Υπάρχουν πολλοί άνθρωποι που χρησιμοποιούν email σε καθημερινή βάση και δεν γνωρίζουν την ακριβή σημασία των πεδίων CC και BCC και πώς να τα χρησιμοποιήσετε σωστά. Σε πολλές περιπτώσεις, αυτές οι επιλογές απενεργοποιούνται από προεπιλογή (αυτό συμβαίνει, για παράδειγμα σε Gmail), αλλά που έχουμε πάντα στη διάθεσή μας και από το οποίο μπορούμε να εκμεταλλευτούμε πολύ.
Αυτές οι επιλογές μας επιτρέπουν να ελέγχουμε την αποστολή email όταν υπάρχουν περισσότεροι από ένας παραλήπτες. Μερικές φορές χρειάζεται να αποκρύψουμε ορισμένες πληροφορίες για να σεβαστούμε το απόρρητο των ατόμων για τα οποία προορίζονται τα μηνύματά μας ή για οποιονδήποτε άλλο λόγο.
Ορισμός Κοιν. και Κρυφή κοιν
Όταν αρχίζουμε να γράφουμε ένα email στο επάνω μέρος του παραθύρου του μηνύματος, όποιο πρόγραμμα κι αν χρησιμοποιούμε, εμφανίζονται δύο κύρια πεδία: "Για", όπου παρουσιάζουμε το email του παραλήπτη και "Υπόθεση", όπου ανακοινώνουμε με λίγα λόγια το περιεχόμενο του εν λόγω μηνύματος.
Μερικές φορές δεν είναι τόσο ορατά, αλλά κάπου στο πλαίσιο μηνυμάτων θα δούμε τα κουμπιά CC και BCC. Έτοιμο να ενεργοποιηθεί όταν το χρειαστούμε. Για να τα χρησιμοποιήσουμε σωστά, πρέπει πρώτα να γνωρίζουμε ακριβώς τι σημαίνουν. Αυτοί είναι οι ορισμοί:
- CC (ακρωνύμιο του "With Copy" και στα αγγλικά Αντιγραφή Carbon). Χρησιμοποιώντας αυτή την επιλογή μπορούμε να στείλουμε αντίγραφα ενός email σε άλλους παραλήπτες, εκτός από τους κύριους στους οποίους απευθύνεται. Οι πληροφορίες είναι ανοιχτές, πράγμα που σημαίνει ότι είναι ορατό το όνομα των email όλων των παραληπτών, τόσο των κύριων όσο και αυτών που έχουμε αντιγράψει.
- CCO (ακρωνύμιο του «With Hidden Copy», και στα αγγλικά BCC o Αντίγραφο τυφλού άνθρακα). Μέσω αυτής της επιλογής, θα μπορούμε να στέλνουμε αντίγραφα ενός email σε άλλους παραλήπτες, εκτός από τους κύριους, αλλά με ιδιωτικό αντίγραφο. Με άλλα λόγια, ούτε οι εντολείς ούτε αυτοί που πηγαίνουν στο τυφλό αντίγραφο θα μπορούν να γνωρίζουν σε ποιον άλλον αποστέλλεται το μήνυμα.
CC και BCC στο Gmail
Λίγο πολύ όλοι οι διακομιστές email χρησιμοποιούν το ίδιο σύστημα για την αποστολή αντιγράφων, τυφλά ή μη. Σε ορισμένα, τα κουμπιά CC και Bcc εμφανίζονται πιο καθαρά από άλλα, αλλά η λειτουργία τους είναι σχεδόν πανομοιότυπη. Για να δείξουμε τον σωστό τρόπο χρήσης αυτών των επιλογών, επιλέξαμε το Gmail, καθώς αυτή είναι η πιο χρησιμοποιούμενη υπηρεσία email στον κόσμο.
