La organización de tu tiempo es importante, poder sincronizar el calendario de Outlook con Google Calendar o viceversa te evitará perderte algún evento o recordatorio relevante.
Al tener tus recordatorios en ambas herramientas (sincronizadas), puedes contar con lo mejor de cada una. Aunque no lo parezca, tienen mucho que las diferencia entre sí, pero pueden trabajar en conjunto sin ningún problema.
Beneficios de sincronizar Outlook con Google Calendar
Aunque ambos por separado tienen mucho para ofrecer, Outlook siendo un poco más complejo que Google Calendar, tenerlos sincronizados aportaran muchos beneficios a tu día a día, como:
- Mayor productividad personal y laboral al unificar plataformas.
- Recordatorios de eventos en los diversos dispositivos vinculados a ambas herramientas.
- Ampliar la variedad de instrumentos, sin limitarte a solo los que ofrezca uno de los dos calendarios.
- Automatizar los procesos de migración y respaldo de eventos, notificaciones o recordatorios ya programados.
Datos que no podrás sincronizar entre ambas plataformas
Debes tener en cuenta que hay algunas cosas que no se podrán sincronizar, sobre todo porque son complementos que puedes encontrarlas en Outlook y no en Google Calendar. Algunos de estos datos que no se sincronizan son:
- Archivos adjuntos (imágenes, tablas de Excel, enlaces…)
- Calendario de otras personas (en Outlook) que tengas en tu propio calendario.
- Formatos (negritas, cursivas…)
Pasos para sincronizar el calendario de Outlook con Google Calendar
Para poder comenzar con la sincronización, debes iniciar sesión en la plataforma de Outlook. Una vez dentro debemos ubicarnos en la parte superior derecha, hacemos clic en donde encontramos un símbolo de engranaje que representa la «Configuración».
En la ventana emergente, debemos ubicar la sección «Calendario». Al hacer clic sobre ella nos permitirá tener un nuevo menú de opciones en la que debemos hacer clic sobre «Calendarios compartidos».
Notarás que hay un menú desplegable, en ella debes seleccionar la opción «Calendario», seguidamente clicar el botón de compartir.
En esta nueva ventana debes agregar la dirección de correo electrónico Gmail, para poder enviar la invitación que te permitirá sincronizar ambos correos.
Al añadir el correo, debemos dejar la opción predeterminada de «Puede ver todos los detalles» y seguidamente hacer clic en el botón de compartir.
Al cerrar la pestaña, notarás que justo abajo, en la sección de Publicar un calendario, podrás seleccionar el correo que acabas de compartir. Aquí solo debes hacer clic en la barra de selecciones y escoger «Puede ver todos los detalles», seguido de un clic en el botón de publicar.
Automáticamente, en la misma ventana se generarán dos datos: HTML y la opción ICS. Debemos hacer clic en el enlace de ICS y copiarlo.
Configurando Google Calendar
Ahora nos toca iniciar sesión con nuestro correo Gmail, donde queremos sincronizar nuestros datos de Outlook. Notarás que te habrá llegado un correo con la invitación.
Debes abrir «Calendar», la opción la encuentras en el menú pegado a la parte derecha de Gmail. Luego haz clic en «Abrir en pestaña completa».
Una vez estando en la pantalla completa, nos ubicamos en la parte inferior izquierda en la sección Otros calendarios. Hacemos clic en el símbolo de + y en el submenú que despliega escogemos: «Desde URL».
Ya solo queda pegar en este apartado la URL que traíamos desde Outlook (enlace de ICS) y presionar «Añadir calendario». ¡Y listo! Podemos disfrutar de todas las ventajas de sincronizar el calendario de Outlook con el de Google o viceversa.
Es un proceso bastante sencillo que te permitirá contar con lo mejor de ambas plataformas, sin tener que usar solamente una por miedo a no recordar o perder todos los eventos que ya tengas registrado.