriure un correu electrònic a la part de dalt de la finestra del missatge, sigui quin sigui el programa que fem servir, apareixen dos camps principals: «Per», on introduïm el correu electrònic del destinatari, i «Assumpte», on anunciem amb unes quantes paraules el contingut d'aquest missatge.
De vegades no estan tan visibles, però en algun lloc del quadre de missatge veurem els botons de CC i CCO. Llestos per ser activats quan així ho necessitem. Per fer-los servir bé, primer hem de saber exactament quin és el seu significat. Aquestes són les definicions:
- CC (sigles de «Amb Còpia», i en anglès Còpia al carbó). Usant aquesta opció podem enviar còpies d'un correu a altres destinataris, a més dels principals a què va dirigit. La informació és oberta, la qual cosa vol dir que el nom dels correus de tots els destinataris, tat els principals com els que hem posat en còpia, estan a la vista.
- CCO (sigles de «Amb Còpia Oculta», i en anglès BCC o Còpia cega de carboni). Mitjançant aquesta opció, podrem enviar còpies d'un correu a altres destinataris, a més dels principals, però amb còpia privada. És a dir, ni els principals ni els que van a la còpia oculta podran saber a qui més se'ls envia el missatge.
Usar CC i CCO a Gmail
Més o menys tots els servidors de correu electrònic usen el mateix sistema per enviar còpies, ocultes o no. En alguns, els botons CC i CCO es mostren més clarament que en altres, però el funcionament és pràcticament idèntic. Per il·lustrar la manera correcta de fer servir aquestes opcions, hem escollit Gmail, ja que aquest és el servei de correu electrònic més utilitzat a tot el món.
Quan polsem el botó de «Redactar» a Gmail, apareix la finestra que tots coneixem. Les opcions CC i CCO es troben, tal com mostrem a la imatge de baix, a la part de la dreta, al final de la línia de «Para»:
Per defecte, totes dues opcions estan desactivades. Per utilitzar-les simplement hem d'anar amb el punter del ratolí i fer-hi clic. Es poden utilitzar les opcions per separat o conjuntament, tot depèn del que volem fer amb el nostre missatge: CC per a un correu massiu en obert o CCO per a un en què no volem que els destinataris sàpiguen qui més ha rebut aquest correu.
Quan fer servir CC i CCO?
Tot i que qualsevol usuari és lliure d'utilitzar les opcions CC i CCO quan fa un enviament de correu electrònic, el més adequat és utilitzar-les seguint els usos comuns. Vegem alguns exemples de com utilitzar-les correctament:
Normalment, s'usa CC als correus interns d'una empresa o d'una organització quan cal comunicar alguna notícia o informació que afecta un grup de persones o treballadors. Imaginem l´exemple d´una empresa on s´han reformat els horaris d´un departament. En aquest missatge informatiu es posarà el nom del correu del responsable a Para i després, a CC, els correus de totes les persones que treballen en aquest departament. Com es tracta d'una informació oberta, aquesta és la manera més simple de transmetre-la.
Per la seva banda, l'ús de CCO permet un altre tipus de comunicacions, que també es poden fer servir en l'àmbit professional. Amb aquesta opció es pot afegir a una persona a qui volem informar que el missatge ha estat enviat, però la identitat del qual desitgem que romandre oculta als ulls de la resta de destinataris. Com a regla general, CCO s'ha d'usar només quan els contactes no estan relacionats directament amb la cadena de missatges i no cal que llegeixin les respostes.
«Respondre a tothom»
També importen les opcions CC i CCO a l'hora de respondre els missatges. Quan ens arriba un missatge amb còpia a diversos destinataris, veurem que comptem amb l'opció de «Respondre a tothom». Si la utilitzem, tots els correus inclosos a CC rebran la nostra resposta, encara que no els que figuren a CCO.
Un exemple de quan aquesta pot ser una opció molt útil: per respondre a un correu electrònic adreçat a una sèrie de persones que col·laboren en un projecte. En fer-ho, tot el grup disposarà de la mateixa informació i tindran l'oportunitat de veure tots els comentaris i les actualitzacions sobre l'assumpte.