Όταν πατήσουμε το κουμπί "Γράφω" στο Gmail, εμφανίζεται το παράθυρο που όλοι γνωρίζουμε. Οι επιλογές CC και BCC βρίσκονται, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα, στη δεξιά πλευρά, στο τέλος της γραμμής "Προς":
Από προεπιλογή, και οι δύο επιλογές είναι απενεργοποιημένες. Για να τα χρησιμοποιήσουμε απλά πρέπει να πάμε με το δείκτη του ποντικιού και να κάνουμε κλικ πάνω τους. Οι επιλογές μπορούν να χρησιμοποιηθούν χωριστά ή μαζί, όλα εξαρτώνται από το τι θέλουμε να κάνουμε με το μήνυμά μας: CC για ένα ανοιχτό μαζικό email ή BCC για ένα στο οποίο δεν θέλουμε οι παραλήπτες να γνωρίζουν ποιος άλλος έχει λάβει αυτό το email.
Πότε να χρησιμοποιήσετε CC και BCC;
Παρόλο που οποιοσδήποτε χρήστης είναι ελεύθερος να χρησιμοποιεί τις επιλογές CC και BCC κατά την αποστολή ενός email, είναι καλύτερο να τις χρησιμοποιεί ακολουθώντας κοινές χρήσεις. Ας δούμε μερικά παραδείγματα για το πώς να τα χρησιμοποιήσετε σωστά:
Συνήθως, το CC χρησιμοποιείται σε εσωτερικά email μιας εταιρείας ή ενός οργανισμού όταν είναι απαραίτητο να κοινοποιηθούν κάποια νέα ή πληροφορίες που αφορούν μια ομάδα ατόμων ή εργαζομένων. Ας φανταστούμε το παράδειγμα μιας εταιρείας στην οποία έχουν αναμορφωθεί τα ωράρια ενός τμήματος. Σε αυτό το ενημερωτικό μήνυμα, το όνομα του email του υπεύθυνου θα τοποθετηθεί στο «Προς» και στη συνέχεια, στο «CC», τα email όλων των ατόμων που εργάζονται σε αυτό το τμήμα. Όπως είναι α ανοιχτές πληροφορίες, αυτός είναι ο απλούστερος τρόπος μετάδοσης.
Από την πλευρά της, η χρήση CCO επιτρέπει άλλους τύπους επικοινωνιών, που μπορούν να χρησιμοποιηθούν και στον επαγγελματικό τομέα. Με αυτήν την επιλογή μπορείτε να προσθέσετε ένα άτομο στο οποίο θέλετε να ενημερώσετε ότι το μήνυμα έχει σταλεί, αλλά η ταυτότητα του οποίου θέλετε να παραμείνει κρυφή από τα μάτια άλλων παραληπτών. Κατά γενικό κανόνα, η Bcc πρέπει να χρησιμοποιείται μόνο όταν οι επαφές δεν σχετίζονται άμεσα με το νήμα μηνυμάτων και δεν χρειάζεται να διαβάσουν τις απαντήσεις.
"Απάντησε σε όλους"
Οι επιλογές Κοιν. και Κρυφή κοινοποίηση έχουν επίσης σημασία όταν απαντάτε σε μηνύματα. Όταν λάβουμε ένα μήνυμα με ένα αντίγραφο σε πολλούς παραλήπτες, θα δούμε ότι έχουμε την επιλογή "Απάντησε σε όλους". Εάν το χρησιμοποιήσουμε, όλα τα email που περιλαμβάνονται στο CC θα λάβουν την απάντησή μας, αν και όχι αυτά που εμφανίζονται στο CC.
Ένα παράδειγμα για το πότε αυτό μπορεί να είναι μια πολύ χρήσιμη επιλογή: να απαντήσετε σε ένα email που απευθύνεται σε έναν αριθμό ατόμων που συνεργάζονται σε ένα έργο. Με αυτόν τον τρόπο, όλη η ομάδα θα έχει τις ίδιες πληροφορίες και θα έχει την ευκαιρία να δει όλα τα σχόλια και τις ενημερώσεις για το θέμα.