Der er mange mennesker, der bruger e-mail dagligt og er uvidende om den nøjagtige betydning af felterne CC og CCO og hvordan man bruger dem korrekt. Ved mange lejligheder er disse muligheder deaktiveret som standard (det er, hvad der sker, for eksempel i gmail), men som vi altid har til rådighed, og som vi kan drage stor fordel af.
Disse muligheder giver os mulighed for at kontrollere afsendelsen af e-mails, når der er mere end én modtager. Nogle gange er vi nødt til at skjule visse oplysninger for at respektere privatlivets fred for de personer, som vores beskeder er beregnet til, eller af andre årsager.
Definition af Cc og Bcc
Når vi begynder at skrive en e-mail øverst i meddelelsesvinduet, uanset hvilket program vi bruger, vises to hovedfelter: "Til", hvor vi introducerer modtagerens e-mail, og "Affære", hvor vi med få ord annoncerer indholdet af nævnte meddelelse.
Nogle gange er de ikke så synlige, men et eller andet sted i beskedboksen vil vi se knapperne CC og BCC. Klar til at blive aktiveret, når vi har brug for det. For at bruge dem godt, skal vi først vide præcis, hvad de betyder. Disse er definitionerne:
- CC (akronym for "With Copy", og på engelsk Carbon Copy). Ved at bruge denne mulighed kan vi sende kopier af en e-mail til andre modtagere, ud over de vigtigste, som den er adresseret til. Oplysningerne er åbne, hvilket betyder, at navnet på e-mails på alle modtagere, både de vigtigste og dem, vi har kopieret, er synlige.
- CCO (akronym for «With Hidden Copy» og på engelsk BCC o Blind Carbon Copy). Gennem denne mulighed vil vi være i stand til at sende kopier af en e-mail til andre modtagere, udover de vigtigste, men med en privat kopi. Med andre ord vil hverken rektorerne eller dem, der går i den blinde kopi, kunne vide, hvem beskeden ellers sendes til.
CC og BCC i Gmail
Mere eller mindre alle e-mail-servere bruger det samme system til at sende kopier, blinde eller ej. På nogle er CC- og Bcc-knapperne mere tydelige end på andre, men deres betjening er stort set identisk. For at illustrere den korrekte måde at bruge disse muligheder på, har vi valgt Gmail, da dette er den mest brugte e-mail-tjeneste i verden.
Når vi trykker på knappen "Skrive" i Gmail vises det vindue, vi alle kender. CC- og BCC-mulighederne findes, som vi viser på billedet nedenfor, i højre side, i slutningen af "Til"-linjen:
Som standard er begge muligheder deaktiveret. For at bruge dem skal vi blot gå med musemarkøren og klikke på dem. Mulighederne kan bruges hver for sig eller sammen, det afhænger helt af, hvad vi vil gøre med vores besked: CC for en åben masse-e-mail eller BCC for en, hvor vi ikke ønsker, at modtagerne skal vide, hvem der ellers har modtaget den e-mail.
Hvornår skal man bruge CC og BCC?
Selvom enhver bruger frit kan bruge CC- og BCC-indstillingerne, når de sender en e-mail, er det bedst at bruge dem efter almindelige anvendelser. Lad os se nogle eksempler på, hvordan du bruger dem korrekt:
Typisk bruges CC i interne e-mails fra en virksomhed eller en organisation når det er nødvendigt at kommunikere nogle nyheder eller informationer, der vedrører en gruppe mennesker eller arbejdere. Lad os forestille os eksemplet med en virksomhed, hvor tidsplanerne for en afdeling er blevet reformeret. I denne informative meddelelse vil navnet på e-mailen på den ansvarlige person blive placeret i "Til" og derefter, i "CC", e-mails fra alle de personer, der arbejder i den pågældende afdeling. Som det er en åben information, dette er den enkleste måde at overføre det på.
På sin side tillader brugen af CCO andre former for kommunikation, som også kan bruges på det professionelle område. Med denne mulighed kan du tilføje en person, som du vil informere om, at beskeden er sendt, men hvis identitet du ønsker skal forblive skjult for andre modtageres øjne. Som hovedregel bør Bcc kun bruges når kontakterne ikke er direkte relateret til meddelelsestråden og de behøver ikke at læse svarene.
"Svar alle"
Valgmulighederne Cc og Bcc har også betydning, når du besvarer beskeder. Når vi modtager en besked med kopi til flere modtagere, vil vi se, at vi har mulighed for "Svar alle". Hvis vi bruger det, vil alle e-mails inkluderet i CC modtage vores svar, dog ikke dem, der vises i BCC.
Et eksempel på, hvornår dette kan være en meget nyttig mulighed: at svare på en e-mail adresseret til en række personer, der samarbejder om et projekt. Ved at gøre det vil hele gruppen have den samme information og vil have mulighed for at se alle kommentarer og opdateringer om problemet.